1.  يقدم الدعم المالي للموظفين المشاركين في المؤتمرات العلمية، وإذا كان المشاركون في العمل العلمي أكثر من واحد يقدم الدعم المالي لأحدهم.
2. يقوم الموظف بتعبئة الاستمارة الخاصة بطلب حضور مؤتمر عن طريق نظام حضور المؤتمرات، متضمنة موافقة رئيس القسم ومساعد عميد الكلية للدراسات العليا والبحث العلمي، والعميد أو مدير المستشفى أو مدير المركز. ويرفق معها ملخص المشاركة العلمية والموافقة المبدئية لمشاركته، من الجهة المنظمة للمؤتمر إذا لم تتوفر الموافقة النهائية عند تقديم الطلب، على أن تقدم الموافقة النهائية لاحقاً وقبل صدور قرار منح الدعم المالي. يتولى العميد أو مدير المركز أو المستشفى إحالة الطلبات إلى عمادة البحث العلمي قبل موعد السفر بشهرين على الأقل.
3. على كل من يحصل على دعم مالي أو إجازة للمشاركة في مؤتمر علمي أن يقدم لنائب الرئيس للدراسات العليا والبحث العلمي، تقريراً مفصلاً عن المؤتمر يبين مدى الاستفادة من حضور تلك الندوة أو المؤتمر وفقاً لاستمارة في نظام حضور المؤتمرات المعدة لهذا الغرض مع إرفاق نسخة من شهادة الحضور، وذلك خلال أسبوع من تاريخ عودته.
4. لا يتجاوز مجموع أيام الإجازات الرسمية لحضور المؤتمرات عن عشرة أيام في العام الأكاديمي.

• موازنة الكلية للعمانيين:

1. يحصل المشارك على إجازة رسمية وتصرف له تذكرة سفر بالدرجة السياحية مع منحه مصاريف التسجيل والبدلات المقررة للمهمة الرسمية حسب درجة المتقدم. إذا لم يتكفل منظمو المؤتمر بأي منها.
2. يقدم الدعم مرة واحدة خلال العام الأكاديمي.
3. يقدم الدعم حسب توفر الموازنة في الكلية.

• الموازنة المركزية للمؤتمرات:

1. يشترط في مقدم الطلب أن يكون قد أمضى سنة على الأقل في خدمة الجامعة وأن يستمر في خدمتها لمدة لا تقل عن سنة بعد مشاركته في المؤتمر.
2. تتولى لجنة المؤتمرات العلمية برئاسة نائب الرئيس للدراسات العليا والبحث العلمي وعمادة البحث العلمي دراسة الطلبات المقدمة للمشاركة في المؤتمرات العلمية من الموازنة المركزية للمؤتمرات وتقرر بشأنها بالقبول أو الرفض، وثم إعتمادها من قبل نائب الرئيس.
3. يقدم الدعم المالي مرة واحدة في السنة المالية ويشمل تذكرة سفر ذهاباً وإيابا على الدرجة السياحية من مسقط أو من أية دولة يكون متواجداً فيها، وقت انعقاد المؤتمر، أيهما أقرب، إلى مقر انعقاد المؤتمر، بشرط ألا تتجاوز قيمة التذكرة مبلغ 600 ريال، ومبلغ 400 ريال مصاريف حضور المؤتمر وإجازة رسمية.

• المشاريع البحثية:

أ :المشاريع الممولة  (البحوث الاستراتيجية، والبحوث المشتركة )

1. يستحق الموظف (الباحث الرئيسي أو الباحثون المشاركون) تذكرة سفر بالدرجة السياحية، ومصاريف التسجيل، والبدلات المقررة حسب درجة المتقدم وإجازة رسمية.
2. يعتمد الدعم المالي على توفر مبلغ في موازنة المشروع بند السفر وحضور المؤتمرات.

ب: المشاريع الممولة من جهات خارجية - العقود البحثية والاستشارات ·

1. يستحق الموظف (الباحث الرئيسي، الباحثون المشاركون) تذكرة سفر بحسب درجته الوظيفية، بما لا يزيد عن درجة رجال الأعمال، ومصاريف التسجيل، والبدلات المقررة حسب درجة المتقدم.

