دائرة شؤون قاعات المؤتمرات والفعاليات

القوانين والإشتراطات

قوانين واشتراطات حجز القاعات والباحات التابعة لدائرة شؤون قاعات المؤتمرات والفعاليات

أولاً: آلية الحجز

يرجى الدخول لنظام الحجوزات (EMS) عبر الموقع: https://ems.squ.edu.om/.
ملاحظة/ يتم الحجز عن طريق المدير الإداري أو الشخص المخول من قبل (الدائرة/المركز/الكلية.
الضغط على خانة التسجيل (register).
الضغط على (internal user) للجهات الداخلية في جامعة السلطان قابوس و(external user) للجهات الخارجية ومن ثم تعبئة البيانات.
ملاحظة للجهات الداخلية بجامعة السلطان قابوس / يجب ان يتم التسجيل باسم المستخدم والرقم السري الخاص بالموظف الجامعي وأن يكون اسم المستخدم من غير (squ.edu.om@).
يجب الانتظار ليتم الموافقة على طلبك بالتسجيل من قبل دائرة شؤون قاعات المؤتمرات والفعاليات في مدة أقصاها 48 ساعة.
بعد أن تتم الموافقة على طلبك من قبل دائرة شؤون قاعات المؤتمرات والفعاليات اضغط على خانة الدخول (login) وتسجيل بياناتك للدخول للنظام.
الضغط على خانة حجز فعالية جديدة (Book New Event) ومن ثم تعبئة بيانات الفعالية ومن ثم تسليم الطلب ليتم التعامل مع طلبك من قبل دائرة شؤون قاعات المؤتمرات والفعاليات (بالقبول / الرفض) وسيتم اشعارك بذلك.

ثانيا: الإجراءات والشروط

البند الأول: اشتراطات عامة

الحجز يكون قبل شهر من إقامة الفعالية على أقل تقدير.
يمنع قيام المستأجر بتأجير القاعة لجهة أخرى، أو استخدامها لغرض أو لفعالية غير المتفق عليها مسبقاً.
يجب الالتزام بتواريخ (البروفات) والعروض المحددة في الاجتماع التحضيري وإشعار الدائرة في حالة ترحيل أي منها في مدة أقصاها أسبوع (للبروفات) وشهر للعروض النهائية.
توفر الدائرة الدعم التقني والفني للفعالية، والمتمثل في تشغيل الأجهزة الموفرة من قبل الدائرة والتحكم بها وذلك بما يتناسب مع طبيعة الفعالية.
لكل قاعة طاقة استيعابية محدده، وعليه يمنع أن يتجاوز الحضور عدد المقاعد المخصص لهم.
الدائرة ليست مسؤولة عن المفقودات.

البند الثاني: اشتراطات الموافقة على الفعالية

الفعالية يجب أن لا تمس الأديان السماوية وأن لا تتعرض لأمن الوطن واستقراره.
لايسمح بإقامة الفعاليات التي لا تحترم العادات والتقاليد والخصوصية العمانية، والتي لا تلتزم بالآداب والأخلاق العامة.
لا يسمح بإقامة الفعاليات التي تتعدى على خصوصيات الأفراد وحياتهم الشخصية.
في حالة تعرض الفعالية لما ذكر أعلاه (البند الثاني 1.2.3) وبدون علم الدائرة، فإنه يحق للموظف المسؤول عن الفعالية من الدائرة إيقافها مباشرة وبدون الرجوع للمستأجر.
يجب الالتزام بالبرنامج المتفق عليه في الاجتماع التحضيري، ولن يتم عرض أية مواد لم يتفق عليها أثناء الاجتماع.
إدارة القاعة غير مسؤولة عن توفير بطاريات للاقطات الصوت (المايكرو فنات).

البند الثالث: العقد

سيتم تحرير عقد بين المستأجر وإدارة الدائرة يشمل:

تاريخ بدء وانتهاء استخدام القاعة / الباحة.
الأجهزة والتقنيات المستخدمة في العمل.
تواريخ وأوقات (البروفات) المحددة (إن وجدت)
التجهيز العام للقاعة (الديكور/ الأنظمة الصوتية والمرئية).
رسوم الدفع وضوابطها.
بنود إضافية (إن وجدت).

البند الرابع: المحظورات

يمنع منعاً باتاً التالي:

الأكل والشرب والتدخين ومضغ اللبان والبصق داخل القاعات / الباحات.
استخدام المسامير والدبابيس على المسرح أو في الجدران.
ثقب الجدران والمسارح والأرضيات لأي سبب من الأسباب.
إلصاق الملصقات والأوراق على الأبواب والجدران.
تحريك أو تغيير الأثاث في القاعة بدون موافقة الإدارة وإشرافها.
استخدام الشموع والبخور وأي مواد قابلة للاشتعال في القاعات.
إدخال الأطفال تحت سن (7) سنوات.
تسلق خشبة المسرح أو القفز منها.
استخدام أي من الأجهزة الصوتية أو الضوئية بدون وجود الفني المتخصص.
دخول غرفة التحكم إلا للمصرح لهم.
إيقاف السيارات في غير الأماكن المخصصة للوقوف.

