حضور جميع المحاضرات والتواجد في الفصل هي مسؤولية الطالب والتغيب عن الحضور لأي سبب من الأسباب سوف يتم احتسابه ضمن نسبة الغياب ويتحمل الطالب مسؤولية متابعة ساعات غيابه، مع العلم أن التأخير المتكرر في الحضور سوف يعتبر غياباً.
و يتم إصدار الإنذار أو الحرمان كما يلي:
• يصدر "إشعار إنذار بالغياب Warning Notice" عند غياب الطالب:
- أكثر من 10% من المقررات التي مجموع ساعاتها أقل من 75 ساعة مثل الرياضيات والحاسب الالي.
- أكثر من 5 % من المقررات التي مجموع ساعاتها 75 أو أكثر مثل اللغة الانجليزية.
يصدر "إشعار الرسوب فـــــي المقرر Absentee Failure Notice ويتم إعطاء الطالب التقدير " هـ س FW" عندما يتغيب:
- أكثر من 20% في المقررات التي مجموع ساعاتها التدريسية أقل من 75 ساعة (مقررات البرنامج التأسيســـــــي للرياضيات والحاسب الآلي).
- أكثر من 15% في المقررات التي مجموع ساعاتها التدريسية 75–150 ساعة والمقررات المعتمدة.
- أكثر من 10% في المقررات التي مجموع ساعاتها التدريسية أكثر من 150 ساعة (مقررات البرنامج التأسيســــي للغة الإنجليزية).
يتكون "إشعار الغياب" من أربع نسخ ملونة يحصل الطالب على "النسخة البيضاء" في حالة صدور إشعار إنذار بالغياب والوردية تبقى لدى منسق المادة والخضراء لملف الطالب في عمادة القبول والتسجيل ويتم إبلاغ المشرف الأكاديمي عن طريق إرسال "النسخة الصفراء". أما في حال اصدار "إشعار الرسوب في مقرر" فيتم إرسال جميع النسخ إلى عمادة القبول والتسجيل والتي تقوم باتخاذ الإجراءات اللازمة. ويجب ملاحظة أن الطالب يقيد غائبا حتى إن تغيب لعذر مقنع مشروع مثل المرض أو اختبار سياقة أو غير ذلك.
في حالة الغياب بعذر يجب إحضار وثيقة رسمية من جهة مخولة تثبت سبب الغياب، ويحتفظ البرنامج التأسيسي بحق رفض أي وثيقة يشك في مصداقيتها، وقد يسأل الطالب لماذا تطلب منه الوثيقة رغم أن الغياب سيحتسب على أية حال؟ والجواب على ذلك أنه لا يحق للطالب التغيب عن حضور محاضراته إلا بعذر وفي حالة الغياب بدون عذر يمكن أن تتخذ بعض الإجراءات ضد الطالب قبل استكمال عدد الساعات المحددة للإنذار أو الحرمان.
كما أن الطالب قد تفوته بعض الدروس أو الاختبارات أثناء تغيبه، ففي حالة الغياب بدون عذر لا يحق للطالب مطالبة المدرس بتعويض ما فاته بينما في حالة الغياب بعذر فيمكن التعويض حسب ما أمكن كأن يطلب الطالب من المدرس أن يعيد شرح بعض ما فاته من الدروس.
التأخر عن مواعيد المحاضرات في البرنامج التأسيسي
• إن عدم الالتزام بمواعيد المحاضرات يترتب عليه أن يسجل الطالب الذي يتأخر عن موعد بدء المحاضرة بعشرة دقائق "متأخراً" و في حال تأخر الطالب لثلاث مرات يعتبر الطالب متغيباً لمدة ساعة دراسية كاملة.
• في حالة تأخر الطالب لأكثر من عشر دقائق فإنه يعتبر متغيباً لمدة ساعة دراسية كاملة ويسمح له بدخول الصف اذا اراد ذلك.
• فى حالة تأخر الطالب لأكثر من ثلاثين دقيقة فإن الطالب يعتبر متغيبا لمدة ساعتين دراسيتين كاملتين.