Menu
Menu

دائـــرة الوثــائق

imgدائرة الوثائق
دائرة الوثائق
imgدائرة الوثائق
دائرة الوثائق
imgدائرة الوثائق
دائرة الوثائق
  • عن الدائرة
  • الهيكل التنظيمي
  • مصطلحات فنية 
  • موقعنا
  • بيانات الموظفين
  • وصلات خارجية

الرؤية

تتحدد رؤية الدائرة في بيان أهمية وثائق الجامعة ومحفوظاتها كونها تمثل إرثاً تاريخياً، ولبنه من لبنات العملية التعليمية، والبحث العلمي بجامعة السلطان قابوس.

الرسالة

تتطلع الدائرة إلى جمع الوثائق من جميع كليات الجامعة ومراكزها ودوائرها وأقسامها ووحداتها تمهيداً لتصنيفها وحفظها في مكان مناسب يمكن الرجوع إليه بكل سهولة ويسر، لتكون معينا للباحثين ورصيداً حضاريا يجسد تاريخ الجامعة ومنجزاتها.

 

الأهداف

تتلخص أهداف دائرة الوثائق  فيما يلي:

  1. مساندة العملية التعليمية والبحثية بالجامعة.
  2. تطوير العمل الإداري والارتقاء به.
  3. تأمين سلامة الوثائق من الضياع أو التلف والحفاظ عليها.
  4. تنظيم الوثائق جارية الاستعمال مع سرعة الوصول إليها.
  5. الانتقاء المنظم للوثائق الجديرة بالحفظ الدائم.
  6. جمع وثائق الجامعة ومحفوظاتها وترتيبها وحفظها حماية للتراث الوطني.
  7. توفير ذاكرة للوثائق والمحفوظات العمانية بكافة الطرق الحديثة.
  8. العمل على حسن استغلال المحفوظات وتشجيع البحث العملي والإبداع الفكري والفني.

 

محطات في تاريخ الدائرة

 - صدر  قرار رئاسة الجامعة رقم (790/2010) بإنشاء دائرة الوثائق والمحفوظات تاريخ 12ديسمبر 2010

- صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (51/2014) بتشكيل لجنة رئيسية لمتابعة إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بجامعة السلطان قابوس تاريخ 28 يناير 2014

- صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (271/ 2014) بتعديل مسمى دائرة الوثائق والمحفوظات الى دائرة الوثائق تاريخ 17ابريل 2014.

- صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (272/2014) بتشكيل لجنة المتابعة الداخلية لإعداد الوثائق الخصوصية بجامعة السلطان قابوس تاريخ 17ابريل 2014

- صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (458/2014) بتطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة بجامعة السلطان قابوس تاريخ 29يونيو 2014.

- صدر قرار رئاسة الجامعة رقم (416/2017) بتشكيل لجنتي مشروع إدارة الوثائق والمستندات الالكترونية بجامعة السلطان قابوس تاريخ 20أغسطس 2017 

 

 

                                                                             

 

بغرض توحيد المفاهيم واعتماد مصطلحات مقننة ، نورد فيما يلي تعريفا لأهم المصطلحات الفنية في إطار تطبيق أدوات إدارة الوثائق :

الوثائق : كل وثيقة ينشئها أو يتحصل عليها من خلال ممارسة مهامه كل شخص طبيعي أو اعتباري سواء كان عاما أو خاصا أيا كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعاؤها ، وتتضمن معلومات يتم التوصل إليها بصفة مباشرة أو غير مباشرة مثل الرسائل والخرائط والصور والشرائط الممغنطة والأفلام والأقراص الضوئية وغيرها.  وتكون الوثائق مفردة أو مجمعة في ملف.

الوثائق الجارية : الوثائق التي يتم استخدامها بصفه جارية ومتواترة حسب مقتضيات العمل .

الوثائق الوسيطة : الوثائق التي انتهى اعتبارها وثائق جارية وأصبح استعمالها عرضيا .

المحفوظات : الوثائق الوسيطة التي تم انتقاؤها للحفظ الدائم بعد أن انتفت الحاجة إليها من قبل من أنشأها أو تحصل عليها في إطار ممارسة نشاطه.

الوثائق العامة : الوثائق الناشئة عن الجهات المنصوص عليها في المادة (13) من قانون الوثائق والمحفوظات.

