Menu
Menu

دائـــرة الوثــائق

imgدائرة الوثائق
دائرة الوثائق
imgدائرة الوثائق
دائرة الوثائق
imgدائرة الوثائق
دائرة الوثائق
  • عن الدائرة
  • الهيكل التنظيمي
  • مصطلحات فنية 
  • موقعنا
  • بيانات الموظفين
  • وصلات خارجية

الرؤية

تتحدد رؤية الدائرة في بيان أهمية وثائق الجامعة ومحفوظاتها كونها تمثل إرثاً تاريخياً، ولبنه من لبنات العملية التعليمية، والبحث العلمي بجامعة السلطان قابوس.

الرسالة

تتطلع الدائرة إلى جمع الوثائق من جميع كليات الجامعة ومراكزها ودوائرها وأقسامها ووحداتها تمهيداً لتصنيفها وحفظها في مكان مناسب يمكن الرجوع إليه بكل سهولة ويسر، لتكون معينا للباحثين ورصيداً حضاريا يجسد تاريخ الجامعة ومنجزاتها.

 

الأهداف

  1. مساندة العملية التعليمية والبحثية بالجامعة.
  2. تطوير العمل الإداري والارتقاء به.
  3. تأمين سلامة الوثائق من الضياع أو التلف والحفاظ عليها.
  4. تنظيم الوثائق جارية الاستعمال مع سرعة الوصول إليها.
  5. الانتقاء المنظم للوثائق الجديرة بالحفظ الدائم.
  6. جمع وثائق الجامعة ومحفوظاتها وترتيبها وحفظها حماية للتراث الوطني.
  7. توفير ذاكرة للوثائق والمحفوظات العمانية بكافة الطرق الحديثة.
  8. العمل على حسن استغلال المحفوظات وتشجيع البحث العملي والإبداع الفكري والفني.

 

محطات في تاريخ الدائرة

 - صدر  قرار رئاسة الجامعة رقم (790/2010) بإنشاء دائرة الوثائق والمحفوظات تاريخ 12ديسمبر 2010

- صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (51/2014) بتشكيل لجنة رئيسية لمتابعة إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بجامعة السلطان قابوس تاريخ 28 يناير 2014

- صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (271/ 2014) بتعديل مسمى دائرة الوثائق والمحفوظات الى دائرة الوثائق تاريخ 17ابريل 2014.

- صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (272/2014) بتشكيل لجنة المتابعة الداخلية لإعداد الوثائق الخصوصية بجامعة السلطان قابوس تاريخ 17ابريل 2014

- صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (458/2014) بتطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة بجامعة السلطان قابوس تاريخ 29يونيو 2014.

- صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (416/2017) بتشكيل لجنتي مشروع إدارة الوثائق والمستندات الالكترونية بجامعة السلطان قابوس تاريخ 20أغسطس2017. 

صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (578/2017) باعتماد الهيكل التنظيمي لدائرة الوثائق تاريخ 18ديسمبر2017.

 

 

 

 

                                                                             

 

بغرض توحيد المفاهيم واعتماد مصطلحات مقننة ، نورد فيما يلي تعريفا لأهم المصطلحات الفنية في إطار تطبيق أدوات إدارة الوثائق :

الوثائق : كل وثيقة ينشئها أو يتحصل عليها من خلال ممارسة مهامه كل شخص طبيعي أو اعتباري سواء كان عاما أو خاصا أيا كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعاؤها ، وتتضمن معلومات يتم التوصل إليها بصفة مباشرة أو غير مباشرة مثل الرسائل والخرائط والصور والشرائط الممغنطة والأفلام والأقراص الضوئية وغيرها.  وتكون الوثائق مفردة أو مجمعة في ملف.

الوثائق الجارية : الوثائق التي يتم استخدامها بصفه جارية ومتواترة حسب مقتضيات العمل .

الوثائق الوسيطة : الوثائق التي انتهى اعتبارها وثائق جارية وأصبح استعمالها عرضيا .

المحفوظات : الوثائق الوسيطة التي تم انتقاؤها للحفظ الدائم بعد أن انتفت الحاجة إليها من قبل من أنشأها أو تحصل عليها في إطار ممارسة نشاطه.

الوثائق العامة : الوثائق الناشئة عن الجهات المنصوص عليها في المادة (13) من قانون الوثائق والمحفوظات.

