Menu
Menu

دائرة الصيانة

  • عن الدائرة
  • الرؤية والرسالة
  • الإختصاصات
  • الخدمات
  • اتصل بنا

الرؤية

إن رؤية دائرة الصيانة هي تحقيق الإجادة التامة في تقديم الخدمات المناطة بها بالكفاءة والجودة التي تلبي متطلبات الهيئة الأكاديمية والموظفون والطلاب وتحظى على رضاهم وتخدم الجامعة على أكمل وجه وتساهم بوجه عام في تحقيق رؤيتها، وبأقل التكاليف الممكنة
الرسالة
إن رسالة دائرة الصيانة هي في المقام الأول تشغيل وصيانة المعدات الكهربائية والميكانيكية، صيانة المباني والمرافق والبنية التحتية، تقديم خدمات النظافة ومكافحة الحشرات، وتنفيذ أعمال التشجير والبستنة والري بالجامعة وتقديم مختلف الخدمات الأخرى المناطة بالدائرة. هدفنا الأساسي هو تقديم جميع هذه الأعمال والخدمات بالكفاءة والجودة التي تساهــم في خلق بيئة ملائمة وخلاقة للعمل والتعلم وتدعم مسيرة الجامعة وتساعد بوجه عام في تحقيق أهدافها، وبأقل التكاليف الممكنة

 

الأهداف

تنفيذ أعمال الصيانة الكهربائية والميكانيكية والمدنية وأعمال النظافة ومكافحة الحشرات وأعمال التشجير والري بالجامعة والمهام الأخرى المناطة بالدائرة بأقصى درجات الكفاءة والجودة وبأقل التكاليف الممكن -
المحافظة التامة على منشآت ومرافق ومباني الجامعة وبنيتها التحتية وما تحتويه من معدات وأجهزة وخدمات كهربائية وميكانيكية ومدنية وذلك من خلال إجراء الصيانة الوقائية والتصحيحية الفعالة -
الالتزام دائماً بالشروط والمواصفات والضوابط المحددة في الاتفاقيات المبرمة بين الجامعة والشركات عند تنفيذ أعمال الصيانة الكهربائية والميكانيكية والمدنية وأعمال النظافة ومكافحة الحشرات وأعمال التشجير والري بالجامعة بما يحفظ حقوق الجامعة ويؤدي إلى أفضـل النتـائـج
تقليل المدة اللازمة لإصلاح الأعطال التي تطرأ إلى أدنى حد ممكن وحل المواضيع والإشكالات التي تواجه الصيانة بالطرق الفعالة والمثلى -
أن تحظى الخدمات المختلفة التي تقدمها الدائرة على رضاء المستفيدين من موظفين وأكاديميين وطلاب من حيث جودة هذه الخدمات والسرعة في تقديمها -
تكثيف الجهود الموجهة نحو ترشيد استهلاك الطاقة الكهربائية والمياه والغاز بالجامعة -
أن تصبح نظافة الجامعة سمة بارزة تتميَّز بها دائماً وتعزِّز منظرها الجمالي وبيئتها الصحية -
أن يصبح التشجير والبستنة في الجامعة سمة بارزة تضفي على الجامعة الرونق البديع والمنظر الجمالي المبهج -
أن يمتلك جميع موظفوا الدائرة المهارات والقدرات اللازمة لتأدية المهام المناطة بهم على أكمل وجه وذلك من خلال التدريب والتأهيل والإطلاع على الطرق الحديثة في أداء العمل -
خلق بيئة عمل محَّفزة لموظفوا الدائرة تسودها المعنويات العالية والإخلاص والمثابرة في العمل و الإبداع المتواصل -
تطوير العمل والرقي به من خلال إستخدام التقنية والطرق الحديثة في أداءه -
المساهمة في تحقيق أهداف الجامعة المنشودة بالقيام بما يطلب من الـدائــرة في هــذا السيــاق-

المتابعـة والإشراف على تنفيذ مختلف جوانب الصيانة الكهربائية والميكانيكية للمعدات والأجهزة والخدمات بالجامعة بحسب شروط ومواصفات الاتفاقية المبرمة مع الشركة المتعاقد معها -
المتابعة والإشراف على تنفيذ مختلف جوانب الصيانة المدنية للمباني والمرافق والخدمات بالجامعة بحسب شروط ومواصفات الاتفاقية المبرمة مع الشركة المتعاقد معها -
المتابعة والإشراف على تنفيذ مختلف جوانب أعمال النظافة ومكافحة الحشرات بالجامعة بحسب شروط ومواصفات الاتفاقية المبرمة مع الشركة المتعاقد معها -
المتابعة والإشراف على تنفيذ مختلف أعمال التشجير والري بالجامعة بحسب شروط ومواصفات الاتفاقية المبرمة مع الشركة المتعاقد معها -
تجديد وتحديث اتفاقية تشغيل وصيانة المعدات الكهربائية والميكانيكية والصيانة المدنية واتفاقية النظافة ومكافحة الحشرات واتفاقية أعمال التشجير وخدمات الري ، وإعداد مستندات مناقصات هذه المشاريع وتنفيذ الإجراءات المتعلقة بطرحها وإسنادها ، ومن ثمتحليل ودراسة عروض هذه المناقصات ورفع التوصيات
إدارة مخزون الدائرة من المواد وقطع الغيار المستخدمة في تنفيذ أعمال الصيانة الكهربائية والميكانيكية والمدنية وأعمال النظافة ومكافحة الحشرات وأعمال التشجير والري -
تنفيذ مختلف الأعمال الإضافية الخارجة عن نطاق الصيانة (مشاريع صغيرة) لمختلف جهات الجامعة من خلال عقود الصيانة أو ورشة الدائرة مباشرة -
صيانة المساكن التي تستأجرها الجامعة خارج الحرم الجامعي ، وذلك من خلال ورش الدائرة -
تنفيذ كافة الأعمال المتعلقة بالمفاتيح والأقفال والبطاقات الإلكترونية -
إعداد الدراسات الفنية والمالية ورفع المقترحات والتقارير في المواضيع التي تحال للدائرة من إدارة الجامعة أو من جهات الجامعة المختلفة -
إجراء الدراسات الفنية والمالية للمشاريع ذات العلاقة بالدائرة وإعداد مستندات شروط ومواصفات مناقصاتها والإشراف على تنفيذها -
المســـاهمـــة فـــي الإعـــداد لفعاليـــات الجامعــة ذات العلاقـــــة -
المشاركـــة فـــي اللجــــان ذات العــــلاقة التــــي تشكلهـا الجامعــة -
التأكد من إتباع ومراعاة أسس ومعايير السلامة من قبل الشركات القائمة بأعمال الصيانة الكهروميكانيكية والمدنية وأعمال النظافة ومكافحة الحشرات وأعمال التشجير والري -
التنسيق والتعاون مع مختلف جهات الجامعة لإيجاد الحلول المناسبة لمختلف المواضيع ذات العلاقة بأعمال الدائرة -
مهــام أخــرى متفــرقــة -

الإجراءات الإدارية والمالية

  • قسم التنسيق والمتابعة والأرشفة
  • قسم الصيانة الكهربائية والميكانيكية
  • قسم الصيانة المدنية
  • قسم النظافة ومكافحة الحشرات
  • قسم التشجير وخدمات الري
  • قسم المخازن والمفاتيح

 

1-   متابعة الرسائل الصادرة والواردة للدائرة:-

أولاً :- الرسائل الصادرة:-

·       ترد مسودة الرسالة من موظف الدائرة مكتوبة بخط اليد.

·       طباعة مسودة الرسالة.

·       تحويلها لمعد الرسالة للمراجعة والتعديل.

·       تحال المسودة بعدها لرئيس القسم للمراجعة.

·   تعرض المسودة على مدير الدائرة للمراجعة وإجراء التعديلات الضرورية عليها قبل الطباعة النهائية.

·       بعد طباعة الرسالة بالصيغة النهائية يتم اعتمادها من قبل مدير الدائرة.

·       يتم ترقيم الرسالة وتسجيلها في سجل الصادر.

·       تنسخ الرسالة بعدد (3) نسخ للدائرة، وترسل الأصل للجهة المعنية.

·   تحفظ نسخة في الملف العام للصادر والأخرى في ملف الجهة والنسخة الأخيرة للقسم المختص (معد الرسالة).

·       يتم التأكد من استلام الجهة للرسالة وذلك بالتوقيع على نسخة الجهة المعنية والاحتفاظ 

         ثانياً :- الرسائل الواردة :-

·       استلام الرسائل من وحدات الجامعة المختلفة الموجهة للدائرة.

·       يتم ختم وترقيم الرسالة الواردة وتسجيلها في الجهاز.

·       يتم نسخ الرسالة نسختين وتحال أصل الرسالة لرئيس القسم المختص مع إحدى النسخ ، والنسخة الأخرى يحتفظ بها في الملف العام للوارد، ويوقع رئيس القسم على استلام الرسالة، وتعاد الأصل للعرض على مدير الدائرة.

·       تعرض أصل الرسالة على مدير الدائرة للاطلاع.

·       تحفظ الرسالة في الملف العام للوارد.

·       يقوم القسم بمتابعة ما تم انجازه بخصوص موضوع الرسالة وتسجيل المستجدات في النظام.

·       عند الانتهاء من موضوع الرسالة ، يتم تسجيل ذلك في النظام.

 ملاحظة:-

 

الدائرة بصدد البدء في استخدام نظام الأرشفة الإلكتروني (DMS) فيما يخص إدارة المراسلات الصادرة والواردة.