• النفقة الخاصة:

1. يمنح المتقدم إجازة حضور مؤتمر في حال رغبته في تحمل المصاريف المالية للمؤتمر.
2. لا يشترط تقدم عضو هيئة التدريس بورقة علمية.

• دعوة من اللجنة المنظمة:

1. يمنح المتقدم من عضو هيئة التدريس إجازة حضور مؤتمر في حال دعوته من قبل اللجنة المنظمة للمؤتمر العلمي وتحملها للمصاريف المالية.
2. لا يشترط تقدم عضو هيئة التدريس بورقة علمية.

• متى يمكنني أن أقدم على مؤتمر؟

يجب تقديم طلب حضور المؤتمر قبل شهرين من تاريخ المؤتمر وذلك لضمان انهاء كافة الاجراءات المالية والادارية.

• ماهي آلية تقديم طلب لحضور مؤتمر ؟

يتم تقديم طلب الحضور للمؤتمر عن طريق نظام الكتروني مخصص لذلك ومن خلاله يتم اعتماده الكترونيا من قبل رئيس القسم / مساعد العميد للدراسات العليا والبحث العلمي/العميد ( المدير) .

• ماهي الملفات التي يجب علي ارفاقها في طلبي للحضور؟

يجب ارفاق رسالة القبول من الجهة المنظمة للمؤتمر متضمنة عنوان الورقة العلمية و اسم المشارك بها بالإضافة إلى الورقة العلمية .

•  نحن 3 أشخاص مشتركين في كتابة ورقة علمية .. هل بالإمكان تمويل حضورنا جميعا لتقديمها في مؤتمر؟

لا يمكن حضور 3 اشخاص بنفس الورقة العلمية ، وبهذه الحالة سوف يتم تمويل شخص واحد للورقة العلمية وهو الباحث الرئيسي للورقة او اي شخص اخر بشرط اخذ عدم ممانعة من الباحث الرئيسي .

• ماذا لو تأخرت رسالة القبول من الجهة المنظمة؟

من الممكن ارفاق الموافقة المبدئية لقبول الملخص من الجهة المنظمة عبر البريد الالكتروني متضمنة عنوان الورقة العلمية التي سوف تشارك بها ،، بشرط ارسال رسالة القبول لقسم شؤون المؤتمرات قبل اعتماد القسم للطلب .

• ما عدد أيام إجازة حضور مؤتمر؟ وكيف تحسب؟

اجمالي عدد الايام المسموح بها لحضور المؤتمرات وفقا للمادة (165) من اللائحة التنفيذية للجامعة هي عشرة ايام ،،في العام الاكاديمي.

• رئيس القسم/مساعد العميد/العميد/المدير تأخر في اعتماد طلبي.. ماذا علي أن أفعل؟

يمكن التواصل معه مباشرة وتذكيره باعتماد الطلب أو التواصل مع منسقيهم وان تعذر ذلك يمكن التواصل مع قسم شؤون المؤتمرات لمعرفة سبب التأخير.

• كيف يمكنني ان اتابع طلبي بعد ارساله ؟

يمكن متابعة الطلب الكترونيا عن طريق النظام و عن طريق البريد الالكتروني حيث يتم ارسال بريد لمقدم الطلب بعد كل اعتماد.

• ما الفرق بين السنة المالية والسنة الأكاديمية ؟

السنة المالية تبدأ من 1 يناير الى 31 ديسمبر . والسنة الاكاديمية تبدأ من 1 سبتمبر الى 31 اغسطس.

• كم مؤتمر يحق لي حضوره سنوياً؟

يمكن أحضر مؤتمر واحد فقط باستخدام الموازنة المركزية في السنة المالية للأكاديميين والباحثين ومن في حكمهم و مؤتمر واحد فقط باستخدام موازنة الكلية في العام الاكاديمي للعمانيين.

