Menu
Menu

دائـــرة الوثــائق

img
img
img
img
  • عن الدائرة
  • الهيكل التنظيمي
  • معلومات تهمك
  • المرئيات
  • بيانات الموظفين
  • موقعنا
  • وصلات مهمة

الرؤية

تتحدد رؤية الدائرة في بيان أهمية وثائق الجامعة ومحفوظاتها كونها تمثل إرثاً تاريخياً، ولبنه من لبنات العملية التعليمية، والبحث العلمي بجامعة السلطان قابوس.

الرسالة

تتطلع الدائرة إلى جمع الوثائق من جميع كليات الجامعة ومراكزها ودوائرها وأقسامها ووحداتها تمهيداً لتصنيفها وحفظها في مكان مناسب يمكن الرجوع إليه بكل سهولة ويسر، لتكون معينا للباحثين ورصيداً حضاريا يجسد تاريخ الجامعة ومنجزاتها.

الأهداف

  1. مساندة العملية التعليمية والبحثية بالجامعة.

  2. تطوير العمل الإداري والارتقاء به.

  3. تأمين سلامة الوثائق من الضياع أو التلف والحفاظ عليها.

  4. تنظيم الوثائق جارية الاستعمال مع سرعة الوصول إليها.

  5. الانتقاء المنظم للوثائق الجديرة بالحفظ الدائم.

  6. جمع وثائق الجامعة ومحفوظاتها وترتيبها وحفظها حماية للتراث الوطني.

  7. توفير ذاكرة للوثائق والمحفوظات العمانية بكافة الطرق الحديثة.

  8. العمل على حسن استغلال المحفوظات وتشجيع البحث العلمي والإبداع الفكري والفني.


محطات في تاريخ الدائرة

 12 ديسمبر 2010م

- صدر  قرار رئاسة الجامعة رقم (790/2010) بإنشاء دائرة الوثائق والمحفوظات

28 يناير 2014م

- صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (51/2014) بتشكيل لجنة رئيسية لمتابعة إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بجامعة السلطان قابوس.

 17ابريل 2014م

- صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (271/ 2014) بتعديل مسمى دائرة الوثائق والمحفوظات الى دائرة الوثائق

- صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (272/2014) بتشكيل لجنة المتابعة الداخلية لإعداد الوثائق الخصوصية بجامعة السلطان قابوس 

 29 يونيو 2014م

- صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (458/2014) بتطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة بجامعة السلطان قابوس.

20 أغسطس 2017م

- صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (416/2017) بتشكيل لجنتي مشروع إدارة الوثائق والمستندات الالكترونية بجامعة السلطان قابوس

18 ديسمبر2017 م

- صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (578/2017) باعتماد الهيكل التنظيمي لدائرة الوثائق

22 إبريل 2018م

- صدر قرار إدارة الجامعة رقم (209/2018) بتشكيل لجان الفرز بجامعة السلطان قابوس.

27 نوفمبر 2018م

- صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (712/2018) بتطبيق نظام تنصنيف الوثائق الخصوصية بجامعة السلطان قابوس

 


 



طريقة طلب الحافظات والملفات

- يتم الطلب عن طريق نظام Vision

- الحافظات الكبيرة مسجلة تحت عنوان File Box big Records and Archive برقم STAFILTLB

- الحافظات المتوسطة مسجلة تحت عنوانFile Box small Records and Archive   برقم STAFILTLB0001

- الملفات مسجلة تحت عنوان     File Pocket Records and Archive برقم STAFILPOC0002


مفاهيم ومصطلحات

الوثائق :

كل وثيقة ينشئها أو يتحصل عليها من خلال ممارسة مهامه كل شخص طبيعي أو اعتباري سواء كان عاما أو خاصا أيا كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعاؤها ، وتتضمن معلومات يتم التوصل إليها بصفة مباشرة أو غير مباشرة مثل الرسائل والخرائط والصور والشرائط الممغنطة والأفلام والأقراص الضوئية وغيرها.  وتكون الوثائق مفردة أو مجمعة في ملف.

الوثائق الجارية :

الوثائق التي يتم استخدامها بصفه جارية ومتواترة حسب مقتضيات العمل .

الوثائق الوسيطة :

الوثائق التي انتهى اعتبارها وثائق جارية وأصبح استعمالها عرضيا .

المحفوظات :

الوثائق الوسيطة التي تم انتقاؤها للحفظ الدائم بعد أن انتفت الحاجة إليها من قبل من أنشأها أو تحصل عليها في إطار ممارسة نشاطه.

الوثائق العامة :

الوثائق الناشئة عن الجهات المنصوص عليها في المادة (13) من قانون الوثائق والمحفوظات.

الوثائق الخاصة :

الوثائق الناشئة عن الأشخاص الخاصة.

الوثائق الأساسية :

الوثائق المهمة التي يصعب على أية جهة أداء مهامها بدونها.

الوثائق الخصوصية:

الوثائق الموجودة في جهة معينة وتتعلق بالمجال أو القطاع الخصوصي لها ولا يوجد بغيرها من المؤسسات .

الوثائق المشتركة :

الوثائق المتماثلة أو المتقاربة في نوعيتها والمتداولة لدى الجهات المعنية.