 

2-   تنظيم مواعيد الدائرة مع وحدات الجامعة و الشركات المتعاملة معها:-

·       تنسيق وتحديد الموعد بالتنسيق مع مختلف الأطراف.

·       التنسيق مع أمن الجامعة بالنسبة لإصدار تصريح دخول الشركات المتعاملة مع الدائرة.

 

3-   مباشرة المكالمات الهاتفية ومخاطبة الفاكسات.

 

4-   تسهيل مهمة المراجعين والزوار وذلك بإرشادهم للجهة المختصة في الدائرة بعد معرفة الهدف من المراجعة.

 

5-   القيام بأعمال أخرى متعلقة بالدائرة باستخدام الأنظمة الالكترونية المعمول بها:-

·       إدخال بيانات فواتير الوقود للسيارات التابعة للدائرة.

·       إدخال بيانات استمـارات العمـل الإضـافـي لبعض موظفي الدائرة في نظام شؤون الموظفين.

·       إدخال إجازات الموظفين في النظام.

·       إعداد طلبات المواد القرطاسية بالتنسيق مع دائرتي المشتريات والمالية.

·       التنسيق مع إدارة أمن الجامعة فيما يخص إصدار تصاريح دخول الحرم الجامعي للشركات العاملة بالجامعة وغيرها من الأفراد و الشركات المتعاملة مع الدائرة.

 

1-   أعمال الصيانة الروتينية والوقائية للأجهزة والمعدات الكهربائية والميكانيكية:-

           

·       تقوم شركة الصيانة وبالتنسيق مع القسم بإعداد برامج الصيانة الدورية والوقائية لكافة الأجهزة والمعدات بالجامعة بما يتوافق مع جداول الصيانة الواردة في العقد المبرم مع الشركة وكتيبات التشغيل والصيانة لكل جهاز ومعَّدة. تشتمل هذه البرامج على برامج صيانة شهرية وكل ثلاثة أشهر ونصف سنوية وسنوية بحسب نوع الجهاز أو المعدة والصيانة الدورية المطلوبة. تشتمل هذه البرامج كذالك على تواريخ البدء في الصيانة ومدة التنفيذ وتاريخ الانتهاء من العمل والتعليمات الواجب إتباعها أثناء إجراء الصيانة.

·       تقوم شركة الصيانة بإدخال برامج الصيانة الدورية والوقائية المشار إليه أعلاه في نظام إدارة الصيانة الإلكتروني التابع للدائرة (CMMS)، ويكون هذا الإدخال لمرة واحدة فقط خلال فترة العقد مع إجراء أية تعديلات ضرورية من وقت لآخر.علماً بأن هذا النظام شامل ومتخصص ومصمم لإدارة أعمال الصيانة بالجامعة.

·        يقوم نظام إدارة الصيانة الالكتروني بخلق الكترونياً استمارات (أوامر) للصيانة الإسبوعية على ضوء برامج الصيانة التي يحتويها والمشار إليها أعلاه ، وتضم هذه الاستمارات (الأوامر) كل بيانات وتعليمات الصيانة المراد التقيد بها.

·       تقوم الشركة بتنفيذ العمل بحسب استمارات الصيانة المشار إليها.

·       يقوم المهندس المختص بالقسم بالإشراف على سير العمل والتأكد من تنفيذ العمل بحسب المواصفات والشروط الفنية ذات العلاقة.

·       تقوم الشركة بتقديم طلب لقطع الغيار والمواد المراد استخدامها في الصيانة وذلك إلكترونياً من خلال النظام.

·       يتم صرف قطع الغيار والمواد من مخازن الشركة أو الدائرة بحسب ما يتطلبه الحال وذلك إلكترونياً من خلال النظام.

·       تقوم الشركة بعد انتهاء العمل بإرسال استمارة الصيانة من خلال النظام إلى مهندس القسم المعني موضحة إنتهاء العمل والمواد والعمالة المستخدمة.

·       يقوم مهندس القسم المعني بزيارة الموقع والتأكد من انتهاء العمل على أكمل وجه. وعلى ضوء ذلك يقوم بإرجاع الاستمارة إلى الشركة من خلال النظام إذا كانت لديه أية ملاحظات، أو اعتماد انتهاء العمل إن لم تكن لديه أية ملاحظات.

·       إذا كانت لدى المهندس أية ملاحظات حول انتهاء العمل يقوم من خلال النظام بإعادة الاستمارة إلى الشركة مع ملاحظاته، وتقوم الشركة باتخاذ ما يلزم ومن ثم تعيد الاستمارة مرة أخرى إلى المهندس للاعتماد النهائي. وهكذا يتم تداول الاستمارة إلكترونياً بين المهندس والشركة حتى استيفاء كافة المتطلبات.

·       عند اعتماد المهندس انتهاء العمل بصفة نهائية تقوم الشركة بإغلاق أمر الصيانة في النظام.    

 

ملاحظة:-

 

تتم كافة الخطوات المشار إليه أعلاه الكترونياً دون استخدام المعاملات الورقية وذلك من خلال نظام إدارة الصيانة بالدائرة (CMMS ). ويقوم النظام بحفظ كافة البيانات المتعلقة بصيانة جهاز أو معدة ما ، ويمكن الرجوع إلى بيانات الصيانة المتعلقة بها في أي وقت.

 

ملاحظة:-

 

يتخلل عملية الصيانة المشار إليها أعلاه التنسيق الدائم والمستمر بين القسم والشركة لحل مختلف الإشكالات والصعوبات والمواضيع التي تواجه عملية الصيانة. كما إن هذه الإشكالات والصعوبات ومختلف المواضيع الأخرى المتعلقة بعملية الصيانة تحظى باستمرار بالنقاش الوافي بين موظفوا ورئيس القسم من جهة وبين رئيس القسم ومدير الدائرة من جهة أخرى بغية التوصل إلى أفضل وأنسب الحلول بشأنها. علماً بأن الدائرة تلجأ عند الضرورة إلى إستخدام الشروط الجزائية (الغرامات) ضد الشركة خصوصاً عند ثبوت تقصير الشركة أو تماديها في أحد الجوانب الهامة أو الحساسة من جوانب الصيانة مثل التأخير في تنفيذ الأعمال أو عدم الالتزام بشروط ومواصفات الاتفاقية المبرمة بينها وبين الجامعة.

 

2-   أعمال الصيانة الإصلاحية للأجهزة والمعدات الكهربائية والميكانيكية:-

·       يستقبل القسم طلبات إصلاح الأعطال بشكل يومي من موظفي وسكان وطلبة الجامعة وذلك عن طريق استمارة تم أعدادها وتوزيعها لهم من قبل الدائرة أو عن طريق الاتصال الهاتفي بالشركة أو بمهندس القسم. وأيضا تقوم الشركة المنفذة للصيانة ومن خلال عمليات فحصها للمعدات أثناء تنفيذها لعمليات الصيانة الروتينية بتدوين الأعطال والملاحظات على هذه المعدات. كما يقوم موظفو القسم بتدوين الأعطال من خلال زياراتهم الميدانية للمواقع.  

·       يتم إدخال وتسجيل كل طلبات إصلاح الأعطال في نظام إدارة الصيانة الالكتروني عن طريق الشركة المنفذة للصيانة أو موظفو القسم وذلك في استمارة الصيانة الخاصة بعمليات الإصلاح في النظام حيث يتم إدخال كافة البيانات المتعلقة بالعطل.

·       يصل طلب الإصلاحات من خلال النظام إلى كل من مهندس القسم المشرف على المنطقة وإلى مهندس الشركة المعني.

·       يقوم مهندس القسم بالإطلاع على العطل واتخاذ ما يلزم من إجراءات وتوجيهات للشركة وبالتنسيق معها.

·       تقوم الشركة بفحص العطل فنياً وتحديد أسبابه وكيفية إصلاحه. كما تقوم بتحديد قطع الغيار المطلوبة في حال تطلبت عملية الإصلاح استبدال قطع غيار.

·       في حال تطلبت عملية الإصلاح قطع غيار، وهذه القطع مدرجة تعاقدياً ضمن مسؤولية الشركة، فإن الشركة تقوم بإصدارها من مخازنها بطلب إصدار من خلال النظام.

·       في حال إن قطع الغيار ليست تحت مسؤولية الشركة وإنما تحت مسؤولية الجامعة، فإن الشركة تقوم بطلبها من خلال النظام من مخازن الدائرة إذا كانت متوفرة ، وإن لم تكن متوفرة فإن على الشركة شراؤها على أن تتحمل الجامعة التكلفة. تبدأ عملية شراء هذه القطع من خلال إصدار الشركة "طلب شراء مواد" من خلال النظام متضمناً بيانات عن القطع المراد شراؤها والموردين وفترة التوريد وما شابه ذلك مع إرفاق التسعيرات وتحليل الأسعار.

·       يستلم مهندس القسم "طلب شراء مواد" من خلال النظام ويقوم بدراسته والتأكد من مواصفات القطع والأسعار المقدمة ومن ثم يعتمد الطلب إذا خلا من أية ملاحظات ويحيله إلى رئيس القسم لاعتماده نهائياً. ولكن في حال وجود أية ملاحظات يعاد الطلب للشركة من خلال النظام لاتخاذ ما يلزم ، وهكذا يتم تداول الطلب بين القسم والشركة إلكترونياً حتى استيفاء متطلبات الموافقة عليه بصورة نهائية.

·       بعد الموافقة النهائية على الطلب تقوم الشركة بإصدار أمر شراء للقطع.

