يتولى مكتب نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية دورًا محوريًا في دعم أعمال نائب الرئيس وتعزيز كفاءة سير العمل بالقطاع، من خلال التنسيق والمتابعة مع الوحدات التابعة، وتوفير المعلومات والبيانات اللازمة لدعم اتخاذ القرار، ومتابعة تنفيذ التوجيهات والموضوعات ذات الصلة بأعمال القطاع.

كما يضطلع المكتب بمهام التخطيط والتطوير ومتابعة الخطط ومؤشرات الأداء، وتنظيم أعمال المجالس واللجان ومتابعة تنفيذ قراراتها وتوصياتها، إلى جانب دعم جهود التحول الرقمي وتطوير الإجراءات والخدمات، بما يسهم في رفع كفاءة الأداء وتحقيق الأهداف الاستراتيجية للجامعة.

اختصاصات المكتب

• تنفيذ ومتابعة توجيهات وتعليمات نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية، والتنسيق مع الوحدات المعنية بشأنها.
• توفير البيانات والمعلومات والتقارير اللازمة لدعم نائب الرئيس في اتخاذ القرار.
• إدارة ومتابعة الخطط قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى ذات العلاقة بالقطاع، ومتابعة مؤشرات الأداء ومستويات الإنجاز.
• الإسهام في تحقيق المستهدفات الاستراتيجية للقطاع، وإعداد الدراسات والخطط والبرامج التطويرية الهادفة إلى تحسين الأداء وتعزيز الجودة.  
• إعداد ومراجعة المراسلات والتقارير والمذكرات ومحاضر الاجتماعات والوثائق ذات الصلة بأعمال نائب الرئيس.
• تنظيم ومتابعة المراسلات والموضوعات المحالة إلى الوحدات المعنية، وضمان استيفاء الردود والإجراءات بشأنها في الوقت المحدد.
• تنظيم وحفظ وأرشفة الملفات والوثائق، بما يضمن سهولة استرجاعها والمحافظة على سريتها وأمن المعلومات.
• تنسيق أعمال المجالس واللجان ذات الصلة بالمكتب، وإعداد محاضر اجتماعاتها ومتابعة تنفيذ قراراتها وتوصياتها بالتنسيق مع الجهات المعنية.
• الإسهام في تطوير وتنفيذ مبادرات ومشاريع التحول الرقمي، ومتابعة أدائها، ودعم تبسيط وتوثيق الإجراءات والعمليات وتطوير الخدمات.
• تنسيق الاجتماعات واللقاءات المتعلقة بأعمال نائب الرئيس والوحدات التابعة له ومتابعة الموضوعات الناتجة عنها.
• إعداد التقارير الدورية والسنوية المتعلقة بأداء وإنجازات قطاع الشؤون الإدارية والمالية.
• القيام بأية مهام أخرى يكلف بها المكتب في نطاق اختصاصاته.

مهام واختصاصات قسم التخطيط والتطوير

• إدارة ومتابعة الخطط القصيرة والمتوسطة وطويلة المدى القائمة حاليا بالجامعة وذات العلاقة بالمكتب.
• العمل على تحقيق المستهدفات الخاصة بنائب الرئيس.
• رصد ومتابعة مؤشرات الأداء الخاصة بالوحدات التابعة لنائب الرئيس والعمل على وضع الخطط والدعم اللازم للارتقاء بمستوى الوحدات من تحقيق مستهدفاتها.
• التعاون مع الوحدات المختلفة التابعة لنائب الرئيس لوضع وإعداد الخطط والدراسات التطويرية للنهوض بالجودة.
• إعداد الدراسات والبحوث التي يكلف بها من قبل نائب الرئيس.
• جمع المعلومات والبيانات المتعلقة بالتخطيط والتطوير الصادرة عن الوحدات التابعة لنائب الرئيس وتنسيقها وتحليلها بشكل يساند الاحتياجات المتخذة لاتخاذ القرارات.
• متابعة وتحديث البيانات الخاصة بنائب الرئيس والوحدات التابعة له بالأنظمة الإلكترونية الخاصة بمتابعة الخطط بالجامعة.
• تنسيق وعقد اللقاءات بين نائب الرئيس والوحدات التابعة له بهدف التخطيط والتطوير.
• أية مهام أخرى يكلف بها.

مهام واختصاصات قسم التنسيق والمتابعة والأرشفة

• المساعدة في تنظيم المواعيد والاجتماعات واللقاءات بالتنسيق مع جدول أعمال نائب الرئيس.
• التأكد من جاهزية جدول أعمال اجتماعات نائب الرئيس.
• جمع البيانات والمعلومات التي تساعد نائب الرئيس وإدارة المكتب في اتخاذ القرارات.
• إعداد ومراجعة وتدقيق المخاطبات الخاصة بنائب الرئيس.
• متابعة المواضيع الصادرة من المكتب بهدف الحصول على الردود في الوقت المحدد.
• أية مهام أخرى يكلف بها.

مهام واختصاصات قسم شؤون المجالس واللجان

• متابعة أعمال المجالس واللجان وتوصياتها وما تم تنفيذه حيالها.
• تنسيق اجتماعات اللجان والمجالس وتدوين محاضر اجتماعاتها.
• دراسة محاضر اجتماعات اللجان والمجالس ومتابعة سير تنفيذها بالتعاون مع الجهات ذات العلاقة.
• أية مهام أخرى يكلف بها.