الوثائق الخاصة : الوثائق الناشئة عن الأشخاص الخاصة.

الوثائق الأساسية : الوثائق المهمة التي يصعب على أية جهة أداء مهامها بدونها.

الوثائق المشتركة : الوثائق المتماثلة أو المتقاربة في نوعيتها والمتداولة لدى الجهات المعنية.

الوثيقة الأصلية : هي الصيغة الأولى للوثيقة عند نشأتها وهي تحتوي على العلامات التي تعطى للوثيقة طابعها الأصلي مثل الختم والتوقيع.  ويمكن أن نصدر منها نسخا أو أصولا متكررة.

الملف : مجموعة من الوثائق تنشأ بصفة عادية نتيجة لمباشرة أية لموضوع أو مسألة محددة تدخل ضمن اختصاصاتها.

حافظة : هي وعاء مادي أو إلكتروني لحفظ الوثائق والملفات، وتسمى أيضا حاوية وتحفظ بها الوثائق سواء كانت جارية أو وسيطة أو محفوظات.

الرصيد الوثائقي : مجموع الوثائق مهما كان شكلها ووعاؤها وعمرها والتي تتجمع لدى منشئها أو لدى الهيئة.

التصنيف : تنظيم الوثائق والملفات داخل أقسام وأجزاء متجانسة وفق الطرق والأساليب والقواعد الإجرائية المتعبة في هذا الشأن.

الفرز: تحديد الوثائق المعدة للحفظ الدائم وتحديد الوثائق القابلة للإتلاف مباشرة أو بعد أجل محدد.

المصير النهائي: ما تؤول إليه الوثائق والملفات بعد انتهاء الحاجة إاليها ، ويكون إما بالحفظ الدائم لدى الهيئة أو بالإتلاف.

التاريخ الأدنى والأقصى: يتم ذكر تاريخ أقدم وثيقة وتاريخ آخر وثيقة تضمنتها مجموعة من الوثائق لها صلة فيما بينها (مثل الملف).

ترحيل الوثائق : نقل المحفوظات من أية جهة منشئة لها إلى الهيئة لحفظها بصفة دائمة .

جدول ترحيل : استمارة إدارية تستخدم في عملية ترحيل محفوظات من مرفق عام إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية للحفظ الدائم.

الحفظ الدائم : هو الحفظ الكلي لنوع من الوثائق والملفات بطريقة تمكن من الرجوع إليها بأيسر الظروف ، ويرمز لهذا المصير في جدول مدد الاستبقاء (ح د).

الانتقاء : هو حفظ دائم لجزء من الوثائق بعد إجراء فرز مدروس ثم إتلاف الباقي ، ويرمز إليها في جدول مدد الاستبقاء (إن).

الإتلاف : هو الإتلاف الكلي للوثائق دون الحفظ للبعض منها ، ويرمز إليها في جدول مدد الاستبقاء (إت).

 

 

 

الإيميل

المحول

الوظيفة

الاسم

hamad98@squ.edu.om

3300

مدير دائرة الوثائق


حمد بن هلال بن عبدالله الشقصي

 

bamri@squ.edu.om

3310

نائب مدير دائرة الوثائق

 

بدر بن محمد بن

خميس العامري

 

ishaq595@squ.edu.om

3304

موظف


إسحاق بن عبدالله بن مبارك الراشدي

 

eman22@squ.edu.om

3302

موظفه

ايمان بنت سعيد بن يعقوب اللواتية

safiya22@squ.edu.om

3306

فني وثائق (ج)

صفيه بنت ناصر بن عبدالله السيابية

tahani8@squ.edu.om

3306

فني وثائق (ج)

 

تهاني بنت زاهر بن سالم الكيومية

 

hassanb@squ.edu.om

3303

فني وثائق ومحفوظات

 

حسن بن محمود بن إسماعيل البلوشي

 

maram@squ.edu.om

3305

فني وثائق (ج)


 مرام بنت حسن  سلام الرصاص

 

hishamz@squ.edu.om

3301

منسق

 

هشام بن علي بن راشد الزيدي

 

almaamari@squ.edu.om

3307

فني وثائق (ج)


سلوى بنت صالح بن سيف المعمرية