·       بعد توريد القطع تقوم الشركة بعملية إصلاح العطل.

·       يقوم المهندس المعني بالإشراف المباشر على عملية إصلاح العطل

·       بعد الانتهاء من عملية الإصلاح (سواء تطلبت قطع غيار أم لا) تقوم الشركة ومن خلال النظام بإرسال استمارة طلب "شهادة إكمال العمل" لمهندس القسم تحتوي على كافة البيانات المتعلقة بعملية الإصلاح وقطع الغيار المستخدمة وأسعارها وما شابه ذلك.

·       يقوم مهندس القسم بالتأكد من أن عملية الإصلاح قد تمت على أكمل وجه ومن ثم اعتماد الاستمارة. ولكن في حال وجود أية ملاحظات لديه حول عملية الإصلاح يقوم بإعادة الاستمارة للشركة لاتخاذ اللازم، وهكذا يتم تداول الاستمارة إلكترونياً من خلال النظام حتى استيفاء كافة المتطلبات.

·       بعد الموافقة النهائية على "شهادة إكمال العمل" تقوم الشركة ومن خلال النظام بإغلاق طلب الصيانة إيذاناً بانتهاء عملية الإصلاح.

 

ملاحظة:-

 

تتم كافة الخطوات المشار إليها أعلاه الكترونياً من خلال نظام إدارة الصيانة دون استخدام المعاملات الورقية. ويقوم النظام بحفظ عملية الإصلاح وقطع الغيار المستخدمة وكافة البيانات الأخرى لكل جهاز أو معدة تخضع لعملية الإصلاح.

 

ملاحظة:-

 

انظر الملاحظة الواردة في نهاية البند رقم (1) أعلاه.

 

3-   الأعمال الإضافية (مشاريع صغيرة خارجة عن نطاق الصيانة):-

·       يستقبل القسم طلبات الأعمال الإضافية وبشكل يومي من كليات ودوائر الجامعة المختلفة وذلك عن طريق رسالة من الجهة الطالبة إلى الدائرة.

·       يتم إدخال وتسجيل كل الطلبات/الرسائل في نظام أرشفة المراسلات للدائرة وتحويلها لمدير الدائرة والذي بدوره يقوم بتحويلها لرئيس القسم مع أية ملاحظات أو توجيهات.

·        يقوم رئيس القسم بالإطلاع على الطلب وتحويله مع ملاحظاته للمهندس المسئول عن المنطقة المراد تنفيذ العمل الإضافي فيها.

·       يقوم المهندس بدراسة الطلب فنيا وماليا وإفادة رئيس القسم والذي بدوره يبدي ملاحظاته على الموضوع قبل رفعه لمدير الدائرة.

·       يتدارس المدير مع رئيس القسم/ المهندس الطلب لتحديد إمكانية القيام به من عدمها.

·       في حال الموافقة على تنفيذ العمل يقوم المهندس بإصدار "استمارة عمل إضافي" للشركة من خلال نظام إدارة الصيانة الالكتروني مع تحديد نطاق العمل وإدخال كافة البيانات الأخرى المتعلقة به والتاريخ المطلوب لانتهائه.

·       تقوم الشركة بتقدير تكلفة العمل ورفع هذا التقدير من خلال "استمارة تقييم العمل الإضافي" بالنظام، موضحاً في هذه الاستمارة المواد اللازمة والعمالة والأسعار. والنظام يربط هذه الاستمارة بالطلب الأصلي للعمل في النظام.

·       تصل " استمارة تقييم العمل الإضافي" تلقائياً للمهندس المعني من خلال النظام ويقوم بمراجعة تقييم التكلفة وإجراء التعديلات الضرورية عليها بحسب تقييمه للعمل وما يتطلبه من مواد وعمالة. ويمكِّن النظام المهندس والشركة من تداول الاستمارة فيما بينهم إلكترونياً حتى التوصل إلى توافق حول التكلفة التقديرية للعمل.

·       يحيل المهندس الاستمارة إلى رئيس القسم من خلال النظام حيث يقوم رئيس القسم بالإطلاع وإبداء أية ملاحظات أو إحالتها لمدير الدائرة من خلال النظام لاعتماده.

·       يحيل رئيس القسم الاستمارة من خلال النظام إلى مدير الدائرة الذي يقوم بإبداء أية ملاحظات أو اعتمادها.

ملاحظة:-

 

يمكَّن النظام المهندس ورئيس القسم ومدير الدائرة والشركة من تداول الاستمارة فيما بينهم إلكترونياً لغرض إجراء أية تعديلات لغاية التوصل إلى الموافقة النهائية.

 

·       عند اعتماد مدير الدائرة للاستمارة تتحول تلقائياً من خلال النظام إلى الشركة إيذاناً للشركة بالبدء في تنفيذ العمل.

·       في حال تجاوزت التكلفة التقديرية (500) ريال عماني، يتم مخاطبة الجهة الطالبة لتحويل المبلغ إلى موازنة الدائرة.

·       تقوم الشركة بتنفيذ العمل بحسب المواصفات والشروط ذات العلاقة وخلال الفترة الزمنية المحددة بالعمل الإضافي.

·       يقوم مهندس القسم بمتابعة عملية تنفيذ العمل من قبل الشركة.

·       تقوم الشركة عند انتهائها من العمل ومن خلال النظام بإرسال "استمارة إكمال العمل" التي تحتوي على كافة البيانات المتعلقة بالعمل مثل العمالة المستخدمة وتفاصيل التكلفة وغيرها من البيانات.

·       يقوم مهندس المنطقة المختص بمراجعة استمارة إكمال العمل والتأكد من تنفيذ العمل على أكمل وجه. وعلى ضوء ذلك يقوم بإرجاع الاستمارة إلى الشركة إذا كانت لديه أية ملاحظات أو تحويل الاستمارة من خلال النظام لرئيس القسم مؤكدا على إكمال العمل على أحسن وجه.               

·       يقوم رئيس القسم باعتماد الاستمارة إذا لم تكن لديه ملاحظات.

·        يقوم مدير الدائرة باعتماد الاستمارة إذا لم تكن لديه ملاحظات.

 

ملاحظة:-

 

يمكَّن النظام المهندس ورئيس القسم ومدير الدائرة والشركة  من تداول " استمارة إكمال العمل"  فيما بينهم إلكترونياً لغرض إجراء أية تعديلات ضرورية حتى التوصل إلى الموافقة النهائية على اكتمال العمل.

·        بعد اعتماد استمارة إكمال العمل من قبل مدير الدائرة ، تقوم الشركة بإغلاق العمل في النظام.

 

ملاحظة:-

 

تلجأ الدائرة عند الضرورة إلى استخدام الشروط الجزائية التعاقدية خصوصاً عند ثبوت مخالفة الشركة الصريحة لأحد الشروط أو المواصفات الهامة في الاتفاقية المبرمة بينها وبين الجامعة ، مثل التأخير غير المقبول في تنفيذ الأعمال الإضافية.

 

4-   صيانة المساكن المستأجرة خارج الحرم الجامعي:-

·       تستقبل ورشة الصيانة عدة طلبات  للصيانة وبشكل يومي من السكان وذلك عن طريق استمارة تم أعدادها من قبل دائرة الصيانة ووزعت للسكان وأيضا يتم استقبال هذه الطلبات عن طريق الاتصال الهاتفي بالدائرة من قبل السكان.

·       يتم إدخال وتسجيل كل طلبات الصيانة في نظام إدارة الصيانة الإلكتروني، حيث يتم إدخال أسم الساكن وهاتفة الخلوي والموقع بالإضافة إلي تحديد نوع العطل المراد إصلاحه.

·       توزع الطلبات بحسب نوع العطل (كهرباء، السباكة، والتكييف) لفنيي الورشة حيث يشرعون بالتنسيق مع الساكن وتحديد موعد معه لإصلاح العطل .

·       بعد الانتهاء من إصلاح العطل وإدخال البيانات في النظام ، يتم إغلاق الطلب.

·       كذالك تستقبل ورشة الصيانة طلبات إخلاء الطرف من دائرة الشؤون الإدارية (قسم الإسكان) للسكان المغادرين السلطنة نهائيا أو المنتقلين إلى مسكن أخر على أن يقوم فني الورشة المختص بفحص المنزل وتقييم الأضرار إن وجدت وإرسال استمارة التقييم إلى دائرة الشؤون الإدارية لتحصيل المبالغ المترتبة على الساكن إن وجدت. بعد ذلك تتم عمليات الإصلاح وتهيئة المنزل لساكن أخر كما هو مشار إليه أعلاه.

 

5-   تنفيذ المشاريع الكهربائية والميكانيكية المتعلقة بالدائرة:-

·       عند ظهور الحاجة لتنفيذ المشروع ، تتم دراسته ماليا وفنيا من قبل المهندس المختص.

·       إعداد التكلفة المالية للعمل.

·       مراجعة التكلفة عن طريق رئيس القسم ومن ثم مدير الدائرة.

·       رفع التكلفة لإدارة الجامعة مع ذكر حيثيات العمل المطلوب.

·       بعد استلام موافقة إدارة الجامعة على تنفيذ المشروع، يتم إعداد المستندات والشروط والمخططات اللازمة لطرح مناقصة للمشروع.

·       يتم طرح المناقصة من قبل دائرة المشتريات.

·       فور استلام العروض من الشركات يتم تحليلها من قبل القسم ، واختيار العرض المناسب. يقوم القسم بإعداد تقرير حول هذا التحليل و يتم إرساله لدائرة المشتريات بعد مراجعة واعتماد مدير الدائرة.

