مهام واختصاصات الدائرة :
- توفير سكن للأساتذة الأكاديميين والزوار والفنيين والإداريين والباحثين المتعاقد معهم من قبل الجامعة وطلبة الدراسات العليا من غير العمانيين.
- الإشراف على صيانة المنازل داخل الحرم الجامعي والمنازل المستأجرة خارج الحرم الجامعي وذلك بالتنسيق مع الدائرة المختصة.
- الإشراف على تأثيث مكاتب الجامعة والمنازل داخل الحرم الجامعي وخارجه وذلك بالتنسيق مع دائرة المخازن العامة.
- استئجار منازل للمتعاقدين وذلك بالتنسيق مع اللجنة المختصة.
- ادخال البيانات الكاملة للساكنين في نظام الموارد البشرية (Vision2000).
- إكمال إجراءات عقود الإيجار للمنازل خارج الحرم الجامعي وإكمال بيانات الساكنين بها.
- الإشراف على خدمات (الفواتير الكهرباء والماء والغاز) الخاصة بالمساكن داخل الحرم الجامعي وذلك بالتنسيق مع الجهات المختصة.
- التنسيق مع دائرة المخازن العامة حول صرف الأثاث المنزلي والمكتبي لمختلف وحدات الجامعة.
- تقييم الطلبات الواردة إلى الدائرة من الجهات المختلفة بالجامعة المتعلقة بالأثاث المكتبي أو المنزلي.
مهام واختصاصات مدير الدائرة
- وضع خطط الدائرة وتطويرها، والإشراف على حسن تنفيذها.
- الإشراف على جميع الأقسام داخل الدائرة ومتابعة سير العمل بها .
- تقييم الموظفين الواقعين تحت إشرافه المباشر.
- إعداد الموازنة السنوية للدائرة ورفعها إلى نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية.
- اقتراح احتياجات الدائرة من الموارد البشرية والأجهزة وغيرها.
- تمثيل الدائرة في بعض الاجتماعات الخاصة بها.
- اعتماد تقارير تقييم كفاية الأداء الخاصة بالموظفين.
- أية مهام أخرى يكلف بها من قبل المسؤول المباشر .
مهام واختصاصات نائب المدير
- يحل محل مدير الدائرة في حالة غيابه
- متابعة تجهيز المساكن داخل الحرم الجامعي وخارجه.
- متابعة طلبات تأثيث المكاتب والمساكن الواردة إلى الدائرة من مختلف وحدات الجامعة.
- متابعة سير أعمال الأقسام التابعة له والإشراف عليها من النواحي الإدارية والمالية.
- إعداد تقارير كفاية الأداء الوظيفي لرؤساء الأقسام التابعين له، ومتابعة تقارير كفاية
- الأداء الوظيفي للموظفين التابعين للأقسام التي يشرف عليها.
- الإشراف على السلفة المستديمة للدائرة.
- إجراء المناقلات والارتباطات الخاصة بالبنود المالية في نظام الموارد البشرية (VISION 2000)
- التابعة للأقسام التي يشرف عليها.
- العمل على تدريب الموظفين وتأهيلهم لرفع كفاءة أدائهم الوظيفي.
- الإشراف على الأنظمة التي تنظم أعمال الدائرة.
- - أية مهام أخرى يكلف بها من قبل مدير الدائرة
مهام واختصاصات قسم التنسيق والمتابعة والأرشفة
- تنظيم استلام وتسليم جميع المراسلات الصادرة والواردة للدائرة وتقييدها في السجلات المعدة لذلك.
- متابعة الموضوعات والمذكرات لدى الأقسام التابعة للدائرة.
- متابعة المواضيع الخاصة بالدائرة مع الجهات المعنية والتأكد من استلام الردود في شأنها.
- حفظ و متابعة برامج ومواعيد والتزامات مدير الدائرة
- إعداد وكتابة التقارير والمذكرات والخطابات بناء على متطلبات العمل.
- الرد على المكالمات الهاتفية واستلام رسائل الفاكس وتنظيمها وتوزيعها على أقسام الدائرة
- حفظ وتوثيق وأرشفة المراسلات والبيانات بالملفات الخاصة حسب النظام المتبع.
- حصر الملفات والسجلات التي انتهت مدد حفظها وتسليمها إلى الدائرة المختصة ودلك وفق النظم المعمول بها.
- الإعداد والتحضير للاجتماعات التي يحضرها المدير سواء كانت في الجامعة أو أية جهة أخرى خارج الجامعة.
- توفير جميع المستلزمات الإدارية المتعلقة بشؤون الموظفين داخل الدائرة.
- إعداد التقارير الدورية والفورية عما ينجز من أعمال في القسم ورفعها لمدير الدائرة.
- متابعة حسن سير عمل الآلات والأجهزة الموجودة بالدائرة ومتابعة برامج صيانتها .
- ما يكلف به من أعمال في مجال اختصاص القسم.
