مهام أقسام الدائرة

قسم التنسيق والمتابعة والأرشفة
  • نظيم استلام وتسليم جميع المراسلات الصادرة والواردة للدائرة وتقييدها في السجلات المعدة لذلك.
  • متابعة الموضوعات والمذكرات لدى الأقسام التابعة للدائرة.
  • متابعة المواضيع الخاصة بالدائرة مع الجهات المعنية والتأكد من استلام الردود في شأنها.
  • حفظ و متابعة برامج ومواعيد والتزامات مدير الدائرة
  • إعداد وكتابة التقارير والمذكرات والخطابات بناء على متطلبات العمل.
  • الرد على المكالمات الهاتفية واستلام رسائل الفاكس وتنظيمها وتوزيعها على أقسام الدائرة
  • حفظ وتوثيق وأرشفة المراسلات والبيانات بالملفات الخاصة حسب النظام المتبع.
  • حصر الملفات والسجلات التي انتهت مدد حفظها وتسليمها إلى الدائرة المختصة ودلك وفق النظم المعمول بها.
  • الإعداد والتحضير للاجتماعات التي يحضرها المدير سواء كانت في الجامعة أو أية جهة أخرى خارج الجامعة.
  • توفير جميع المستلزمات الإدارية المتعلقة بشؤون الموظفين داخل الدائرة.
  • إعداد التقارير الدورية والفورية عما ينجز من أعمال في القسم ورفعها لمدير الدائرة.
  • متابعة حسن سير عمل الآلات والأجهزة الموجودة بالدائرة ومتابعة برامج صيانتها .
  • ما يكلف به من أعمال في مجال اختصاص القسم.
قسم خدمات الاسكان
  • حفظ اسم الساكن في نظام الموارد البشرية.
  • أخذ قراءة العدادات الكهرباء والماء والغاز) عند وصول الساكن الجديد بحيث تدفع جميع المستحقات السابقة عند بداية التسكين (للمساكن داخل الحرم الجامعي وخارجه).
  • حفظ القراءة في نظام الموارد البشرية.
  • أخذ القراءة الدورية لعدادات الماء والغاز للمساكن داخل الحرم الجامعي وحفظها في نظام الموارد البشرية.
  • طلب صيانة العدادات، وعمل تقديرات للقراءة في حالة تعطل عمل العدادات
  • قراءة العدادات عند عمل إخلاء الطرف للساكن بحيث يدفع المستحقات عند المغادرة.
  • فرز فواتير الكهرباء الخاصة بالمساكن داخل الحرم الجامعي وتحويلها إلى الجهات المختصة.
  • عمل فواتير الكهرباء والماء والغاز لبعض الشركات التي تعمل في الجامعة وتحويل الإيصالات المدفوعة في البنك المعتمد من قبل الشركات إلى دائرة الشؤون المالية لإجراء اللازم.
  • إعداد التقارير والمراسلات الخاصة بالقسم ومتابعتها.
  • أية مهام أخرى يكلف بها في مجال اختصاص القسم.
قسم عقود الايجار
  • فتح ملفات للعقود الجديدة.
  • متابعة تجديد العقود المنتهية.
  • مخاطبة الملاك بخصوص إنهاء العقود .
  • مراجعة عقود الساكنين من نظام الموارد البشرية، وذلك قبل طباعة استمارة عقد الايجار
  • استلام إيصالات الدفع للشقق والغرف التي تقوم الدائرة بتأجيرها داخل الحرم الجامعي وخارجه وتحويلها إلى دائرة الشؤون المالية.
  • مخاطبة الملاك للنظر في إمكانية تخفيض إيجارات المساكن.
  • طباعة الاستمارة التي ترفق بعقد الإيجار الخاصة بالمساكن المستأجرة للموظفين لاعتمادها من قبل إدارة الجامعة.
  • إعداد التقارير والمراسلات الخاصة بالقسم ومتابعتها.
  • ما يكلف به من أعمال في مجال اختصاص القسم.
قسم المكاتب
  • عمل زيارات ميدانية للكليات والمراكز والدوائر بالجامعة بغرض تقييم الأثاث المطلوب سواء كان تزويد أو استبدال الأثاث القديم أو استرجاع حسب الطلبات الواردة للدائرة من مختلف الجهات بالجامعة.
  • اعداد التقارير الخاصة بطلبات الستائر والسجاد للأماكن المطلوب تغييرها أو تزويدها وإرسالها إلى دائرة المخازن العامة لإجراء اللازم
  • عمل تقرير سنوي بالأثاث المصروف لجميع الوحدات بالجامعة وذلك بالتنسيق مع دائرة المخازن العامة.
  • متابعة التقارير المرسلة إلى دائرة المخازن العامة بخصوص صرف الأثاث المطلوب إلى أن يصرف للجهة الطالبة
  • إعداد التقارير والمراسلات الخاصة بالقسم ومتابعتها .
  • استلام سندات صرف الأثاث من دائرة المخازن العامة والخاصة بالتزويد والاستبدال والاسترجاع
  • ما يكلف به من أعمال في مجال اختصاص القسم.
قسم المساكن
  • توفير سكن للأساتذة الأكاديميين والزوار والفنيين والإداريين والباحثين المتعاقدين معهم من قبل الجامعة وطلبة الدراسات العليا، وذلك بالتنسيق مع الدوائر والمراكز والكليات .
  • معاينة وتقييم أثاث المساكن ومتابعة أعمال تزويد واستبدال الأثاث.
  • معاينة المساكن ومتابعة أعمال الصيانة بالتنسيق مع الدائرة المختصة.
  • تلقي الاتصالات من الساكنين للاستفسار ومتابعة مواضيعهم.
  • استلام المساكن الجديدة المستأجرة من قبل اللجنة المختصة ومتابعة تجهيزها وصيانتها.
  • التنسيق مع الساكنين والشركات حول استبدال بعض الأثاث وتركيبه.
  • متابعة أعمال شركة النظافة القائمة بأعمال التنظيف في الجامعة والتنسيق معها فيما يخص تنظيف المساكن بحسب الحاجة.
  • ادخال بيانات الساكنين الجدد في نظام الحاسب الآلي.
  • المتابعة والتنسيق مع ملاك المنازل والساكنين لحل المشاكل والصعوبات التي يواجهونها.
  • إعداد التقارير والمراسلات الخاصة بالقسم ومتابعتها .
  • استلام سندات صرف الأثاث من دائرة المخازن العامة والخاصة بالتزويد والاستبدال والاسترجاع
  • ما يكلف به من أعمال في مجال اختصاص القسم.

تواصل معنا

  • *
  • *