·       تقوم دائرة المشتريات بعرض التحليل والتوصيات على لجنة المناقصات الداخلية.

·       بعد استلام موافقة لجنة المناقصات الداخلية، يتم طلب ارتباط مالي من دائرة الشؤون المالية لتنفيذ المشروع.

·       فور استلام الارتباط المالي يتم إعداد رسالتي قبول عطاء ومباشرة العمل للشركة المسند إليها المشروع.

·       يقوم القسم بإعداد العقد بين الجامعة والشركة المنفذة للمشروع والتوقيع عليه من قبل الأطراف المعنية بحسب الإجراءات المتبعة في هذا الخصوص.

·       يقوم القسم بالإشراف على سير المشروع من خلال زيارات ميدانية متواصلة من قبل المهندس المختص وعقد الاجتماعات الضرورية لمناقشة مجريات التنفيذ والتأكد من الالتزام بمواصفات وشروط العقد.

·       التأكد من تنفيذ العمل والانتهاء منه بحسب شروط ومواصفات العقد.

·       بعد الانتهاء من العمل يتم إصدار شهادة إكمال المشروع للمقاول.

·       إعداد الدفعات المالية المستحقة للمقاول وإرسالها للشؤون المالية للدفع للشركة.

 

6-   إعداد وتحديث اتفاقية الصيانة الكهربائية والميكانيكية:-

·         تقييم عقود الصيانة السابقة للوقوف على سلبيات وايجابيات كل عقد.

·         إقامة ورش نقاش داخل الدائرة للإطلاع على أحدث المستجدات المتعلقة بتصميم العقود.

·         ضمان مشاركة جميع مهندسي القسم في إعداد وتجديد عقد الصيانة وذلك بإقامة اجتماعات دورية تناقش فيها النقاط التي يثيرها كل مهندس وأيضا بحث المستجدات في كل ما يتعلق بأمور الصيانة.

·         تشكيل لجنة رسمية لإعداد شروط ومواصفات المناقصة.

·         إجراء التعديلات اللازمة بعد الأخذ بما جاء أعلاه وإعداد العقد بصيغته الجديدة.

·         تجهيز مسودة أولى لوثائق المناقصة .

·         إرسال نسخة من المسودة الاولى لوزارة الشؤون القانونية ومجلس المناقصات للمراجعة وذلك تمهيدا لطرح المناقصة.

·         إجراء التعديلات اللازمة على وثائق المناقصة بناء على ملاحظات وزارة الشؤون القانونية ومجلس المناقصات.

·         إرسال النسخة المعدلة من وثائق المناقصة لوزارة الشؤون القانونية ومجلس المناقصات للموافقة النهائية.

·         بعد الحصول على الموافقة النهائية على وثائق المناقصة، إرسال خطاب  لمجلس المناقصات من قبل سعادة الدكتور/ رئيس الجامعة لطرح المناقصة مع عدد كافي من نسخ مستندات المناقصة.

·         طرح المناقصة عن طريق مجلس المناقصات مع بيان أخر موعد لشراء وثائق المناقصة وتاريخ فتح المظاريف.

·         بعد فتح المظاريف يقوم مجلس المناقصات بإرسال العطاءات للجامعة للدراسة والتحليل.

·       تشكيل لجنة من قبل رئاسة الجامعة لدراسة وتحليل العطاءات تضم المعنيين من دائرة الصيانة وبعض الدوائر الأخرى بالجامعة.

·          رفع تقرير لنائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية حول نتائج دراسة وتحليل العروض وما خلصت إليه اللجنة من توصيات.

·         يقوم سعادة الدكتور/ رئيس الجامعة بمخاطبة ورفع تقرير اللجنة لسعادة/ الأمين العام لمجلس المناقصات مع توصيات الجامعة.

·          يقوم مجلس المناقصات بإسناد المناقصة بحسب توصيات الجامعة أو كما يراه مناسباً.

·          يرسل قرار الإسناد للجامعة وتقوم الدائرة بإرسال خطابي " قبول العطاء" "ومباشرة العمل" للشركة الفائزة بالمناقصة.

·          تقوم الدائرة بتنسيق اجتماعات مع المسؤولين بالشركة الفائزة بالمناقصة لمناقشة بعض البنود الخاصة بالعقد مثل: العمالة وبرنامج الصيانة والمعدات والتجهيزات والتحضير لاستلام الموقع من الشركة المنتهي عقدها.

·          تقوم الدائرة بتجهيز وتحضير وثائق العقد وطلب بعض المستندات من الشركة لتضمينها في العقد مثل: التأمين على المشروع وضمانات بنكية لحسن التنفيذ و الدفعة المقدمة وشهادات التسجيل في مجلس المناقصات ووزارة التجارة والاقتصاد وغرفة تجارة وصناعة عمان.

·          ترسل مسودة أولى من (المجلد رقم 1) لوزارة الشؤون القانونية للمراجعة قبل التوقيع على العقد من قبل المعنيين.

·          بعد موافقة الوزارة على المسودة ترسل عدد (6) نسخ من المجلد رقم (1) للشركة للتوقيع عليها.

·         بعد توقيع الشركة ترسل هذه النسخ لإدارة الجامعة للتوقيع عليها من قبل سعادة الدكتور/ رئيس الجامعة والدكتور/ نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية (شاهدا).

·         بعد توقيع المسؤولين بالجامعة على العقد ، يرسل العقد لدائرة الشؤون المالية بالجامعة وذلك لمخاطبة وزارة المالية للتصديق عليه.

·         بعد التصديق على العقد من قبل وزارة المالية يتم توزيع النسخ لكلاً من : وزارة المالية، دائرة الشؤون المالية بالجامعة ، شركة الصيانة ودائرة الصيانة.

 

7-   فحص المباني الجديدة قبل تسليمها للجامعة لإخلاء طرف المقاول وذلك بالتنسيق مع دائرة المشاريع:-

·         خلال تنفيذ المشروع  يقوم القسم ومن خلال المهندس المعني بالمنطقة بحضور عمليات فحص واختبار الأجهزة والمعدات الجديدة عند نهاية تركيبها وتوصيلها بالكهرباء. بعض من هذه الأجهزة للتمثيل لا للحصر:أجهزة التكييف، أجهزة إنذار الحريق ، المصاعد الكهربائية ، نظام ترشيد الطاقة الآلي ، المحولات الكهربائية ، وغيرها.

·         عند نهاية المشروع تقوم دائرة المشاريع بتنسيق زيارة ميدانية مشتركة مع المقاول المنفذ للمشروع وبحضور ممثلين من القسم مع إشراك مقاول الصيانة للوقوف على عمل الأجهزة والخدمات وإبداء ملاحظاتهم (SNAGING).

·         تقوم دائرة المشاريع بإرسال الملاحظات رسميا للمقاول المنفذ للمشروع وحثه على الانتهاء منها بأقرب فرصة ممكنة، ويتم إصدار شهادة إكمال المشروع.  

·         يقوم المقاول المنفذ للمشروع عادةً بصيانة المبنى لمدة عام تحت إشراف دائرة المشاريع مع الالتزام بالضمان فيما يخص توفير قطع الغيار لعمليات إصلاح المعدات.

·         بعد انقضاء فترة الصيانة تقوم دائرة المشاريع بتنسيق زيارة ميدانية مشتركة مماثلة للزيارة عند نهاية المشروع وبحضور جميع الأطراف المذكورة أعلاه ويتم إبداء أية ملاحظات (SNAGS) أخيرة.

·         تقوم دائرة المشاريع بإرسال الملاحظات رسميا للمقاول المنفذ للمشروع وحثه على الانتهاء منها بأقرب فرصة ممكنة, تمهيدا لتسليم المشروع لدائرة الصيانة.

·         تقوم دائرة المشاريع بعد التأكد من إنتهاء المقاول من الملاحظات أعلاه إفادة دائرة الصيانة كتابيا بانتهاء عمليات الإصلاحات وطلب من الدائرة تسلم المبنى الجديد.

·         تقوم دائرة الصيانة بعد التأكد من نهاية عمليات الإصلاحات بتسلم المبنى الجديد.            

 

8-   إمداد الشركات الاستشارية والشركات المنفذة للمشاريع الإنشائية بالبيانات الكهربائية والميكانيكية:-

·         تقوم دائرة المشاريع بالتنسيق مع دائرة الصيانة فيما يخص إمداد الشركات الاستشارية والمكلفة بإعداد الشروط والمواصفات للمشاريع الإنشائية الجديدة بالبيانات الكهربائية والميكانيكية متمثلة في تحديد نقاط التغذية للخدمات الرئيسية الضرورية للمشروع والتي يتم تحديدها على ضوء توفرها وقربها من موقع المشروع .

·         عند الشروع بتوصيل الخدمات الرئيسية للمشروع الجديد يتم التنسيق بين القسم ودائرة المشاريع ، وذلك لأخذ الاحتياطات اللازمة مثل عزل الخدمات الرئيسية المراد أخذ نقطة التغذية منها مثل إغلاق صمام المياه الرئيسي ، عزل الكابل الكهربائي وغيرها.

·         يتم فحص واختبار الخدمات الجديدة عند التوصيل بحضور ممثلين من القسم ودائرة المشاريع والمقاول قبل الشروع في تشغيلها.

·         تضاف الخدمات الجديدة للمشروع على خرائط الخدمات الرئيسية للجامعة.

