أقسام المركز

مهام قسم التنسيق والمتابعة والأرشفة

• استلام وتسجيل وتوزيع كافة المراسلات الواردة إلى المركز وأرشفتها.

• تسجيل وحفظ وأرشفة المراسلات الصادرة من المركز.

• أرشفة وترتيب ملفات إدارة المركز ورقياً وإلكترونياً.

• إعداد الرسائل والمذكرات والتقارير المتعلقة بإدارة المركز.

• تنسيق مواعيد الاجتماعات والزيارات المتعلقة بإدارة المركز.

• الرد على اتصالات واستفسارات الأفراد والجهات الداخلية والخارجية التي ترد إلى المركز.

• المتابعة والتنسيق مع الجهات المعنية بالجامعة حول المواضيع المتعلقة بإدارة المركز.

• متابعة البريد الإلكتروني للمركز وتحويل المراسلات التي ترد فيه إلى الأقسام المختصة في المركز.

• إدارة المراسلات والمستندات الخاصة بالمركز في نظام المراسلات والأرشفة الإلكترونية للجامعة.

• التنسيق الفني للتقارير الدورية والسنوية للمركز.

• مساعدة الأقسام المختصة في الإعداد الفني لإصدارات المركز.

• أية مهام أخرى في مجال اختصاصات القسم.

مهام قسم التخطيط والتطوير الوظيفي

• دراسة آليات تحديد احتياجات الجامعة من برامج التأهيل والتطوير والتوعية للكوادر البشرية بالجامعة.

• دراسة آليات تحديد احتياجات الجامعة من الكوادر البشرية بالتنسيق مع وحدات الجامعة الأخرى.

• دراسة آليات توزيع وتدوير العاملين على وحدات الجامعة حسب حاجة العمل.

• دراسة آليات هيكلة وحدات الجامعة واقتراح تطويرها حسب الأهداف وخطط الاستراتيجية للجامعة بالتعاون مع وحدات الجامعة.

• دراسة عملية تطوير اللوائح والأنظمة المتعلقة بتنمية الموارد البشرية وتطبيق سياسات تبسيط العمل والتنسيق مع الجهات المعنية.

• دراسة آليات إعداد قيادات المستقبل في الجامعة، والعمل على إعدادهم بما يتوافق مع احتياجات الجامعة وسياساتها.

• تحليل وتقييم الأداء الوظيفي لموظفي الجامعة.

• إعداد الخطط والاستراتيجيات للاحتفاظ بالموظفين.

• تنظيم المؤتمرات والملتقيات المتعلقة بتنمية الموارد البشرية.

• إعداد ومتابعة الإحصائيات بالمركز.

• توفير قاعدة بيانات عن أنشطة المركز.

• توفير تغذية راجعة لتحسين الجودة والإجراءات في المركز ووحدات الجامعة.

• اقتراح سياسات العمل بالمركز بالتنسيق مع إدارة الجامعة.

• متابعة تنفيذ الخطط التشغيلية بالمركز بالتنسيق مع الجهات المعنية.

• العمل على تطبيق معايير الجودة في المركز بالتنسيق مع الجهات المعنية بالجامعة.

• اعداد التقارير الدورية عن نشاطات المركز.

• أية مهام أخرى في مجال اختصاصات القسم.

إحصائيات

مهام قسم التدريب وقياس العائد

• اقتراح وضع أسس ومعايير الترشيح للدورات والبرامج التدريبية.

• دراسة الاحتياجات التدريبية لموظفي الجامعة.

• الإشراف على برامج التدريب الداخلية والخارجية بالتنسيق مع وحدات الجامعة المختلفة، ومتابعة تنفيذها وتقييمها.

• تنفيذ خطط التدريب ومتابعة إنهاء إجراءات إيفاد المتدربين.

• السعي نحو الاستفادة من منح التدريب المقدمة من الحكومات والجامعات والمؤسسات.

• استقطاب الكفاءات المتميزة في مجال التدريب.

• تأهيل مدربي المستقبل ودعمهم للنهوض بعملية التدريب والتنمية.

• متابعة تنفيذ برامج التدريب حسب الخطط التدريبية لكل جهة داخل الجامعة.

• اقتراح ومتابعة الموازنات المخصصة للتدريب المحلي والخارجي لجميع وحدات الجامعة.

• تخليص إجراءات دفع مستحقات المؤسسات التدريبية بالتنسيق مع المدير الإداري بالمركز.

• إعداد مشروعات قرارات الإيفاد في الدورات والبرامج التدريبية لموظفي الجامعة.

• قياس العائد من العملية التدريبة ومتابعتها.

• إعداد تقارير فصلية عن نشاطات التدريب وقياس العائد.

• أية مهام أخرى في مجال اختصاصات القسم.

