نبذة عن الدائرة

تم إنشاء دائرة شؤون قاعات المؤتمرات والفعاليات واعتماد هيكلها التنظيمي بتاريخ 8 نوفمبر 2010م إذ تتبع نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية وتتولى الإشراف على المرافق الآتية :

o    القاعة الكبرى بمركز جامعة السلطان قابوس الثقافي.

o    مدرج الفهم بمركز جامعة السلطان قابوس الثقافي.

o    قاعة الاستقبال بمركز جامعة السلطان الثقافي.

o    قاعة المؤتمرات.

o    المسرح المفتوح.

o    قاعة المعارض.

o    قاعة المحاضرات رقم 1.

o    ساحة الجامعة والحديقة الخلفية بمركز جامعة السلطان الثقافي.

وللدائرة اختصاصات عدة منها إيجاد بيئة مثالية متكاملة لإقامه وإدارة الفعاليات والمناشط المختلفة، وإيجاد بيئة تنافسية مع مختلف الشركات المتخصصة لتقديم أفضل الخدمات المتعلقة بإدارة الفعاليات. وأن تكون الدائرة أيضا مرجعا مهما للخبرة والاستشارة في تنظيم وإدارة الفعاليات. كما تقوم أيضا بالتنسيق مع الجهات المعنية للعمل على إيجاد مصادر دخل للجامعة من خلال التسويق واستغلال المرافق التابعة لها من الجهات الخارجية. وللدائرة أيضا دور مهم في تقوية الصلة بين الجامعة والمجتمع من خلال تقديم الخبرات وفرص التدريب والحلول التقنية والفنية وتوفير مساحة لإقامه الفعاليات على أعلى المستويات.


الرؤية

الوجهة المثالية لاستضافة وتنفيذ الفعاليات في السلطنة بحلول عام 2020م.

الرسالة

الريادة في تنظيم وإدارة الفعاليات من خلال توفير أفضل القاعات والأجهزة والكوادر المتخصصة في المجال.

الأقسام

 

التنسيق والمتابعة:

   يعد قسم التنسيق والمتابعة في دائرة شؤون قاعات والمؤتمرات والفعاليات من الاقسام الهامة التي تعمل على متابعة الشؤون الادارية المتعلقة بالدائرة، المالية منها والشرائية وألية صرفها  كذلك  المراسلات الادارية  الواردة من ادارة الجامعة وخارجها والرد عليها، ومتابعة ما قد تتطلبه من تنسيقات مع جهات اخرى داخلية وخارجية، اضافة الى تلبية احتياجات الموظفين المكتبية، ومتابعة حجوزات القاعات بالتعاون مع قسم التشغيل بالدائرة  عبر استقبال المكالمات الهاتفية من العملاء، كما يقوم القسم بمتابعة صيانة ونظافة المركز وكل ما يتبعه، والتنسيق مع الجهات المعنية في ذلك وكذلك حفظ المراسلات الادارية  و بيانات الموظفين ومراسلاتهم الخاصة .

ويهدف بالدرجة الأولى الوصول الى الاحترافية في خدمة العملاء والدخول الى  عالم التقنية الإلكتروني لتسهيل العمل الاداري.

التشغيل والعمليات:

 قسم التشغيل هو احد أهم الاقسام الأربعة الذين يمثلون دائرة شؤون القاعات و المؤتمرات و الفعاليات من حيث التشغيل. يقوم القسم بتوفير خدمات و استشارات في تجهيز أنظمه الصوت وأجهزه العرض المرئية مع معدات الإضاءة في جميع الفعاليات والمناسبات الجامعية حول الحرم الجامعي.
يوفر القسم  أفضل الاستشارات الفنية للعملاء سواء من الجامعة او من المؤسسات الخارجية التي تطلب خدمات القسم. ويقوم القسم أيضا بتنسيق اجتماعات لهم في مواقع الفعالية او الباحات  واطلاعهم على إمكانيات كل موقع او قاعه و تحديد  أوقات البروفات  قبل اقامه الفعالية.

الترويج وإدارة الفعاليات:

يعد قسم الترويج وإدارة الفعاليات من الأقسام الحيوية في دائرة شؤون قاعات المؤتمرات والفعاليات، حيث إنه يمثل ويشرف على الجانب الإداري والتنظيمي لكل الفعاليات المقامة في القاعات التابعة للدائرة، وبذلك يأتي مكملاً للعمل الذي يقوم به قسم التشغيل والمتمحور في الخدمات الفنية والتقنية. ففي جانب الفعاليات يبدأ قسم الترويج وإدارة الفعاليات عمله بعقد اجتماعات تحضيرية مع الجهات المنظمة بمشاركة قسم التشغيل، ويعمل على تعريف المنظمين بضوابط استخدام القاعات وتعريفهم بالخدمات والتسهيلات المقدمة من الدائرة، كما يساهم في تطوير الفعاليات المقامة من خلال تقديم الاستشارات والأفكار من متخصصين في المجال. ويعمل القسم على أن يكون حلقة وصل بين المنظمين والجهات الخدمية الأخرى بالجامعة. وصولاً ليوم الفعالية حيث يقوم بالعمل على تذليل أية تحديات قد تسبب في عدم خروج الفعالية بالشكل الصحيح.

وفي الجانب الآخر يأخذ القسم على عاتقه التعريف بالقاعات التابعة للدائرة والخدمات والمميزات التي يمكن أن يحصل عليها المستفيدون من استخدام هذه القاعات، وذلك باستخدام شتى الوسائل الإعلامية المتاحة.

الدعم الفني:

 يعد قسم الدعـم الفنـي الواجهة المساندة لقسم التشغيل في الدائرة في تقديم الدعم الفني لجميع الجوانب الفنية والتقنية؛ حيث يقوم بأعمال التركيب، والصيانة وإصلاح  الأجهزة الصوتية والمرئية والمعدّات التقنية الخاصة بالفعاليّات والمناسبات، بالإضافة إلى توفير الدعم الفني لجميع المناسبات بالجامعة، ويتمثل هذا الدعم بتقديم المساعدة وتوفير الحلول على مستوى الصوت والإضاءة و البرامج  وأجهزة التقنية،  من خلال فريق متخصص في هذا المجال.