دائرة الخدمات الفنية
  • الرؤية و الرسالة
  • مهام الدائرة
  • خدمات الدائرة
  • اتصل بنا

الرؤية

الريادة في صيانة وإصلاح المعدات والأجهزة العلمية والمساندة بالجامعة للمحافظة على كفاءة عملها وإطالة عمرها الافتراضي بأقل التكاليف، والتميز في تقديم الاستشارات الفنية حول الأجهزة، ورفع كفاءة واستثمار الموارد الذاتية المتاحة.

الرسالة

التميز في تنفيذ برنامج صيانة المعدات والأجهزة العلمية والمساندة بالجامعة باستخدام برامج حديثة في إدارة الأصول للحفاظ على كفاءة عمل الأجهزة وإطالة عمرها الافتراضي بأقل التكاليف من خلال استثمار الموارد البشرية والمادية المتاحة، وتقديم الاستشارات الفنية لنقل تكنولوجيا الأجهزة.

الأهداف

  • توظيف التقنيات والأنظمة الحديثة في إدارة الأصول للحفاظ على كفاءة عمل المعدات والأجهزة العلمية وإطالة عمرها الافتراضي بأقل التكاليف.
  • التميز في تقديم الاستشارات الفنية لنقل تكنولوجيا الأجهزة للجامعة أثناء وضع المواصفات وتحليل عروض الأسعار.
  • رفع كفاءة واستثمار الموارد الذاتية المتاحة وتأهيل كادر وطني متخصص لصيانة المعدات والأجهزة العلمية، وتوجيههم نحو الابتكار.

مهام دائرة الخدمات الفنية

  • مراجعة طلبات الشراء الخاصة بالاحتياجات التعليمية والبحثية من المعدات والأجهزة العلمية من حيث المواءمة التقنية ، والكميات المطلوبة ، والحاجة الفعلية لها مع توفر الخدمات التشغيلية وذلك بالتنسيق مع الجهات المعنية
  • وضع المواصفات الفنية للمعدات والأجهزة العلمية بالتنسيق مع الكليات والمراكز والإدارات بمــا يتماشى والتطور التكنولوجي في المجالات المختلفة وتقديم الاستشارة الفنية لشرائها
  • تحليل عروض الاسعار الخاصة بالمعدات والأجهزة العلمية من النواحي الفنية والدعم الفني لما بعد الشراء
  • الإشراف على مهام استلام وتركيب وفحص وتشغيل المعدات والأجهزة العلمية الجديدة للتأكد من مطابقتها للمواصفات المطلوبة ومتابعة تنفيذ برامج التدريب المقررة الخاصة بالصيانة والتطبيقات العملية بالتنسيق مع الجهات المعنية
  • تنفيذ ومتابعة برامج صيانة المعدات والأجهزة العلمية وتوثيق تقارير الصيانة وحفظها بنظام إدارة الأصول الخاص بالدائرة وإعداد مستندات اتفاقيات الصيانة ومراجعتها والإشراف الفني والإداري على تنفيذ بنودها
  • القيام بالفحص الفني وإعداد التقارير الفنية حول كفاءة عمل الأجهزة المستخدمة وذلك لمعرفة الدعم الفني المناسب او لتحديد الأجهزة المراد التخلص منها مع توثيق معلوماتها بالنظام
  • الإشراف على تنفيذ بنود العقود الخاصة بخدمات الطبع والنسخ والتغليف المقدمة للطلبة والعاملين والمقيمين بالجامعة