 

9-   المشاركة في تجهيز المسرح المفتوح لحفل التخرج:-

·         يتم إخطار مدير الدائرة من قبل إدارة الجامعة بالتواريخ المزمع إقامة حفلي التخرج فيهما قبل فترة كافية وذلك لترك مجال واسع لعمليات الصيانة والاستعدادات المراد تنفيذها لتجهيز المسرح للحفل.

·         يقوم المدير بتعميم التواريخ على رؤساء أقسام الدائرة وحثهم على الاستعداد الجيد للمناسبة.

·         يختص القسم بعمل التجهيزات الكهربائية والميكانيكية للحفل على النحو التالي:

o   إخطار شركة الصيانة كتابيا وبشكل مسبق بالتنسيق لتوفير مولد كهربائي للمسرح المفتوح وذلك لاستخدامه كطاقة احتياطية تحسبا لأية طارئ قد يحدث خلال الحفل وذلك قبل ثلاثة أيام على الأقل من تأريخ الحفل الأول على أن يبقى المولد إلى نهاية الحفل الثاني.

o   إعداد برنامج زمني لصيانة مبنى المسرح المفتوح وإظهاره بشكل لائق، يتضمن البرنامج إضاءة المسرح الرئيسية، أعمال سباكة، صيانة أجهزة التكييف، صيانة قنوات الصرف الرئيسية، تنظيف خزان الماء الرئيسي وصيانة المحول الكهربائي وصناديق توزيع الكهرباء التابعة له.

o   يتم تنفيذ الأعمال المذكورة أعلاه تحت إشراف مهندس القسم المختص بالمنطقة وبمتابعة دؤوبة من رئيس القسم ومدير الدائرة من خلال زيارات متعددة.

·         يقوم القسم بتلقي طلبات عدة من دوائر الجامعة المختلفة لعمل تجهيزات كهربائية لمعداتهم المزمع استخدامها بحفل التخرج على النحو التالي: 

o   عمل التوصيلات الكهربائية لأجهزة التصوير المرئي وميكروفونات وسماعات مركز تقنيات التعليم ودائرة شؤون قاعات المؤتمرات والفعاليات.

o   عمل التوصيلات الكهربائية لبوابات الأمن الخاصة بدخول وخروج الجمهور.

o   عمل التوصيلات الكهربائية لشاشات العرض الجانبية.

o   عمل التوصيلات الكهربائية المراد استخدامها لأجهزة تلفزيون سلطنة عمان.

o   عمل التوصيلات الكهربائية لأجهزة الحاسوب الآلي التابعة لمركز نظم المعلومات.

·         يقوم ممثلو القسم ومدير الدائرة بحضور بروفات الحفل والتي تكون قبل يومين من تأريخ الحفل للتأكد من فعالية الخدمات المقدمة عن طريق القسم بما فيها عمليات فحص واختبار المولد الكهربائي.

·         توفير كادر طوارئ من شركة الصيانة أثناء الحفل، كما يقوم ممثلوا من القسم ومدير الدائرة بحضور الحفل للاطمئنان على سير الإجراءات وتأهبا لأية طوارئ قد تحدث.

 

10-   المشاركة في تجهيز المعارض والمؤتمرات والفعاليات الداخلية والخارجية:-

·         يقوم مهندس المنطقة المختص ومن خلال شركة الصيانة بالتأكد من عمل أجهزة التكييف والإضاءة بقاعات المعارض والمؤتمرات أو مكان الفعالية بشكل عام.

·         عمل التوصيلات الكهربائية وتركيب كشافات حسب طلب الجهة الراعية للحفل وذلك عن طريق شركة الصيانة وبمتابعة مهندس الدائرة المختص.

·         توفير عمال وفنيين خلال الفعالية تحسبا لأية طارئ قد يحدث بالأجهزة أو الكهرباء بشكل عام. 

 

11-   التنسيق والتعاون مع مختلف جهات الجامعة لإيجاد الحلول المناسبة لمختلف المواضيع ذات العلاقة بالقسم وذلك على النحو التالي:-

·         بالإضافة إلى زيارات مهندسي القسم لتفقد أعمال الصيانة ، ترد من وقت لآخر إلى الدائرة بعض الشكاوي حول أعمال الصيانة التابعة للقسم من جهات الجامعة المختلفة حيث يتم مناقشتها داخليا قبل الشروع بمناقشتها مع شركة الصيانة لاتخاذ اللازم.

·         تدرس الدائرة حاليا بالتعاون مع دائرة التخطيط والإحصاء استحداث استمارة يتم توزيعها على جهات الجامعة المختلفة لمعرفة آراءهم حول جودة أعمال الصيانة وبالتالي تسهيل عملية  تقييم هذه الأعمال واتخاذ ما يلزم حيال أية نواقص.

·         يقوم القسم بتوفير البيانات المطلوبة لبعض جهات الجامعة فيما يخص أحمال الكهرباء، عمل محطة الصرف الصحي وغيرها والتي يتم استخدامها في مشاريع الطلبة.

12-        إعداد الخطة الخمسية لاستبدال معدات وأجهزة الجامعة القديمة:-

·         يقوم مهندسو الصيانة بأعداد تقرير عن حالة المعدات بحسب مناطق الإشراف الخاصة بهم وذلك بالتعاون مع شركة الصيانة حيث أن بعض هذه المعدات يكون عمرها الافتراضي منتهي وبعضها الأخر قليلة الكفاءة. يتضمن التقرير الدراسة الفنية والتكلفة التقديرية.

·         يرسل التقرير لرئيس القسم.

·         يقوم رئيس القسم بتجميع التقارير وصياغتها على هيئة خطة واحدة مختزلة  بعد مناقشتها داخليا بالقسم ، ثم ترسل الخطة لمدير الدائرة للنظر واتخاذ اللازم.

·         يقوم مدير الدائرة بمراجعة الخطة مع رئيس القسم وإبداء ملاحظاته عليها تمهيدا لإرسالها لإدارة الجامعة.

·         تقوم إدارة الجامعة فور تسلمها الخطة بمراجعتها وإبداء ملاحظاتها تمهيدا لاتخاذ الإجراءات اللازمة حيالها .

·         بالإضافة إلى الخطة الخمسية المذكورة أعلاه، تقوم الدائرة ومن خلال القسم بعملية استبدال للمعدات أو الخدمات الضروري استبدالها بشكل عاجل مثل أعطال الكابل الكهربائي الطارئة، معدات المطابخ، معدات الغسيل، استبدال أجهزة إنذار الحرائق، وغيرها وذلك بحسب ما ورد سابقاً تحت بند تنفيذ المشاريع الكهربائية والميكانيكية المتعلقة بالدائرة.

 

13-   إعداد الدفعات الشهرية المستحقة لمقاول الصيانة:-

·     تقوم الشركة مع نهاية كل شهر بإرسال دفعتها المستحقة عن جميع أعمال الصيانة الوقائية، الإصلاحية، والأعمال الإضافية المنفذة .

·     يتم إعداد الدفعة الشهرية على أساس ما تم تنفيذه تحت جداول الكميات الآتية:

o         جدول الكميات رقم-1 والخاص بالمبالغ الثابتة عن الصيانة الدورية والإصلاحية لمباني الجامعة.

o        جدول الكميات رقم-2 والخاص بالأعمال الإضافية.

o        جدول الكميات رقم-3 والخاص بساعات العمل للعمالة المستخدمة بالأعمال الإضافية.

o        جدول الكميات رقم-4 والخاص بالمواد المستخدمة للأعمال الإضافية والإصلاحية.

                       ·     يقوم موظف القسم المختص بالدفعات الشهرية بمراجعة الدفعة حسابيا وتنظيميا من حيث وجود تسعيرات المواد وفواتيرها النقدية والكميات المحتسبة لكل جدول.

                       ·     يقوم موظف القسم المختص بالدفعات الشهرية أيضا باستقطاع مبالغ الكهرباء والمياه المستخدمة بسكن المقاول وبمكاتبهم وورشهم. ويقوم باستقطاع مبالغ الغرامات المفروضة على الشركة خلال ذلك الشهر.

 

 

                       ·     يقوم موظف القسم بعد انتهائه من إعداد الدفعة بتحويلها لرئيس القسم.

                       ·     يقوم رئيس القسم بمراجعة الدفعة وتحويلها لمدير الدائرة للاعتماد النهائي.

                       ·     يقوم مدير الدائرة باعتماد الدفعة بعد مراجعتها.

                       ·     بعد ذلك يتم إرسال الدفعة الشهرية لدائرة الشؤون المالية لدفع مستحقات الشركة.

 

1-   أعمال الصيانة المدنيــة:-

·       يستقبل القسم طلبات إصلاح الأعطال بشكل يومي من موظفي وسكان وطلبة الجامعة وذلك عن طريق استمارة تم أعدادها وتوزيعها لهم من قبل الدائرة أو عن طريق الاتصال الهاتفي بالشركة أو بمهندس القسم. وأيضا تقوم الشركة المنفذة للصيانة ومن خلال عمليات فحصها الروتينية بتدوين الأعطال والملاحظات. كما يقوم موظفو القسم بتدوين الأعطال من خلال زياراتهم الميدانية للمواقع.  

·       يتم إدخال وتسجيل كل طلبات إصلاح الأعطال في نظام إدارة الصيانة الالكتروني عن طريق الشركة المنفذة للصيانة أو موظفو القسم وذلك في استمارة الصيانة الخاصة بعمليات الإصلاح في النظام حيث يتم إدخال كافة البيانات المتعلقة بالعطل.

·       يصل طلب الإصلاحات من خلال النظام إلى كل من مهندس القسم المشرف على المنطقة وإلى مهندس الشركة المعني.