الوثائق الخاصة : الوثائق الناشئة عن الأشخاص الخاصة.

الوثائق الأساسية : الوثائق المهمة التي يصعب على أية جهة أداء مهامها بدونها.

الوثائق المشتركة : الوثائق المتماثلة أو المتقاربة في نوعيتها والمتداولة لدى الجهات المعنية.

الوثيقة الأصلية : هي الصيغة الأولى للوثيقة عند نشأتها وهي تحتوي على العلامات التي تعطى للوثيقة طابعها الأصلي مثل الختم والتوقيع.  ويمكن أن نصدر منها نسخا أو أصولا متكررة.

الملف : مجموعة من الوثائق تنشأ بصفة عادية نتيجة لمباشرة أية لموضوع أو مسألة محددة تدخل ضمن اختصاصاتها.

حافظة : هي وعاء مادي أو إلكتروني لحفظ الوثائق والملفات، وتسمى أيضا حاوية وتحفظ بها الوثائق سواء كانت جارية أو وسيطة أو محفوظات.

الرصيد الوثائقي : مجموع الوثائق مهما كان شكلها ووعاؤها وعمرها والتي تتجمع لدى منشئها أو لدى الهيئة.

التصنيف : تنظيم الوثائق والملفات داخل أقسام وأجزاء متجانسة وفق الطرق والأساليب والقواعد الإجرائية المتعبة في هذا الشأن.

الفرز: تحديد الوثائق المعدة للحفظ الدائم وتحديد الوثائق القابلة للإتلاف مباشرة أو بعد أجل محدد.

المصير النهائي: ما تؤول إليه الوثائق والملفات بعد انتهاء الحاجة إاليها ، ويكون إما بالحفظ الدائم لدى الهيئة أو بالإتلاف.

التاريخ الأدنى والأقصى: يتم ذكر تاريخ أقدم وثيقة وتاريخ آخر وثيقة تضمنتها مجموعة من الوثائق لها صلة فيما بينها (مثل الملف).

ترحيل الوثائق : نقل المحفوظات من أية جهة منشئة لها إلى الهيئة لحفظها بصفة دائمة .

جدول ترحيل : استمارة إدارية تستخدم في عملية ترحيل محفوظات من مرفق عام إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية للحفظ الدائم.

الحفظ الدائم : هو الحفظ الكلي لنوع من الوثائق والملفات بطريقة تمكن من الرجوع إليها بأيسر الظروف ، ويرمز لهذا المصير في جدول مدد الاستبقاء (ح د).

الانتقاء : هو حفظ دائم لجزء من الوثائق بعد إجراء فرز مدروس ثم إتلاف الباقي ، ويرمز إليها في جدول مدد الاستبقاء (إن).

الإتلاف : هو الإتلاف الكلي للوثائق دون الحفظ للبعض منها ، ويرمز إليها في جدول مدد الاستبقاء (إت).

 

 

 

م

الاسم

المسمى الوظيفي

المكتب

البريد الإلكتروني

1

حمد بن هلال بن عبدالله الشقصي

مدير الدائرة

3300

hamad98@squ.edu.om

2

بدر بن محمد بن خميس العامري

نائب المدير

3310

bamri@squ.edu.om

3

هشام بن علي بن راشد الزيدي

منسق

3301

hishamz@squ.edu.om

4

إيمان بنت سعيد بن يعقوب اللواتية

موظفه

3302

eman22@squ.edu.om

5

حسن بن محمود بن إسماعيل البلوشي

فني وثائق ومحفوظات

3303

hassanb@squ.edu.om

6

إسحاق بن عبدالله بن مبارك الراشدي 

موظف

3304

ishaq595@squ.edu.om

7

بسام بن سعد بن سويلم النعيمي

فني وثائق (أ)

3304

bassam@squ.edu.om

8

صفية بنت ناصر بن عبدالله السيابية 

فني وثائق (ج)

3306

safiya22@squ.edu.om

9

تهاني بنت زاهر بن سالم الكيومية

فني وثائق (ج)

3306

tahani8@squ.edu.om

12

مرام بنت حسن بن سلام الرصاص

فني وثائق (ج)

3305

maram@squ.edu.om

13

سلوى بنت صالح بن سيف المعمرية

فني وثائق (ج)

3307

almaamari@squ.edu.om

14

ميمونه بنت سليمان بن راشد التوبية

فني وثائق (ج)

3307

maltobi@squ.edu.om