مهام المدير

  • مراجعة خطط طلبات الشراء والاستبدال الخاصة بالاحتياجات التعليمية والبحثية من المعدات والأجهزة العلمية من حيث المواءمة التقنية، والكميات المطلوبة والحاجة الفعلية لها مع توفر الخدمات التشغيلية وذلك بالتنسيق مع عمداء الكليات ومدراء المراكز ومسؤولي الإدارات الأخرى
  • الإشراف على أعمال وضع المواصفات الفنية للمعدات والأجهزة العلمية وتصنيفها بالتنسيق مع الجهات المعنية بما يتماشى والتطوير التكنولوجي في المجالات المختلفة وتقديم الاستشارات الفنية لشرائها
  • الإشراف على تحليل عروض الأسعار الخاصة بالمعدات والأجهزة العلمية من النواحي الفنية والدعم الفني لما بعد الشراء
  • الإشراف على مهام استلام وتركيب وفحص وتشغيل المعدات والأجهزة العلمية الجديدة والإشراف على تنفيذ ومتابعة برامج الصيانة التعاقدية والذاتية للمعدات والأجهزة العلمية وتوثيق تقارير الصيانة وحفظها بنظام إدارة الأصول الخاص بالدائرة
  • الإشراف على تنفيذ أعمال الصيانة والفحص الفني وإعداد التقارير الفنية حول كفاءة عمل الأجهزة المستخدمة والأجهزة المراد التخلص منها وتوثيق معلوماتها بالنظام
  • الإشراف على تطبيق المعايير والاشتراطات واللوائح والأنظمة المتعلقة بالسلامة المهنية والبيئية وضبط الجودة
  • أية مهام أخرى يكلف بها من قبل المسؤولين

مهام نائب المدير

  • إعداد الموازنة المالية السنوية للدائرة ومتابعة تنفيذها بالتنسيق مع مدير الدائرة و الجهات المعنية
  • إعداد خطة التدريب والتأهيل السنوية لموظفي الدائرة بالتنسيق مع مدير الدائرة ومتابعة تنفيذها مع الجهات المعنية
  • التنسيق مع الدوائر الأخرى والجهات المعنية لضمان انسيابية العمل اليومي في جميع أقسام الدائرة
  • إعداد وصياغة التقارير السنوية لأعمال الدائرة بالتنسيق مع مدير الدائرة والجهات المعنية
  • إبداء الاقتراحات المتعلقة بتطوير العمل الإداري وتبسيط الإجراءات فيما يخص أعمال الدائرة ومتابعة تطوير نظام إدارة الأصول الخاص بالدائرة والأنظمة الآلية الاخرى التي تتعامل معها الدائرة
  • القيام بمهام مدير الدائرة أثناء غيابه
  • تطبيق معايير ضبط الجودة

إجراءات العمل بدائرة الخدمات الفنية

مراجعة طلبات شراء الأجهزة

  • استلام الطلبات آليا عبر نظام المشتريات من الجهة الطالبة.
  • تقييم الاحتياجات الفعلية للأجهزة المطلوبة من حيث الكمية والنوعية .
  • مراجعة وتعديل وإعداد المواصفات والاحتياجات الفنية بالتنسيق مع الجهة الطالبة .
  • اعتماد الطلبات آليا عبر نظام المشتريات وتحويلها إلى دائرة المشتريات .

 

تحليل المواصفات
  • استلام العروض ورقيا من دائرة المشتريات.
  • تحليل العروض بالتنسيق مع الجهة الطالبة و التفاوض مع الشركات المعنية حول أفضل المواصفات والدعم الفني والتدريب وتخفيض الأسعار واختيار أفضل العروض .
  • إعداد تقرير التحليل بنظام إدارة الأجهزة العلمية واعتماده ورقيا من الجهة الطالبة ودائرة الخدمات الفنية وتحويله الى دائرة المشتريات .

 

استلام وتركيب وفحص الأجهزة

  • استلام أمر الشراء الداخلي / الخارجي ورقيا من دائرة المشتريات.
  • التنسيق مع الشركة الموردة والجهة الطالبة والجهات المعنية بالجامعة لتنفيذ الاحتياجات الفنية المطلوبة واللازمة لتركيب وفحص الجهاز .
  • التنسيق مع الشركة الموردة والجهة الطالبة والجهات المعنية بالجامعة لاستلام وتركيب وفحص الجهاز واستلام الوثائق والملفات المرافقة .
  • إصدار شهادة تركيب وفحص للجهاز وتسجيلها بنظام إدارة الأجهزة العلمية وطباعة لاصقة رقم الجهاز ووضعها عليه .
  • إجراء التدريب على تشغيل واستخدام وصيانة الجهاز .
  • مراقبة عمل الجهاز والإشراف على تنفيذ الصيانة من الشركة الموردة خلال فترة الضمان .

