قسم التنسيق والمتابعة
أن مهام هذا القسم تعتبر مهام مساندة لأقسام الدائرة الأخرى من خلال ما يقوم به من أعمال متعلقة بالتنسيق والمتابعة والأرشفة، إذ أن القسم يقوم بالتعامل مع الصادر والوارد من المخاطبات ومتابعتها مع مختلف الجهات بالجامعة، ويقوم بإعداد وطباعة المخاطبات والتقارير ومحاضر الاجتماعات وتنظيم وتنسيق مكالمات الدائرة واجتماعاتها.
قسم المعدات والأجهزة
يختص القسم بتنفيذ الإجراءات الشرائية المتعلقة بشراء المعدات والأجهزة العلمية والتقنية والأمنية وأجهزة الحاسب الآلي والطابعات والماسحات الضوئية والنقاط الشبكية والبرامج الخدمية والعلمية وقطع الغيار. وتبدأ هذه الإجراءات الشرائية باستلام طلبات الشراء من مختلف جهات الجامعة وتنتهي باستلام الجامعة لهذه المعدات والأجهزة والمواد من الموردين ومن ثم دفع مستحقاتهم المالية. ويتخلل ذلك عدد من الإجراءات المالية والقانونية والإدارية والمتابعات وحل الإشكالات التي قد تعتري عملية الشراء.
قسم المناقصات والعقود
يُعنى هذا القسم بالقيام بالمهام والإجراءات المتعلقة بالمناقصات والممارسات التي يعلن عنها في نظام التناقص الإلكتروني الحكومي (إسناد) أو في موقع الجامعة الإلكتروني. وتتلخص المهام المنوطة بهذا القسم بإعداد أو المساهمة في إعداد مستندات المناقصات والممارسات ومتابعة الإجراءات المالية والقانونية المتعلقة بها، وطرحها على الشركات والموردين، ودراسة وتحليل العروض وإعداد التقارير حيالها، والقيام بإجراءات إسنادها ومن ثم إعداد العقود الخاصة بها أو المساهمة في إعدادها، ومتابعة سير تنفيذها وتقديم مختلف أشكال الدعم للجهات المختلفة المتعلقة بهذا الشأن.
قسم التذاكر
تتلخص مهام هذا القسم في إصدار تذاكر السفر بمختلف درجاتها للموظفين والموفدين في مهمات رسمية أو تدريبية أو حضور مؤتمرات أو زيارات لخارج السلطنة وللطلاب المبتعثين وللزائرين للجامعة، ويقوم بإصدار أوامر الشراء لهذه التذاكر وإعداد معاملات التعويض النقدي عنها. كما يقوم القسم بتقديم الدعم والمساعدة للمستفيدين وحلَّ الإشكالات التي قد تواجه إصدار تذاكرهم أو حجوزاتهم أو سفرهم.
قسم المواد الكيمائية والمختبرية
تتلخص مهام القسم بالقيام بالإجراءات الشرائية المرتبطة بشراء احتياجات الكليات والمراكز البحثية وغيرها من مواد كيمائية ولوازم مختبرية والقيام بما تتطلبه هذه العملية الشرائية من تنسيق مع الجهات الحكومية المختصة كوزارة البيئة وشرطة عمان السلطانية والمنافذ الحدودية والميناء والمطار. وتبدأ هذه الإجراءات الشرائية باستلام طلبات الشراء من مختلف جهات الجامعة وتنتهي باستلام الجامعة للمواد من الموردين ومن ثم دفع مستحقاتهم المالية، ويتخلل ذلك عدد من الإجراءات المالية والقانونية والإدارية والمتابعات وحل الإشكالات التي قد تواجه عملية الشراء.
قسم الأثاث
يختص القسم بتنفيذ الإجراءات الشرائية المتعلقة بشراء احتياجات الجامعة من الأثاث بمختلف أنواعه. وتبدأ هذه الإجراءات الشرائية باستلام طلبات الشراء من مختلف جهات الجامعة وتنتهي باستلام الجامعة للأثاث من الموردين ومن ثم دفع مستحقاتهم المالية. ويتخلل ذلك عدد من الإجراءات المالية والقانونية والإدارية والمتابعات وحل الإشكالات التي قد تواجه عملية الشراء.
قسم الكتب والمطبوعات
يتم من خلال هذا القسم شراء الكتب الدراسية والمراجع العلمية للكليات والمراكز المختلفة بالجامعة. كما يتم إتمام الإجراءات المتعلقة بالاشتراك في الدوريات والمراجع الإلكترونية المحلية والدولية. وتبدأ هذه الإجراءات الشرائية باستلام طلبات الشراء من مختلف جهات الجامعة وتنتهي باستلام الجامعة للكتب والمطبوعات من الموردين ومن ثم دفع مستحقاتهم المالية، أو بإتمام إجراءات التعاقد بحسب الحال، ويتخلل ذلك عدد من الإجراءات المالية والقانونية والإدارية والمتابعات وحل الإشكالات التي قد تواجه عملية الشراء.
قسم اللوازم السلعية
يختص القسم بالقيام بالإجراءات الشرائية المتعلقة بشراء اللوازم السلعية التي لا تندرج تحت مهام الأقسام الأخرى بالدائرة. وتبدأ هذه الإجراءات باستلام طلبات الشراء من مختلف جهات الجامعة وتنتهي باستلام الجامعة للمواد من الموردين ومن ثم دفع مستحقاتهم المالية، ويتخلل ذلك عدد من الإجراءات المالية والقانونية والإدارية والمتابعات وحل الإشكالات التي قد تعتري عملية الشراء.
قسم الفواتير
تتلخص مهام هذا القسم في فحص ومراجعة معاملات الفواتير المستلمة من الشركات والموردين ومطابقتها مع أوامر الشراء والتأكد من صحتها ومن وجود كافة المستندات ومعالجة أية إشكالات تعتريها، والتأكد من أن عملية الفوترة تتم وفق الأنظمة والقوانين ذات الصلة، وبعد ذلك رفعها للجهات المعنية لصرفها. كما يقوم القسم بإدخال كافة البيانات المتعلقة بالشراء في سجل أوامر الشراء. كما يقوم القسم بإدخال البيانات المتعلقة بالموردين في الأنظمة الإلكترونية بهدف تسجيلها وحصرها.