• هل يحق لي استخدام الموازنة المركزية لحضور مؤتمر ؟

نعم ويكون ذلك مرة واحدة في السنة المالية ، إن كنت ضمن فئة الأكاديميين والباحثين ومن في حكمهم وقد أكملت سنة من تاريخ تعيينك بالجامعة ويشترط أن تخدم الجامعة سنة أخرى بعد حضورك للمؤتمر.

• أنا عماني .. ماهي فرصتي التمويلية لحضور مؤتمر؟

هناك فرصتين لحضور مؤتمر للعمانيين بشرط تقديم ورقة علمية وهما عن طريق الموازنة المركزية ومستوفي الشروط في البند الخاص بالموازنة المركزية و موازنة الكلية او الوحدة (موازنة العمانيين ) ، وفقا للمادة (166) من اللائحة التنفيذية للجامعة.

• لدي مشروع ممول وأود حضور مؤتمر باستخدام موازنة المشروع.. هل يمكنني ذلك؟

نعم يمكن حضور مؤتمر عن طريق مشروع ممول وفقا للمادة (167) من اللائحة التنفيذية للجامعة ، وذلك عن طريق النظام الإلكتروني لحضور المؤتمرات.

• عقدي في جامعة السلطان قابوس ينتهي بعد حضوري للمؤتمر بـ 10 أشهر.. فهل بالإمكان استثنائي؟

يتم الاستثناء اذا كانت نوعية المشاركة حضور فقط دون تمويل من الجامعة، اما اذا كان حضور المؤتمر يتطلب تمويل من الجامعة فيجب اكمال سنة واحدة بعد حضور المؤتمر.

• هل تدعم الجامعة حضور المؤتمر لغرض الاستفادة فقط دون تقديم ورقة عمل؟

لا يوجد دعم لحضور مؤتمر للاستفادة فقط ولكن من الممكن حضور المؤتمر بإعطاء اجازة فقط ( من النفقة الخاصة أو بدعوة من الجهة المنظمة )، وعن طريق موازنة العمانيين (المادة 165 ) من اللائحة التنفيذية للجامعة: يجوز بموافقة نائب الرئيس المختص ، أو من يفوضه ، منح الموظف اجازة براتب اجمالي لحضور المؤتمرات والندوات وما في حكمها والمعارض المتخصصة ، لمدة لا تجاوز عشرة أيام خلال العام الأكاديمي ، بناء على توصية من رئيس القسم وعميد الكلية أو المعهد ، او مدير عام المستشفى ، أو مدير المركز ،أو الرئيس المباشر بالنسبة لباقي الموظفين. كما يجوز للرئيس الموافقة على صرف تذكرة سفر بالدرجة السياحية للموظف العماني لحضور المؤتمرات والندوات والمعارض مع منحه مصاريف التسجيل والبدلات المقررة للمهمة الرسمية لمرة واحدة في العام إذا اقتضت مصلحة العمل ذلك .

• هل بالإمكان أن أحجز التذكرة من نفسي حتى لا أفقد السعر المعروض من وكالة السياحة والسفر التي أتعامل معها دون انتظار القرار؟

لا يمكن حجز التذكرة الا بعد اصدار القرار ويتم ذلك بقسم التذاكر بدائرة المشتريات طبقا للتعميم الصادر من مكتب نائب الرئيس للشئون الادارية والمالية الناتج عن المنشور المالي رقم (6) الصادر من وزارة المالية والذي ينص على عدم التعويض نهائيا للتذاكر .

• ماذا يتوجب علي فعله بعد رجوعي من المؤتمر ؟

يجب ارسال تقرير المشاركة بحضور المؤتمر عن طريق النظام الالكتروني لحضور المؤتمرات ويتم اعتماده الكترونيا من مساعد العميد للدراسات العليا والبحث العلمي ويرتبط تقديمك للتقرير بإمكانية تقديم طلب آخر.

لتقديم طلب حضور مؤتمر يمكنك التسجيل عبر الرابط أدناه: 

https://ecas.squ.edu.om/ecas/default.aspx