 

صيانة الأجهزة

  • استلام طلبات الصيانة من الجهات الطالبة آليا عبر نظام إدارة الأجهزة العلمية

  • إجراء الفحص الميداني للجهاز وإصلاحه أو نقله إلى ورشة الدائرة إذا تطلب الأمر
  • في حالة الحاجة الى استبدال قطع غيار يتم طلبها محليا او خارجيا
  • في حالة عدم تمكن فنيي الدائرة من تصليح الجهاز يتم الاستعانة بالشركات الوكيلة او المصنعة
  • عقد اتفاقيات صيانة لبعض الأجهزة العالية التقنية ويتم الإشراف على تنفيذها
  • إعداد تقارير الصيانة بالنظام وترفق نسخ منها مع الفواتير لارتباطها ماليا بالنظام المالي وترسل إلى دائرة المالية للتسديد

 

نقل الأجهزة من موقع إلى آخر

  • استلام طلبات نقل الأجهزة من موقع إلى آخر داخل الجامعة من الجهات الطالبة آليا عبر نظام إدارة الأجهزة العلمية
  • في حالة عدم الحاجة إلى معونة فنية يتم نقل الجهاز بواسطة الجهات الطالبة نفسها
  • في حالة الحاجة إلى معونة فنية يتولى فنيو الدائرة نقل الجهاز او الاستعانة بالشركة الوكيلة
  • تعديل معلومات الجهاز بالنظام الآلي وإعداد تقارير النقل وترفق نسخ منها مع الفواتير ويتم ارتباطها ماليا بالنظام المالي وترسل إلى دائرة المالية

 

التخلص من الأجهزة القديمة

  • استلام طلبات التخلص من الأجهزة من الجهة الطالبة آليا عبر النظام
  • إجراء الفحص الفني الميداني للأجهزة لتحديد مدى صلاحيتها وصيانتها وإعادة استخدامها او التخلص منها
  • نقل الأجهزة إلى مخزن الدائرة للتخزين المؤقت لحين تشكيل لجنة المزاد
  • تتولى لجنة المزاد معاينة وفحص الأجهزة وتقرير مصيرها فمنها يتم تحويلها إلى الورشة كقطع غيار وبعضها يتم التبرع بها وبعضها يتم بيعها بالمزاد
  • تعديل معلومات الأجهزة بالنظام الآلي بعد إخراجها من الخدمة

للتواصل والاستفسار:

قسم التنسيق والمتابعة والأرشفة : 24141367

قسم معلومات وبيانات الأجهزة 24141368

قسم الأجهزة المختبرية 24142755

البريد الإلكتروني للدائرة: tsd-a@squ.edu.om

 

 

أقسام الدائرة
قسم التنسيق والمتابعة

قسم التنسيق والمتابعة

  • طباعة وحفظ وفهرسة جميع المراسلات والمستندات والتقارير وعقود الصيانة والمناقصات
  • مباشرة وتحويل المكالمات الهاتفية ومخاطبات الفاكس والبريد الإلكتروني
  • التنسيق مع الجهات المعنية لحجز السيارات ونقل الموظفين واستقبال وإحضار الضيوف والزيارات وحجز الإقامة والتغذية وحجز القاعات
  • إعداد طلبات المواد واللوازم ومتابعة استلامها بالتنسيق مع الجهات المختصة، وإعداد بيانات فواتير وقود السيارات وبيانات استمارات العمل الإضــافي
  • التنسيق مع إدارة أمن الجامعة فيما يخص إصدار تصاريح دخول الحرم الجامعي للشركات التي تتعامل مع الجامعة
  • استلام طلبات شراء الأجهزة الجديدة عبر نظام المشتريات وتحويلها للأقسام المعنية للمراجعة والاعتمادات المطلوبة
  • إدخال الطلبات والبيانات والارتباطات المالية المتعلقة بنظام الموارد البشرية والمالية بالجامعة (المشتريات-المالية-التدريب) ومتابعة إنجازها بالتنسيق مع الجهات المعنية
  • تطبيق معايير ضبط الجودة
  • أية مهام إضافية أخرى
قسم بيانات ومعلومات الأجهزة