·       يقوم مهندس القسم بالإطلاع على العطل واتخاذ ما يلزم من إجراءات وتوجيهات للشركة وبالتنسيق معها.

·       تقوم الشركة بفحص العطل فنياً وتحديد أسبابه وكيفية إصلاحه. كما تقوم بتحديد المواد المطلوبة في حال تطلبت عملية الإصلاح استبدال مواد.

·       في حال تطلبت عملية الإصلاح مواد فإن الشركة تقوم بإصدارها من مخازنها أو شراءها.

·       يقوم المهندس المعني بالإشراف المباشر على عملية إصلاح العطل.

·       بعد الانتهاء من عملية الإصلاح (سواء تطلبت مواد أم لا) تقوم الشركة ومن خلال النظام بإرسال استمارة طلب "شهادة إكمال العمل" لمهندس القسم تحتوي على كافة البيانات المتعلقة بعملية الإصلاح وقطع الغيار المستخدمة وما شابه ذلك.

·       يقوم مهندس القسم بالتأكد من أن عملية الإصلاح قد تمت على أكمل وجه ومن ثم اعتماد الاستمارة. ولكن في حال وجود أية ملاحظات لديه حول عملية الإصلاح يقوم بإعادة الاستمارة للشركة لاتخاذ اللازم، وهكذا يتم تداول الاستمارة إلكترونياً من خلال النظام حتى استيفاء كافة المتطلبات.

·       بعد الموافقة النهائية على "شهادة إكمال العمل" تقوم الشركة ومن خلال النظام بإغلاق طلب الصيانة إيذاناً بانتهاء عملية الإصلاح.

 

ملاحظة:-

 

تتم كافة الخطوات المشار إليها أعلاه الكترونياً من خلال نظام إدارة الصيانة دون استخدام المعاملات الورقية. ويقوم النظام بحفظ عملية الإصلاح وكافة البيانات الأخرى.

 

 

ملاحظة:-

 

يتخلل عملية الصيانة المشار إليها أعلاه التنسيق الدائم والمستمر بين القسم والشركة لحل مختلف الإشكالات والصعوبات والمواضيع التي تواجه عملية الصيانة. كما إن هذه الإشكالات والصعوبات ومختلف المواضيع الأخرى المتعلقة بعملية الصيانة تحظى باستمرار بالنقاش الوافي بين موظفوا ورئيس القسم من جهة وبين رئيس القسم ومدير الدائرة من جهة أخرى بغية التوصل إلى أفضل وأنسب الحلول بشأنها. علماً بأن الدائرة تلجأ عند الضرورة إلى استخدام الشروط الجزائية (الغرامات) ضد الشركة خصوصاً عند ثبوت تقصير الشركة أو تماديها في أحد الجوانب الهامة أو الحساسة من جوانب الصيانة مثل التأخير في تنفيذ الأعمال أو عدم الالتزام بشروط ومواصفات الاتفاقية المبرمة بينها وبين الجامعة.

2-   الأعمال الإضافية (مشاريع صغيرة خارجة عن نطاق الصيانة):-

·       يستقبل القسم طلبات الأعمال الإضافية وبشكل يومي من كليات ودوائر الجامعة المختلفة وذلك عن طريق رسالة من الجهة الطالبة إلى الدائرة.

·       يتم إدخال وتسجيل كل الطلبات/الرسائل في نظام أرشفة المراسلات للدائرة وتحويلها لمدير الدائرة والذي بدوره يقوم بتحويلها لرئيس القسم مع أية ملاحظات أو توجيهات.

·        يقوم رئيس القسم بالإطلاع على الطلب وتحويله مع ملاحظاته للمهندس المسئول عن المنطقة المراد تنفيذ العمل الإضافي فيها.

·       يقوم المهندس بدراسة الطلب فنيا وماليا وإفادة رئيس القسم والذي بدوره يبدي ملاحظاته على الموضوع قبل رفعه لمدير الدائرة.

·       يتدارس المدير مع رئيس القسم/ المهندس الطلب لتحديد إمكانية القيام به من عدمها.

·       في حال الموافقة على تنفيذ العمل وفي إمكان ورشة القسم القيام به، يقوم رئيس القسم بإحالة الطلب إلى الورشة للقيام به.

·       في حال عدم إمكانية ورشة القسم القيام بالعمل يقوم المهندس بإصدار "استمارة عمل إضافي" للشركة من خلال نظام إدارة الصيانة الالكتروني مع تحديد نطاق العمل وإدخال كافة البيانات الأخرى المتعلقة به والتاريخ المطلوب لانتهائه.

·       تقوم الشركة بتقدير تكلفة العمل ورفع هذا التقدير من خلال "استمارة تقييم العمل الإضافي" بالنظام، موضحاً في هذه الاستمارة المواد اللازمة والعمالة والأسعار. والنظام يربط هذه الاستمارة بالطلب الأصلي للعمل في النظام.

·       تصل " استمارة تقييم العمل الإضافي" تلقائياً للمهندس المعني من خلال النظام ويقوم بمراجعة تقييم التكلفة وإجراء التعديلات الضرورية عليها بحسب تقييمه للعمل وما يتطلبه من مواد وعمالة. ويمكِّن النظام المهندس والشركة من تداول الاستمارة فيما بينهم إلكترونياً حتى التوصل إلى توافق حول التكلفة التقديرية للعمل.

·       يحيل المهندس الاستمارة إلى رئيس القسم من خلال النظام حيث يقوم رئيس القسم بالإطلاع وإبداء أية ملاحظات أو إحالتها لمدير الدائرة من خلال النظام لاعتماده.

·       يحيل رئيس القسم الاستمارة من خلال النظام إلى مدير الدائرة الذي يقوم بإبداء أية ملاحظات أو اعتمادها.

 

ملاحظة:-

 

يمكَّن النظام المهندس ورئيس القسم ومدير الدائرة والشركة من تداول الاستمارة فيما بينهم إلكترونياً لغرض إجراء أية تعديلات لغاية التوصل إلى الموافقة النهائية.

 

·       عند اعتماد مدير الدائرة للاستمارة تتحول تلقائياً من خلال النظام إلى الشركة إيذاناً للشركة بالبدء في تنفيذ العمل.

·       في حال تجاوزت التكلفة التقديرية (500) ريال عماني، يتم مخاطبة الجهة الطالبة لتحويل المبلغ إلى موازنة الدائرة.

·       تقوم الشركة بتنفيذ العمل بحسب المواصفات والشروط ذات العلاقة وخلال الفترة الزمنية المحددة بالعمل الإضافي.

·       يقوم مهندس القسم بمتابعة عملية تنفيذ العمل من قبل الشركة.

·       تقوم الشركة عند انتهائها من العمل ومن خلال النظام بإرسال "استمارة إكمال العمل" التي تحتوي على كافة البيانات المتعلقة بالعمل مثل العمالة المستخدمة وتفاصيل التكلفة وغيرها من البيانات.

·       يقوم مهندس المنطقة المختص بمراجعة "استمارة إكمال العمل" والتأكد من تنفيذ العمل على أكمل وجه. وعلى ضوء ذلك يقوم بإرجاع الاستمارة إلى الشركة إذا كانت لديه أية ملاحظات أو تحويل الاستمارة من خلال النظام لرئيس القسم مؤكدا على إكمال العمل على أحسن وجه.               

·       يقوم رئيس القسم باعتماد الاستمارة إذا لم تكن لديه ملاحظات.

·        يقوم مدير الدائرة باعتماد الاستمارة إذا لم تكن لديه ملاحظات.

 

ملاحظة:-

 

يمكَّن النظام المهندس ورئيس القسم ومدير الدائرة والشركة  من تداول " استمارة إكمال العمل"  فيما بينهم إلكترونياً لغرض إجراء أية تعديلات ضرورية حتى التوصل إلى الموافقة النهائية على اكتمال العمل.

·        بعد اعتماد استمارة إكمال العمل من قبل مدير الدائرة ، تقوم الشركة بإغلاق العمل في النظام.

 

ملاحظة:-

 

تلجأ الدائرة عند الضرورة إلى استخدام الشروط الجزائية التعاقدية خصوصاً عند ثبوت مخالفة الشركة الصريحة لأحد الشروط أو المواصفات الهامة في الاتفاقية المبرمة بينها وبين الجامعة ، مثل التأخير غير المقبول في تنفيذ الأعمال الإضافية.

 

3-   توفير عمال لمختلف جهات الجامعة:-

·  تعتبر طلبات توفير عمال لمختلف جهات الجامعة عمل روتيني دائم حيث تقوم ورشة القسم بإدارة توزيع العمالة المتوفرة لديها والبالغ عددها 17 عامل والتي تقوم شركة الصيانة بتوفيرها بشكل يومي حسب العقد المبرم بين الشركة والجامعة.

·  تتلقى ورشة القسم استمارات معدة لهذا الغرض من الجهات المختلفة بالجامعة عبر الفاكس أو البريد اليومي الذي يصل إلى قسم التنسيق والمتابعة والذي بدوره يقوم بوضع الاستمارات في الصندوق المخصص للورشة بالدائرة.

·  في حالة كون الطلب لا يتعارض مع المسؤوليات المنوطة بمسؤوليات العمال يقوم مسئول الورشة بوضعها في الخطة الأسبوعية وبالاتفاق مع الجهة الطالبة ووضعها في جدول زمني مخصص. ومن ثم تقوم الورشة بتوفير العمال في الوقت والمكان المناسب المتفق عليه.