البند الخامس: ضوابط إدارة الجمهور / الحضور من قبل المستأجر

تأكيد المستأجر للجمهور على التقيد باللوائح والقوانين والسلوك الحسن.
يسمح للإداريين بإخراج أي فرد من الجمهور خارج القاعة في حال عدم التزامه بالقوانين، وعدم تقيده بالآداب والأخلاق العامة.
إعلام المنظمين بمشاركة أو حضور فئة ذوي الاحتياجات الخاصة لوضع الترتيبات الخاصة لهم.
يجب إعلام الدائرة بالضيوف القادمين للفعالية ليتم التنسيق مع الجهات الامنية والاسعاف.
تفتح الأبواب للجمهور قبل ساعة من بدء الفعالية.
التنويه للجمهور بمحظورات البند الرابع.

البند السادس: الالتزام بالوقت

المستأجر يحدد أوقات (البروفات) والعروض بالاتفاق مع إداريين الدائرة خلال الاجتماع التحضيري، على أن لا تتعدى (الساعة الحادية عشر مسا ًء)، وعلى الطرفين الالتزام بهذه الأوقات.
في حال تأخر المستأجر نصف ساعة عن وقت (البروفة) المقررة بدون إشعار مسبق للفنيين والإداريين فلإدارة القاعة الحق في غلقها وإلغاء البروفة.

البند السابع: المسرح

يمكن وضع علامات تعريفية لاصقة على خشبة المسرح لتوضيح أماكن العارضين، على أن تزال بعد نهاية العرض.
يجب وضع كل الأدوات، والديكور بشكل آمن على المسرح وبإشراف الفنيين.
للمستأجر مدة لا تتجاوز يوم واحد فقط، بعد انتهاء الفعالية، لفك الديكور والأدوات الخاصة به، وعليه الالتزام بذلك.
التقيد بكافة محظورات البند الرابع.

البند الثامن: المعدات والتقنيات

الفنيين غير ملزمين بتوفير أدوات إضافية غير المتفق عليها في الاجتماع التحضيري.
في حالة رغبة المستأجر باستخدام تقنيات غير متوفرة بالقاعة فعلى المستأجر التنسيق مع الدائرة بإمكانية توفيرها اولا. وفي حين تعذر على الدائرة توفيرها، بإمكان المستأجر التنسيق مع شركات اخرى.
القوانين والاشتراطات
في حال استخدام أجهزة خارجية يتم تفعيلها وفكها بإشراف إداريين وفنيي القاعة.
التقيد بكافة محظورات البند الرابع.

البند التاسع: السلامة العامة

المخارج المخصصة للطوارئ يجب أن تكون خالية تحسباً لأي طارئ.
الدائرة ليست مسؤولة عن الإصابات التي تحدث بسبب سوء الاستخدام أو التصرف.
في الفعاليات ذات الأعداد الكبيرة (أكثر من 2000 شخص) / أو الرياضية يجب أن يتم التنسيق مع مستشفى جامعة السلطان قابوس، لتوفير سيارة إسعاف ومسعفين أو حسب الإجراءات المتبعة لدى المستشفى.
التواصل مع طوارئ المستشفى الجامعي (4618 \ 4615) في حالة الإصابات الخطرة.
يجب تنبيه الجمهور لمخارج الطوارئ.
التقيد بكافة محظورات البند الرابع.

البند العاشر: ضوابط دفع الرسوم والتعويضات

بعد الحصول على الموافقة الخطية من الجهة المختصة بإقامة الفعالية بالجامعة، تدفع الرسوم للفعاليات دفعة واحدة بالكامل قبل أسبوعين من موعد الفعالية كحد أقصى.
يجوز دفع الرسوم بشيك مصرفي من أحد البنوك بالسلطنة أو بتحويل مباشر إلى حساب جامعة السلطان قابوس أو بخطاب معتمد من الجهة الملتزمة بدفع الرسوم.
في حالة التزمت مؤسسة عامة أو خاصة بدفع الرسوم يجب عليها دفع الرسوم حسب إجراءات الدفع المتفق عليها عند الموافقة.
يتم الإعفاء من رسوم الخدمات في حالة إلغاء الفعالية من قبل الجامعة في حالة الضرورة القصوى وفي هذه الحالة يتم إعادة الرسوم بالكامل.
في حالة إلغاء الفعالية من قبل الجهة الطالبة قبل ثالثة أيام من إقامتها، يتم فرض رسوم إدارية بواقع (10%) من قيمة الرسم المقرر، وفي حالة أن الإلغاء تم بعد تلك الفترة تلتزم الجهة المستأجرة بدفع (50%) من قيمة الرسوم المقررة.
في حال اعتذار أو إلغاء الفعالية من الجهة الطالبة في يوم إقامتها تتحمل تلك الجهة الرسوم بالكامل.
في حال وقوع أضرار على القاعة وملحقاتها نتيجة سوء الاستعمال، سيتحمل الطرف المستأجر قيمة الأضرار وتعويضها وفق مواصفات المعدات والتقنيات والمواد الثابتة الخاصة بالقاعة.

البند الحادي عشر: رسوم التأمين

تفرض رسوم تأمين بقيمة (500) ريال عماني تسترجع بعد انتهاء الفعالية، وللدائرة الحق في استقطاع رسم التأمين في الحالات التالية:

إزالة/ وتثبيت الكراسي في القاعة الكبرى.
عدم إزالة الديكور في الوقت المحدد (راجع البند السابع).
أضرار ناجمة عن سوء الاستخدام.
فقدان أي من الأجهزة التي تم تسليمها للمنظمين.