• مهام واختصاصات قسم التنسيق والمتابعة بمكتب عميد شؤون الطلبة
  • أهداف قسم التنسيق والمتابعة
  • إنشاء القسم
  • أرقام قسم التنسيق والمتابعة
  1. تصنيف المواضيع التي تحتاج إلى متابعة حسب الجهة والأولوية وحفظها في ملفات المتابعة.
  2. تنظيم استلام وتسليم جميع المراسلات الصادرة والواردة للعمادة مع عرض وحفظ البريد الخاص بعميد شؤون الطلبة.
  3. تسجيل الرسائل الصادرة والواردة إلى مكتب عميد شؤون الطلبة في نظام الأرشفة الإلكتروني.
  4. إعداد وكتابة التقارير والمذكرات والخطابات بناءً على طلب وتعليمات عميد شؤون الطلبة.
  5. متابعة الوحدات المعنية بالجامعة وخارجها بشأن الموضوعات المحالة إليها واستعجالها في الرد، وتوثيق ذلك في نظام الأرشفة الإلكتروني.
  6. الرد على الاتصالات والاستفسارات التي ترد من وحدات الجامعة المختلفة والجهات الخارجية والمراجعين بشأن الإجراءات التي اتبعت حول مراسلاتها.
  7. إعداد تقارير شهرية عن الجهات التي لا تلتزم بالرد – في الوقت المحدد – على المراسلات التي تحال إليها ورفعها إلى عميد شؤون الطلبة.
  8.  حفظ الملفات والمكاتبات الخاصة بالقسم والمحافظة على سرية وأمن المعلومات به.
  9. حفظ ملفات ومحاضر اللجنة الإدارية بالعمادة.
  10. حفظ ملفات ومحاضر اللجان التي يكون فيها عميد شؤون الطلبة عضواً.
  11. إحالة بعض المواضيع من القسم مباشرةً داخل العمادة وخارجها بناءً على توجيهات عميد شؤون الطلبة.
  12. التواصل ومخاطبة دوائر العمادة وخارجها فيما يخص بعض المواضيع بتوجيه من عميد شؤون الطلبة.
  13. التنسيق والتعاون مع كافة الأقسام المعنية بالتنسيق والمتابعة في الجامعة.
  14. حفظ ومتابعة برامج ومواعيد والتزامات عميد شؤون الطلبة.
  15.  متابعة المذكرات والرسائل المحولة من مكتب عميد شؤون الطلبة إلى دوائر العمادة والعكس.
  16. إعداد خطة سنوية للقسم ورفعها إلى عميد شؤون الطلبة.
  17. القيام بما يوكل للقسم من اختصاصات ومهام أخرى مماثلة بما يفيد مصلحة العمل من قِبل عميد شؤون الطلبة.
  1. ضمان تنفيذ تعليمات عميد شؤون الطلبة لكل الدوائر.
  2. التعاون المشترك مع دوائر العمادة بطريقة تحقق الأهداف المرسومة للعمادة.
  3. تنسيق الجهد الجماعي بين جميع الأقسام في دوائر العمادة وخارجها حتى يتم تحقيق أهداف العمل بشكل متكامل.
  4. التنسيق بين قنوات الاتصال الأفقية والرأسية وفق الهيكل التنظيمي المعتمد للعمادة.
  5. تحقيق الأهداف المرسومة للعملية الإدارية والتنسيقية بأعلى درجة من الكفاءة.

جاء إنشاء قسم التنسيق والمتابعة بموجب قرار سعادة الدكتور رئيس الجامعة رقم ( 307/ 2015 ) بتاريخ 3 مارس 2015م والذي يتبع مكتب عميد شؤون الطلبة، وذلك لأهمية عملية التنسيق والمتابعة.

( 1571 ) رئيس قسم التنسيق والمتابعة.

( 3158 ) موظف

( 3171 ) موظف