·  في حالة كون الطلب لا يمكن تنفيذه عن طريق الورشة بسبب عدم توفر العمالة في ذلك الوقت يقوم مسئول الورشة بتحويل الطلب إلى رئيس قسم الصيانة المدنية ليقوم بدوره بإحالة الطلب إلى احد مهندسي القسم لمحاولة توفير العمالة عن طريق إصدار عمل إضافي الكترونيا عن طريق نظام الصيانة لتقوم الشركة بعد ذلك بتوفير العمالة ومن ثم إصدار استمارة إنهاء العمل الكترونيا (الرجاء الرجوع إلى بند "الأعمال الإضافية").

·  في حالة تعارض طلب العمال مع العمل المطلوب تنفيذه يقوم مسئول الورشة بإبلاغ رئيس القسم بضرورة الاعتذار للجهة الطالبة وذلك عبر التعليق المباشر بالاستمارة وإرسالها بالفاكس إلى الجهة.

 

4-   تجهيز الفعاليات:-

·  يتلقى القسم وبشكل دائم طلبات تجهيز مختلف الفعاليات التي ترعاها جهات الجامعة حيث تقوم الجهة بمخاطبة الدائرة رسميا بذلك محددة فيها مكان ووقت الفعالية والأعمال المطلوب تجهيزها.

·  يقوم رئيس القسم بتحويل الطلب إلى ورشة القسم مباشرة للتنسيق مع الجهة بخصوص الطلب.

·  في حالة كون الطلب في متناول الإمكانات المتوفرة لدى الورشة ، تقوم الورشة بتنفيذ الطلب .

·     في حال عدم إمكانية ورشة الدائرة من القيام بالعمل لأي سبب يتم تحويله إلى الشركة للقيام به كعمل إضافي (الرجاء الرجوع إلى بند "الأعمال الإضافية"  أعلاه ).

·  في حالة كون الطلب يتعارض مع احد أساسيات العمل يتم الاعتذار للجهة رسميا عن طريق خطاب من قبل مدير الدائرة.

 

1-أعمال التنظيف:-

                       ·     تقوم شركة النظافة بإعداد برنامج شهري شامل لعملية التنظيف لمختلف أنحاء الجامعة استنادا إلى شروط ومواصفات العقد المبرم مع الشركة.

                       ·     تقوم الشركة بإرسال البرنامج للدائرة برسالة رسمية.

                       ·     يتم استقبال الرسالة عن طريق قسم التنسيق والمتابعة وتسجيلها بنظام الرسائل الواردة.

                       ·     يقوم قسم التنسيق والمتابعة بتحويل الرسالة للقسم بالتزامن مع إطلاع مدير الدائرة على الرسالة.

                       ·     يتم مراجعة البرنامج الشهري من قبل المعنيين بقسم النظافة ورئيس القسم وإبداء الملاحظات.

                       ·     يتم تعديل البرنامج من قبل الشركة في حالة وجود أية ملاحظات.

                       ·     يتم توزيع البرنامج على موظفي القسم للمتابعة والإشراف على التنفيذ.

                       ·     يتم إفادة رئيس القسم بصورة يوميه حول التزام الشركة بتنفيذ البرنامج.

                       ·      يتم تحديد النواقص التي حدثت في تنفيذ البرنامج بصفة يومية.

                       ·     يتم إفادة الشركة بالنواقص لاتخاذ ما يلزم.

                       ·      تقوم الشركة بإفادة القسم بما تم تنفيذه حول النواقص خلال يومين.

                       ·     يتم توزيع إفادة الشركة على موظفي القسم للتأكد من تصحيح النواقص.

                       ·     يتم مناقشة الملاحظات مع مدير المشروع في حالة عدم الرضى عن ما تم إنجازه بخصوص تصحيح هذه النواقص.

                       ·     يتم حفظ البرنامج لدى القسم مع نهاية كل شهر عند الانتهاء من الأعمال على أكمل وجه.

ملاحظة:-

 

يتخلل عملية الصيانة المشار إليها أعلاه التنسيق الدائم والمستمر بين القسم والشركة لحل مختلف الإشكالات والصعوبات والمواضيع التي تواجه عملية الصيانة. كما إن هذه الإشكالات والصعوبات ومختلف المواضيع الأخرى المتعلقة بعملية الصيانة تحظى باستمرار بالنقاش الوافي بين موظفوا ورئيس القسم من جهة وبين رئيس القسم ومدير الدائرة من جهة أخرى بغية التوصل إلى أفضل وأنسب الحلول بشأنها. علماً بأن الدائرة تلجأ عند الضرورة إلى إستخدام الشروط الجزائية (الغرامات) ضد الشركة خصوصاً عند ثبوت تقصير الشركة أو تماديها في أحد الجوانب الهامة أو الحساسة من جوانب الصيانة مثل التأخير في تنفيذ الأعمال أو عدم الإلتزام بشروط ومواصفات الإتفاقية المبرمة بينها وبين الجامعة.

2-استخدام المواد الاستهلاكية في عملية التنظيف:-

 

أ‌-    المواد المحددة والمسعرة مسبقاً في العقد:

                       ·          يقوم القسم بتحديد الاحتياجات نصف الشهرية من المواد والمطهرات والمحارم  الورقية وغيرها.

                       ·     يقوم القسم بطلب من الشركة توريد هذه المواد الاستهلاكية إلى مخزن الدائرة.

                       ·     يتم تقديم طلب لصرف المواد من القسم الى مخزن الدائرة بعد التوريد.

                       ·     يتم توزيع المواد على المواقع المختلفة حسب حجم العمل فيها مع الاحتفاظ بسجل لذلك.

 

ب‌-     المواد الغير محددة في العقد:

o   يتم تقديم طلب للشركة بتوريد مادة معينة مع ضرورة تقديم عرض للأسعار.

o   تقوم الشركة بتوفير عينة من المادة المطلوبة مع عرض الاسعار.

o   يقوم قسم التنسيق بالدائرة بتحويل الموضوع للقسم للدراسة والتحليل بالتزامن مع إطلاع مدير الدائرة.

o   يتم مخاطبة الشركة بالموافقة وتوريد المادة الأنسب إلى مخزن الدائرة.

o   يتم تقديم طلب لصرف المواد من القسم لمخزن الدائرة بعد التوريد.

o   يتم توزيع المواد على المواقع المختلفة مع الإحتفاظ بسجل لذلك.

 

3-   مكافحة الآفات والقوارض والحيوانات السائبة:-

·     تقوم الشركة بتقديم برنامج شهري لمكافحة الحشرات والقوارض بالجامعة.

·     يقوم القسم بمراجعة البرنامج ومتابعته وتنفيذه من قبل الشركة وتصحيح أية نواقص في التنفيذ.

·     كذالك يتم استقبال الشكاوى بخصوص القوارض او الحشرات من جهات الجامعة.

·     يقوم القسم بدراسة وتقسيم الشكاوى حسب نوعها لاتخاذ التدابير اللازمة حيالها وذلك على النحو التالي:

 

أ‌-        الكلاب الضالة:-

o   يقوم القسم بزيارة الموقع للتعرف والنظر حول الشكوى.

o   يقوم القسم بمخاطبه امن الجامعة للتخلص من الكلاب الضالة.

o   يقوم القسم بمتابعة ما تم تنفيذه مع امن الجامعة.

ب‌-  الكلاب الأليفة:-

o   يقوم القسم بدراسة الشكوى.

o   يتم التعميم على السكان بضرورة اخذ التدابير اللازمة حول تنظيف  مخلفات الكلاب وتفادى أخذها في الأماكن المزدحمة أو تركها خارج المنزل.

        جـ -  القطط والفئران:-

o   يقوم المعنيين بالقسم بزيارة الموقع للتأكد من وجود تلك القطط والفئران  ونوعيتها.

o   يتم مخاطبة السكان في حال كانت القطط اليفة لحفظ قططهم داخل المنازل.

o   يتم مخاطبة الشركة لوضع مصائد للقطط في حال كانت القطط ضالة.

o   يتم متابعة ما تم تنفيذه وما تم الإمساك به من قطط وكيفية التخلص منها.

o   يتم مخاطبة الشركة لوضع مصائد أو سموم خاصة للفئران ومتابعة تنفيذ ذلك.

        د-  الذباب والبعوض

o   تقوم الشركة بوضع برنامج يومي للرش.

o   يتم متابعة البرنامج اليومي للرش من قبل المعنيين بالقسم.

o   يتم تقييم جودة المواد المستخدمة ومدى تأثيرها على البعوض والذباب.

o   يتم مخاطبة الشركة لاستبدال المادة في حال عدم وجود فعالية لها.

o   تقوم الشركة بتقديم مقترح لا كثر من مبيد ويتم إحضار عينه منها للتجربة.

o   يتم مخاطبة الشركة بالموافقة على المادة البديلة بعد تجربتها.

        هـ -  مكافحة الرمة:-

o   تقوم الدائرة بمخاطبة الشركة عن تواجد الرمة في مكان ما وكذالك تفعل الشركة في حال ملاحظتها تواجد الرمة.

o   تقوم الشركة بإفادة القسم بموعد مكافحة الرمة.

o   يقوم القسم بالمتابعة للإطلاع على ما تم تنفيذه في هذا الشأن.

o   يقوم القسم بالتنسيق مع قسم الصيانة المدنية لصبغ الموقع بعد الانتهاء من العمل.

o   يتم زيارة الموقع مرة أخرى للتأكد من أن العمل تم على أكمل وجه.

