تعد عملية استقبال الموظفين الجدد خطوة حيوية تساهم بشكل كبير في تعزيز ثقة الموظف الجديد بالمؤسسة واندماجه في بيئة العمل ،  حيث أن هذه العملية تؤدي إلى تكوين انطباع أولي إيجابي يعزز من شعور الموظف بالانتماء منذ اليوم الأول، مما يسهم في رفع مستوى الرضا الوظيفي وزيادة الإنتاجية. من هذا المنطلق، تم تأسيس "فريق الانطباع الأولي" بجامعة السلطان قابوس.

وفي هذا الصدد، أشار الفاضل أنور بن زايد الهنائي، مدير دائرة العلاقات العامة ورئيس فريق الانطباع الأولي، إلى أن رسالة الفريق تتمحور حول تعزيز شعور الموظفين الجدد بالانتماء والثقة من خلال تقديم الدعم والتوجيه اللازمين لتسهيل عملية التكيف السريع مع بيئة العمل، مما يمكنهم من تحقيق أداء متميز.

وأضاف الهنائي أن الفريق يهدف إلى تحقيق مجموعة من الأهداف الرئيسية، منها: تعريف الموظفين الجدد بجامعة السلطان قابوس، رؤيتها، ورسالتها، تعزيز الروح الجماعية وإشعار الموظف الجديد بالترحيب والدعم، توفير كافة الأدوات والمعلومات اللازمة للموظف للقيام بمهامه بفعالية، تقديم زملاء العمل وتوضيح الأدوار والمهام لكل منهم، رفع مستوى الرضا الوظيفي لدى الموظفين الجدد.

وأوضح الهنائي أن عملية تقديم الخدمات للموظفين الجدد تنقسم إلى مرحلتين أساسيتين: المرحلة الأولى: يتم خلالها تزويد الموظفين الجدد بمعلومات عامة عن الجامعة والوظيفة التي سيلتحقون بها قبل بدء العمل ، و المرحلة الثانية: تركز على تقديم معلومات دقيقة ومحددة عن بيئة العمل ومتطلباته من خلال الوثائق، والاجتماعات ، و العروض ، و الجولات وغيرها من الأنشطة التوجيهية.

وأشار الهنائي إلى أن فريق الانطباع الأولي تم تشكيله من مختلف الدوائر والوحدات الخدمية في الجامعة، مما يعكس تكامل الجهود لخدمة الموظفين الجدد.

وفيما يخص أدوار الدوائر المختلفة في فريق الانطباع الأولي قال الهنائي: بأن دائرة الموارد البشرية تولت تنفيذ سياسات التوظيف للموظفين الأكاديميين والإداريين والفنيين، بدءًا من الإعلان عن الوظائف وحتى إرسال العروض الوظيفية وإجراء الفحص الطبي، ومباشرة الموظفين للعمل، مع متابعة الإجراءات بعد الحصول على العرض الوظيفي.

وركزت دائرة الشؤون المالية على إتمام الإجراءات المالية للفريق وتسهيل العمليات المالية للموظفين الجدد، وتعاونت دائرة العلاقات العامة و دائرة المشتريات في حجز تذاكر السفر للموظفين غير العمانيين، ومتابعة إصدار تأشيرات العمل، واستقبالهم من المطار، وركزت دائرة الإسكان ودائرة المخازن العامة جهودهما على تجهيز مساكن الموظفين غير العمانيين وتأثيث المساكن والمكاتب، والتأكد من تلبية جميع الاحتياجات المطلوبة.

وأضاف الهنائي : عملت دائرة المشاريع والصيانة على تجهيز أجهزة المكاتب، صيانة مساكن الموظفين الجدد، وإصدار بطاقات مواقف السيارات لهم، كما قام مكتب أمن الجامعة بإصدار تصاريح المركبات للموظفين الجدد بشكل سلس منذ مباشرتهم العمل، وركز مركز نظم المعلومات على إنشاء البريد الإلكتروني للموظفين الجدد وضمان تقديم الدعم الفني الكامل لهم ، أما دائرة التواصل والإعلام فتتولى التغطية إعلامية لاستقبال الموظفين الجدد، بما في ذلك الدورات التدريبية، الجولة التعريفية، والحفل الترحيبي.

وأكد الهنائي في ختام حديثه أن هذه الجهود المشتركة تعكس التزام الجامعة بتوفير بيئة عمل داعمة للموظفين الجدد، وتعزز من شعورهم بالانتماء والثقة منذ اللحظة الأولى.