تم إنشاء دائرة شؤون قاعات المؤتمرات والفعاليات واعتماد هيكلها التنظيمي بتاريخ 8 نوفمبر 2010م إذ تتبع نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية وتتولى الإشراف على المرافق الآتية:
- القاعة الكبرى بمركز جامعة السلطان قابوس الثقافي.
- مدرج الفهم بمركز جامعة السلطان قابوس الثقافي.
- قاعة الاستقبال بمركز جامعة السلطان الثقافي.
- قاعة المؤتمرات.
- المسرح المفتوح والساحة التابعة له.
- قاعة المعارض.
- قاعة المحاضرات رقم 1.
- الباحات التابعة لمركز جامعة السلطان قابوس الثقافي.
- ساحة الاندلس
- الإشراف على قاعة برج الجامعة والساحة التابعة له
وللدائرة اختصاصات عدة منها إيجاد بيئة مثالية متكاملة لإقامه وإدارة الفعاليات والمناشط المختلفة، وإيجاد بيئة تنافسية مع مختلف الشركات المتخصصة لتقديم أفضل الخدمات المتعلقة بإدارة الفعاليات. وأن تكون الدائرة أيضا مرجعا مهما للخبرة والاستشارة في تنظيم وإدارة الفعاليات. كما تقوم أيضا بالتنسيق مع الجهات المعنية للعمل على إيجاد مصادر دخل للجامعة من خلال التسويق واستغلال المرافق التابعة لها من الجهات الخارجية. وللدائرة أيضا دور مهم في تقوية الصلة بين الجامعة والمجتمع من خلال تقديم الخبرات وفرص التدريب والحلول التقنية والفنية وتوفير مساحة لإقامه الفعاليات على أعلى المستويات.