 

4-   تجهيز المسرح المفتوح للفعاليات والمناسبات:-

·     تقوم الجهات المنظمة بتقديم طلب للدائرة لتجهيز المسرح المفتوح مع ذكر موعد الفعالية.

·     يتم تحديد جدول زمني لتجهيز المسرح المفتوح مع تحديد عدد العمال والمواد الاستهلاكية اللازمة.

·     تقوم الشركة برفع الأغطية عن الكراسي والقيام بعمليات التنظيف وتلميع الأرضيات مع توفير المواد الاستهلاكية اللازمة لدورات المياه.

·     تستمر عملية التنظيف أثناء سير الفعالية وذلك بحسب الحاجة.

·     يقوم القسم بالمتابعة المستمرة لسير عملية التنظيف.

 

 

5-   تجهيز المجمعات السكنية لاستقبال الطلاب و الوفود أثناء الفعاليات:-

·     يتم اعداد برنامج زمني لغسيل السجاد وتنظيف شامل للمجمعات السكنية.

·     يتم إفادة الشركة بتاريخ بدء عملية التنظيف الشاملة.

·     يتم مخاطبة الشركة لتوفير عمال يجيدون خدمة الغرف في حال تسكين الوفود في المجمعات السكنية في المناسبات أو الفعاليات.

·     يتم متابعة وتقييم عملية التنظيف وإعداد الغرف من قبل القسم قبل وأثناء الفعالية.

 

6-   متابعة توفير الشركة للأدوات ومعدات التنظيف:-

·     يقوم القسم بمتابعة دورية لأدوات ومعدات التنظيف الواجب على الشركة توفيرها بالموقع بحسب العقد والتأكد من صلاحيتها.

·     يتم مخاطبة الشركة في حال عدم الرضى عن مستوى أي معدة لإصلاحها أو تغييرها مع إعطاء الشركة فترة من الزمن للتغيير.

·     يتم تطبيق الشروط الجزائية في حال الضرورة.

 

7-   طلبات فتح القاعات والفصول الدراسية للفعاليات والامتحانات (أيام الأسبوع):-

·     تقوم الجهات المعنية بمخاطبة الدائرة بفتح القاعات أو الفصول مع ذكر التاريخ والوقت.

·     يتم تحويل الطلب للقسم.

·     يقوم القسم بمخاطبة الشركة لفتح القاعات أو الفصول في الوقت المحدد.

 

8-   طلبات فتح القاعات والفصول الدراسية (أيام الإجازات والعطل الرسمية):-

·  تقوم الجهات المعنية بمخاطبة الدائرة بفتح القاعات أو الفصول مع ذكر التاريخ والوقت.

·  يتم تحويل الطلب للقسم.

·  يقوم القسم بمخاطبة الشركة لفتح القاعات أو الفصول في الوقت المحدد مع ضرورة توفير عامل نظافة لإغلاق المبنى والتأكد من نظافته فور انتهاء الفعالية.

 

9-   طلب توفير عمال تنظيف للفعاليات والمناسبات:-

·     تقوم الجهات المعنية بمخاطبة الدائرة بطلب توفير عمال نظافة مع تحديد التاريخ والوقت.

·     يتم تحويل الطلب للقسم.

·     يقوم القسم بمخاطبة الشركة بتاريخ الفعالية وعدد العمال المطلوبين للفعالية.

·     يقوم القسم بالمتابعة اللازمة.

 

10- الشكاوى على عمال النظافة وجودة النظافة:-

·     تصل الشكوى للدائرة كتابيا أو شفوياً.

·     يقوم القسم بدراسة الشكوى وزيارة الموقع.

·     يتم تحديد الإجراءات اللازمة على ضوء ما تتوصل إليه الدراسة.

·     تقوم الشركة بتنفيذ الإجراءات اللازمة.

·     يتم متابعة ما تم تنفيذه من قبل الشركة ومخاطبة مقدم الشكوى بما تم تنفيذه.

 

11-                        متابعة وحدات الجامعة بخصوص ترك الابواب مفتوحة بعد ساعات   العمل:-

·     تقوم الشركة بمخاطبة الدائرة حول وجود بعض الأبواب مفتوحة بعد أن تم إغلاقها باليوم السابق.

·     تقوم الدائرة بمخاطبة الجهة لتوضيح الأمر وتفادي تكراره

·     يتم متابعة الأمر مع الشركة للتأكد من إغلاق الأبواب قبل المغادرة.

 

12-        سوء استخدام مرافق الجامعة:-

·     تقوم الشركة بمخاطبة الدائرة حول ما تلاحظه من سوء استخدام لمرافق الجامعة.

·     تقوم الدائرة بمخاطبة الجهة المعنية حول الشكوى.

·     يقوم القسم بمتابعة ما تم تنفيذه من الجهة المعنية بهذا الشأن.

 

13-     استقبال الاتصالات لفتح القاعات بصورة طارئة خلال أيام الإجازات الرسمية:-

·     يقوم مدير الجهة الطالبة أو المسؤول بالاتصال بمدير الدائرة لفتح قاعة او فصل معين خلال فترة الإجازة.

·     يقوم المدير أو رئيس القسم بالاتصال بمدير الشركة لفتح القاعة وتوفير عامل للنظافة والتأكد من إغلاقها مباشرة  بعد الفعالية.

·     يتم التأكد من قيام الجهة الطالبة بإرسال رسالة لاحقا بخصوص الموضوع.

 

14- تجهيز القاعة الكبرى للفعاليات والمناسبات:-

·     تقوم دائرة شؤون قاعات المؤتمرات والفعاليات بمخاطبة الدائرة بخصوص طلب تجهيز القاعة الكبرى للفعاليات والمناسبات مع تحديد اليوم والوقت.

·     يتم تحويل الطلب من قسم التنسيق والمتابعة للقسم بالتزامن مع إطلاع المدير على الطلب.

·     يقوم القسم بتحديد أحد موظفي القسم للأشراف على التجهيزات مع إفادة الشركة بالفعالية وتفاصيلها.

·     يتم متابعة سير التجهيزات وعملية التنظيف بالإضافة إلى توفير المواد الإستهلاكية لدورات المياه.

·     يتم توفير عمال للقيام بعملية التنظيف الفعالية.

 

 

 

15-     توفير معدات اثناء تسرب المياه ببعض المواقع:-

·     يتم تلقي البلاغ من الشركة أو مباشرة من الجهة.

·     يتم افادة الشركة بسرعة توفير معدات لشفط وكنس وغسيل الموقع شفهيا.

·     يتم متابعة العمل وافادة شركة الصيانة بضرورة غلق موقع التسرب.

·     يتم القيام بتنظيف الموقع وشفط المياه.

 

16-   تدوير النفايات الورقية والكرتونية:-

·  تم الاتفاق مع إحدى الشركات للقيام بتجربة تدوير النفايات الورقية والكرتونية.

·  تقوم شركة النظافة بتجميع هذه النفايات من الموقع وإحضارها للموقع المخصص لذلك.

·  تقوم الشركة المسؤولة عن تدوير النفايات بفرز المخلفات وتجميعها وضغطها وإرسالها لخارج الجامعة.

·  يقوم القسم بالتأكد من ان الشركة ملتزمة بإزالة المخلفات المتفق عليها وعدم تراكمها بالموقع المخصص لها.

 

17-   مراجعة الدفعة الشهرية للشركة:-

·       في نهاية كل شهر تقوم الشركة بإرسال الفواتير الشهرية (الدفعة الشهرية) والتي تشتمل على المبالغ الثابتة (Measured Works) ومبالغ المواد الإستهلاكية بالإضافة إلى قيمة الأعمال الإضافية ومطالبات أخرى إن وجدت.

·       يقوم رئيس القسم بإعداد الدفعة الشهرية للشركة بعد مراجعة الفواتير وخصم قيمة فواتير الكهرباء والماء المستحقة على الشركة ومبالغ أخرى مثل: الغرامات المطبقة على الشركة وجزء من الدفعة المقدمة وحجز مبلغ حتى انتهاء المشروع (Retention Money)، على أن يدفع كاملا بعد انتهاء المشروع.

·       يقوم رئيس القسم بتحويل الدفعة الشهرية لمدير الدائرة للاعتماد النهائي.

·       يقوم مدير الدائرة باعتماد الدفعة بعد مراجعتها.

·       بعد ذلك ترسل الدفعة الشهرية مع الوثائق والمستندات الثبوتية لدائرة الشؤون المالية للدفع لصالح الشركة.

 

18-     إعداد وتحديث اتفاقية خدمات النظافة ومكافحة الحشرات:-

·     تقييم عقود النظافة ومكافحة الحشرات السابقة للوقوف على سلبيات وايجابيات كل عقد.

·   إقامة ورش نقاش داخل الدائرة للإطلاع على أحدث المستجدات المتعلقة بتصميم العقود.

·     ضمان مشاركة جميع موظفي القسم في إعداد وتجديد عقد النظافة ومكافحة الحشرات وذلك بإقامة اجتماعات دورية تناقش فيها النقاط التي يثيرها كل موظف وأيضا بحث المستجدات في كل ما يتعلق بأمور النظافة ومكافحة الحشرات.

·     تشكيل لجنة رسمية لإعداد شروط ومواصفات المناقصة.

·     إجراء التعديلات اللازمة بعد الأخذ بما جاء أعلاه وإعداد العقد بصيغته الجديدة.

·     تجهيز مسودة أولى لوثائق المناقصة .

·     إرسال نسخة من المسودة الاولى لوزارة الشؤون القانونية ومجلس المناقصات للمراجعة وذلك تمهيدا لطرح المناقصة.

·