مهام قسم البعثات والمنح الدراسية

• الإعلان عن الترشيح للبعثات الداخلية والخارجية عن طريق البريد الإلكتروني للجامعة.

• القيام بمراجعة وفرز الطلبات بعد انقضاء الموعد المحدد لاستقبال استمارات الترشيح.

• إعداد القوائم النهائية بأسماء المرشحين لمناقشتها في لجنة البعثات والتدريب.

• رفع قوائم المرشحين إلى لجنة البعثات والتدريب للبت فيها حسب استيفائهم للشروط الواردة في اللائحة التنفيذية لقانون الجامعة.

• دراسة طلبات الإجازة الدراسية والدراسة على النفقة الخاصة تمهيداً لمناقشتها في لجنة البعثات والتدريب حسب القوانين واللوائح التنظيمية.

• متابعة التوصيات والقرارات التنظيمية الخاصة بالبعثات والتنسيق مع الجهات المعنية داخل الجامعة وخارجها.

• دراسة الاستفادة من المنح الدراسية المقدمة من الحكومات والجامعات ومؤسسات التعليم العالي وتعميمها على موظفي الجامعة.

• توفير وتقديم المعلومات الضرورية للمرشحين عن التخصصات والمؤسسات الأكاديمية.

• تخليص إجراءات المبعوثين بالتنسيق مع الجهات المعنية بالجامعة وخارجها.

• متابعة سير دراسة المبعوثين بالتنسيق مع الملحقيات الثقافية أو مباشرة مع المؤسسات التعليمية بالسلطنة، والتنسيق مع وزارة التعليم العالي بشأن الموفدين على حساب الوزارة.

• متابعة التقارير الفصلية والسنوية عن جميع المبعوثين وتطبيق اللوائح المنظمة لذلك.

• متابعة عمل الإحصائيات والبيانات الدورية المتعلقة بالمبعوثين بالتنسيق مع قسم التخطيط والتطوير الوظيفي.

• التواصل المستمر مع جهات عمل المبعوثين فيما يتعلق بطلبات الموفدين التي تستدعي موافقة جهة عملهم وتزويدهم بالتقارير الدراسية.

• متابعة حصول المبعوثين على المستحقات المالية وتذاكر السفر والتعويضات الأخرى وفق اللوائح المنظمة لذلك وبالتعاون مع الجهات المختصة.

• استقبال طلبات الموظفين بالجامعة الخاصة بشؤون المبعوثين وفرزها وإعداد المذكرات الخاصة لكل طلب وتقديمها إلى لجنة البعثات والتدريب للبت فيها.

• دراسة طلبات تغيير التخصص أو بلد الدراسة وكل ما يتعلق بطلبات المبتعثين قبل إحالتها إلى لجنة البعثات والتدريب.

• إعداد أجندة الاجتماعات الخاصة بلجنة البعثات والتدريب لاتخاذ التوصيات المناسبة بشأن طلبات الموفدين.

• مخاطبة وحدات الجامعة بتوصيات لجنة البعثات والتدريب الخاصة بطلبات موظفيهم فور اعتمادها.

• التواصل مع وزارة التعليم العالي في شأن طلب الاعتراف ومعادلة بعض المؤهلات الأكاديمية عن طريق دائرة معادلة المؤهلات والاعتراف.

• إعداد مشروعات قرارات الإيفاد في بعثات أو منح أو إجازات دراسية.

• أية مهام أخرى في مجال اختصاصات القسم.

إجراءات القسم

خطوات ادخال البيانات في نظام التعليم العالي وكيفية تقديم معادلة الشهادة

 خطوات ادخال البيانات

وصلات مهمة

وزارة التعليم العالي 

مؤسسات التعليم العالي الحكومي والخاصة

• استمارات قسم البعثات والمنح الدراسية

1. استمارة انتهاء الدراسة (بعثة، منحة، إجازة دراسية)

2. استمارة المصادقه على برنامج اكاديمي

3. جدول المخصصات المالية للموفدين

4. استمارة بيانات مبعوث

مهام قسم التوجيه والتوعية المهنية 

• المساهمة في ترسيخ قيم الجامعة ورسالتها وأهدافها المهنية للموظفين.

• إعداد برامج وخطط وأنشطة التوعية المهنية والعمل على تنفيذها.

• إعداد ملتقيات وندوات وحملات توعوية ميدانية متخصصة في التوعية المهنية.

• إعداد منشورات ومطويات متخصصة في التوعية المهنية.

• المساهمة بالإرشاد والتوجيه المهني في حل المشكلات الوظيفية والمهنية.

• إعداد دراسات تخصصية في التوعية المهنية من واقع الميدان الوظيفي للجامعة.

• دراسة وعمل خطط للبرامج التوعوية السنوية، وتصنيفها حسب فئات الموظفين.

• أية مهام أخرى في مجال اختصاصات القسم.