مهام واختصاصات قسم التحول الرقمي

• المساهمة في وضع الاستراتيجيات والخطط اللازمة لتحقيق أهداف التحول الرقمي للجامعة.
• الدعم والمساعدة التقنية للمشاريع التي يتم اعتمادها لضمان تنفيذها بنجاح.
• تنسيق مختلف المشاريع المتعلقة بالتحول الرقمي وضمان تنفيذها بشكل متكامل وفعال.
• توفير التدريب وورش العمل للموظفين الخاصة بإدارة التغيير وأفضل الممارسات في مجال التحول الرقمي.
• مراقبة وتقييم أداء المشاريع الرقمية وإعداد التقارير الدورية للإدارة العليا حول التقدم المحرز.
• إقامة شراكات مع الشركات التقنية والمؤسسات الأخرى لتبادل المعرفة والخبرات في مجال التحول الرقمي.
• تحديث سجل الخدمات والمساهمة في تبسيط وتوثيق الإجراءات والعمليات وفق الأطر المتبعة.
• أية مهام أخرى يكلف بها.

 مشروع تطوير التقانة والتحول الرقمي:

❖ هدف المشروع:

         تطوير البنية التقنية لجميع العمليات التشغيلية  لتتواءم مع التقنيات الحديثة وتحديات الأمن السيبراني.

❖ مبادرات المشروع:

1.  تحديد مركزية إدارة المشاريع المعززة للتحول الرقمي في الجامعة لتسهيل عملية متابعة تنفيذها وإدارة التغيير.
2. رفع كفاءة الموارد البشرية المسؤولة عن إدارة متطلبات التحول الرقمي وتنفيذها.
3. وضع إطار عمل شامل ومتكامل لحوكمة التحول الرقمي.
4. توثيق هندسة جميع العمليات التشغيلية والأكاديمية في الجامعة.
5. تطوير كفاءة البنية الأساسية ورفعها (أجهزة وبرمجيات) بما يتوافق مع مشاريع التحول الرقمي والتقنيات المستقبلية.
6. الاستمرار في تطوير الإجراءات المتعلقة بأمن وخصوصية البيانات بشكل استباقي (احترازي) ومراجعتها.

مشروع زيادة الموارد المالية وتنويعها:

                    ❖ هدف المشروع:

       زيـادة وتنويع المـوارد الماليـة للجامعـة.

       ❖ مبادرات المشروع:

1. تطوير حوكمة وادارة الاستثمار في الجامعة.
2. التخطيط لإدارة الاستثمار لزيادة الموارد المالية للجامعة.
3. تطوير كفاءات العاملين في مجال الاستثمار.

مشروع تحديث نظام الإدارة المالية :     

                    ❖  هدف المشروع:

       تحديث النظـام المالي للجامعة ليحقق الاستدامة المالية.     

❖    مبادرات المشروع:

1. مركزية إدارة الأصول الثابتة والمتنقلة بالجامعة لتحقيق الكفاءة.
2. ايجاد نظام الكتروني يسهل انجاز المعاملات المالية بسرعة وكفاءة.
3. رصد وتقييم كفاءة الانفاق وفق مؤشرات أداء رئيسية.
4. تبسيط الإجراءات المالية وتوسيع الصلاحيات والتحويلات
5. تحقيق استقلالية عمليات التدقيق الداخلي في الجامعة وفقا للممارسات المالية الدولية.
6. .ايجاد منظومة الحوكمة الرشيدة للاستدامة المالية وتفعيلها.
7. تعزيز الاستقلالية المالية للجامعة وفق قانون الجامعة.
8. تطوير سجل للمخاطر المالية.

مشروع تأهيل وتدريب الموظفين والقيادات واختيارهم:

       ❖  هدف المشروع:

    تعزيز كفاءة الموظفين وفاعليتهم وتطويرهم المهني.     

❖ مبادرات المشروع:

1. إنشاء منظومة متكاملة لتحقيق الترابط والشمولية والتكامل عند التخطيط للموارد البشرية ومواءمتها مع الخطة الاستراتيجية لتمكين الاستخدام الأمثل للكفاءات في الجامعة.
2. وضع المعايير والقواعد المنظمة لتفعيل مهمة التخطيط للموارد البشرية لكل الوحدات والوظائف لضمان استمرارية خدمات الجامعة وتحقيق أهدافها.
3. المحافظة والاستبقاء على الكفاءات المميزة في الجامعة.
4. رفع كفاءة موظفي وقيادات الجامعة لضمان استمرارية خدمات الجامعة في مواكبة المتغيرات البيئية.
5. دعم موازنة التدريب والتأهيل لتنفيذ خطط الموارد البشرية وايجاد بدائل تمويل أخرى.
6. تطوير البنية التحتية للتدريب بما يفي بالاحتياجات التدريبية للموظفين الحالية والمستقبلية.

مشروع الأداء المؤسسي والتشريعات:

      ❖     هدف المشروع:

                    تعزيز ثقافة الجودة والأداء.

       ❖   مبادرات المشروع:

1. طوير منظومة تقويم الأداء على المستوى المؤسسي والفردي.
2. تدقيق وتقويم الجودة الإدارية.

مشروع إعادة الهيكلة والرشاقة المؤسسية:

❖ هدف المشروع:

تحقيق الرشاقة في الهيكل التنظيمي والإداري للجامعة وموائمتهما مع الخطط الاستراتيجية.

❖ مبادرات المشروع:

1. تحقيق مبدأ وحدة الاتجاه.
2. اتخاذ الإجراءات الكفيلة بزيادة سرعة التواصل وسهولة صناعة واتخاذ القرار لتحقيق الفعالية والرشاقة المؤسسية.
3. رفع مستوى رشاقة الهيكل التنظيمي لمواكبة التغيرات الحالية والمستقبلية.