مهام واختصاصات قسم خدمات الاسكان .
- حفظ اسم الساكن في نظام الموارد البشرية.
- أخذ قراءة العدادات الكهرباء والماء والغاز) عند وصول الساكن الجديد بحيث تدفع جميع المستحقات السابقة عند بداية التسكين (للمساكن داخل الحرم الجامعي وخارجه).
- حفظ القراءة في نظام الموارد البشرية.
- أخذ القراءة الدورية لعدادات الماء والغاز للمساكن داخل الحرم الجامعي وحفظها في نظام الموارد البشرية.
- طلب صيانة العدادات، وعمل تقديرات للقراءة في حالة تعطل عمل العدادات
- قراءة العدادات عند عمل إخلاء الطرف للساكن بحيث يدفع المستحقات عند المغادرة.
- فرز فواتير الكهرباء الخاصة بالمساكن داخل الحرم الجامعي وتحويلها إلى الجهات المختصة.
- عمل فواتير الكهرباء والماء والغاز لبعض الشركات التي تعمل في الجامعة وتحويل الإيصالات المدفوعة في البنك المعتمد من قبل الشركات إلى دائرة الشؤون المالية لإجراء اللازم.
- إعداد التقارير والمراسلات الخاصة بالقسم ومتابعتها.
- أية مهام أخرى يكلف بها في مجال اختصاص القسم.
مهام واختصاصات قسم عقود الايجار
- فتح ملفات للعقود الجديدة.
- متابعة تجديد العقود المنتهية.
- مخاطبة الملاك بخصوص إنهاء العقود .
- مراجعة عقود الساكنين من نظام الموارد البشرية، وذلك قبل طباعة استمارة عقد الايجار
- استلام إيصالات الدفع للشقق والغرف التي تقوم الدائرة بتأجيرها داخل الحرم الجامعي وخارجه وتحويلها إلى دائرة الشؤون المالية.
- مخاطبة الملاك للنظر في إمكانية تخفيض إيجارات المساكن.
- طباعة الاستمارة التي ترفق بعقد الإيجار الخاصة بالمساكن المستأجرة للموظفين لاعتمادها من قبل إدارة الجامعة.
- إعداد التقارير والمراسلات الخاصة بالقسم ومتابعتها.
- ما يكلف به من أعمال في مجال اختصاص القسم.
مهام واختصاصات قسم المكاتب
- عمل زيارات ميدانية للكليات والمراكز والدوائر بالجامعة بغرض تقييم الأثاث المطلوب سواء كان تزويد أو استبدال الأثاث القديم أو استرجاع حسب الطلبات الواردة للدائرة من مختلف الجهات بالجامعة.
- اعداد التقارير الخاصة بطلبات الستائر والسجاد للأماكن المطلوب تغييرها أو تزويدها وإرسالها إلى دائرة المخازن العامة لإجراء اللازم
- عمل تقرير سنوي بالأثاث المصروف لجميع الوحدات بالجامعة وذلك بالتنسيق مع دائرة المخازن العامة.
- متابعة التقارير المرسلة إلى دائرة المخازن العامة بخصوص صرف الأثاث المطلوب إلى أن يصرف للجهة الطالبة
- إعداد التقارير والمراسلات الخاصة بالقسم ومتابعتها .
- استلام سندات صرف الأثاث من دائرة المخازن العامة والخاصة بالتزويد والاستبدال والاسترجاع
- ما يكلف به من أعمال في مجال اختصاص القسم.
مهام واختصاصات قسم المساكن
- توفير سكن للأساتذة الأكاديميين والزوار والفنيين والإداريين والباحثين المتعاقدين معهم من قبل الجامعة وطلبة الدراسات العليا، وذلك بالتنسيق مع الدوائر والمراكز والكليات .
- معاينة وتقييم أثاث المساكن ومتابعة أعمال تزويد واستبدال الأثاث.
- معاينة المساكن ومتابعة أعمال الصيانة بالتنسيق مع الدائرة المختصة.
- تلقي الاتصالات من الساكنين للاستفسار ومتابعة مواضيعهم.
- استلام المساكن الجديدة المستأجرة من قبل اللجنة المختصة ومتابعة تجهيزها وصيانتها.
- التنسيق مع الساكنين والشركات حول استبدال بعض الأثاث وتركيبه.
- متابعة أعمال شركة النظافة القائمة بأعمال التنظيف في الجامعة والتنسيق معها فيما يخص تنظيف المساكن بحسب الحاجة.
- ادخال بيانات الساكنين الجدد في نظام الحاسب الآلي.
- المتابعة والتنسيق مع ملاك المنازل والساكنين لحل المشاكل والصعوبات التي يواجهونها.
- إعداد التقارير والمراسلات الخاصة بالقسم ومتابعتها .
- استلام سندات صرف الأثاث من دائرة المخازن العامة والخاصة بالتزويد والاستبدال والاسترجاع
- ما يكلف به من أعمال في مجال اختصاص القسم.