الوثيقة الأصلية :

هي الصيغة الأولى للوثيقة عند نشأتها وهي تحتوي على العلامات التي تعطى للوثيقة طابعها الأصلي مثل الختم والتوقيع.  ويمكن أن نصدر منها نسخا أو أصولا متكررة.

الملف :

مجموعة من الوثائق تنشأ بصفة عادية نتيجة لمباشرة أية لموضوع أو مسألة محددة تدخل ضمن اختصاصاتها.

حافظة :

هي وعاء مادي أو إلكتروني لحفظ الوثائق والملفات، وتسمى أيضا حاوية وتحفظ بها الوثائق سواء كانت جارية أو وسيطة أو محفوظات.

المصير النهائي:

ما تؤول إليه الوثائق والملفات بعد انتهاء الحاجة إاليها ، ويكون إما بالحفظ الدائم لدى الهيئة أو بالإتلاف.

التاريخ الأدنى والأقصى:

يتم ذكر تاريخ أقدم وثيقة وتاريخ آخر وثيقة تضمنتها مجموعة من الوثائق لها صلة فيما بينها (مثل الملف).

الحفظ الدائم :

هو الحفظ الكلي لنوع من الوثائق والملفات بطريقة تمكن من الرجوع إليها بأيسر الظروف ، ويرمز لهذا المصير في جدول مدد الاستبقاء (ح د).

الانتقاء :

هو حفظ دائم لجزء من الوثائق بعد إجراء فرز مدروس ثم إتلاف الباقي ، ويرمز إليها في جدول مدد الاستبقاء (إن).

الإتلاف :

هو الإتلاف الكلي للوثائق دون الحفظ للبعض منها ، ويرمز إليها في جدول مدد الاستبقاء (إت).


اسئلة شائعة

ما الفرق بين الوثائق المشتركة والوثائق الخصوصية؟

- الوثائق المشتركة هي الوثائق التي تتواجد لدى أي مؤسسة مهما كان نوعها ونوع نشاطها، وتندرج تحت أربع وظائف أساسية وهي (التنظيم العام، الموارد البشرية، الموارد المالية، الموارد المادية).

- اما الوثائق الخصوصية فهي الوثائق التي تختص بهل مؤسسة معينة عن غيرها من المؤسسات الأخرى، وتختلف وظائفها حسب طبيعة عملها.

هل يمكن استخدام رموز تصنيف تتبع تقسيمات أخرى؟

نعم يمكن للدوائر والاقسام التي تحتفظ بالنسخ أن تستخدم رمز تصنيف الملف الأصل الذي يوجد (بالدائرة او القسم) وهذا لا يؤثر على سير العمل ولا يحدث الازدواجية، حيث ان رموز التصنيف المعتمدة تستخدم في الفترة الجارية فقط.

توجد بعض الملفات لم تذكر بصريح الاسم في نظام التصنيف، كيف يتم التعامل معها؟

تم اختيار العنوان الأقرب لمسمى الملف مع ضرورة وضع رمز التصنيف الأصلي.

هل يجوز اتلاف أو التخلص من الوثائق التي انتهت مدة حفظها؟

لا يمكن التخلص من أي وثيقة تخص الصالح العام حتى وأن كانت نسخة ضوئية.

ما هو جدول إدارة الوثائق الجارية؟

هو جدول يحدد تواريخ تحويل الوثائق التي تعد جارية الاستعمال الى قسم الحفظ بدائرة الوثائق، بحيث يسهل على منشى الوثائق معرفة الوثائق المعنية بالتحويل وتاريخ إجراء التحويل، ويعتبر هذا الجدول حلقة الوصل بين الدائرة المعنية، ودائرة الوثائق.

 


 

 

:طريقة تصنيف الوثائق

 

الاسم

المسمى الوظيفي

المحول

البريد الإلكتروني

حمد بن هلال الشقصي

مدير الدائرة

3300

hamad98@squ.edu.om

أحمد بن محمد البحراني

نائب المدير

3310

ahmedam@squ.edu.om

هشام بن علي  الزيدي

منسق

3301

hishamz@squ.edu.om

إيمان بنت سعيد اللواتية

موظفه

3302

eman22@squ.edu.om

حسن بن محمود  البلوشي

فني وثائق ومحفوظات

3303

hassanb@squ.edu.om

محمد بن سعيد  المحاربي

موظف

3304

maharbi@squ.edu.om

إسحاق بن عبدالله  الراشدي

موظف

3304

ishaq595@squ.edu.om

سعيد بن حمود الطوقي

موظف

3304

saidtooq@squ.edu.om

بسام بن سعد النعيمي

فني وثائق (أ)

3304

bassam@squ.edu.om

صفية بنت ناصر  السيابية

فني وثائق (ج)

3306

safiya22@squ.edu.om

تهاني بنت زاهر الكيومية

فني وثائق (ج)

3306

tahani8@squ.edu.om

مرام بنت حسن الرصاص

فني وثائق (ج)

3305

maram@squ.edu.om

سلوى بنت صالح المعمرية

فني وثائق (ج)

3307

almaamari@squ.edu.om

ميمونه بنت سليمان التوبية

فني وثائق (ج)

3307

maltobi@squ.edu.om