قسم معلومات وبيانات الأجهزة

•    إدخال شهادات استلام وتركيب وفحص الأجهزة العلمية الجديدة بقاعدة بيانات نظام إدارة الأصول الخاصة بالدائرة وذلك بالتنسيق مع الجهات المعنية.
•    تسجيل وطباعة لاصقات ترميز الأجهزة التابعة للدائرة في النظامين الإداري والمالي، وإدارة الأصول وتسليمها للقسم المختص بالدائرة.
•    منح صلاحيات عمل طلبات الصيانة والنقل والتخلص في النظام الإداري والمالي للجهات المعنية بالجامعة. 
•    مهام الجرد الميداني الدوري للأجهزة والمعدات العلمية بالتعاون مع الأقسام المختصة وتحديث قاعدة البيانات في نظامي إدارة الأصول، والإداري والمالي بالتنسيق مع الجهات المعنية.
•    نقل الأجهزة والمعدات منتهية الصلاحية إلى مخزن الدائرة وتعديل حالات الأجهزة بقاعدة البيانات في الأنظمة المعمول بالدائرة بالتنسيق مع الأقسام الأخرى بالدائرة..
•    الإشراف على إعداد المزاد العلني لبيع الأجهزة منتهية الصلاحية بالتعاون مع الأقسام الأخرى بالدائرة.
•    مهام صرف مبالغ السلفة المستديمة والدائمة وعمل المناقلات المالية للدائرة عن طريق النظام المالي والإداري.
•    المشاركة في تطوير ومتابعة عمل النظام المالي والإداري للدائرة بالتعاون مع مركز نظم المعلومات.
•    تحديث صفحة الدائرة في موقع الجامعة بالتنسيق مع أقسم الدائرة.
•    المشاركة في إنشاء لوحة بيانات وإحصائيات أعمال الدائرة (Dashboard) .
•    توفير المعلومات الدقيقة عن المعدات والأجهزة العلمية بالجامعة وذلك من خلال مسؤولية القسم حول مراجعة وتحديث قاعدة بيانات الأجهزة بنظام إدارة الأصول والنظام المالي والإداري بالتنسيق مع الجهات المعنية.
•    حصر وطلب مستلزمات الدائرة من اللوازم المكتبية والأثاث والمستلزمات الأخرى من خلال النظام الإداري والمالي والإداري.
•    تطبيق معايير ضبط الجودة.
•     أي مهام إضافية أخرى تتعلق بعمل الدائرة.

قسم الأجهزة التخصصية

قسم الأجهزة التخصصية

•    المشاركة في وضع المواصفات الفنية للمعدات والأجهزة التخصصية وتقديم الاستشارات الفنية لشرائها
•    مراجعة طلبات شراء المعدات والأجهزة التخصصية الجديدة عبر النظام المتبع بالجامعة للتأكد من الكميات المطلوبة، والحاجة الفعلية لها، والمواءمة التقنية مع التأكد من توفر الأماكن المناسبة لتركيبها والخدمات التشغيلية اللازمة لها.
•    تحليل عروض أسعار الأجهزة التخصصية بالتنسيق مع الجهات الطالبة للتأكد من المواصفات الفنية واختيار أنسب الأسعار مع الوضع في الاعتبار فترات الضمان والدعم الفني لما بعد الشراء.
•    استلام وتركيب وفحص الأجهزة التخصصية الجديدة ومتابعة تنفيذ برامج التدريب وفترات الضمان وتحرير شهادات التركيب والفحص، وكذلك استلام طلبات النقل والتخلص للأجهزة القديمة بالتنسيق مع الجهات المعنية
•    استلام وتنفيذ طلبات صيانة الأجهزة التخصصية عبر النظام المتبع بالجامعة وإجراء أعمال الصيانة الروتينية والوقائية والتصحيحية والطارئة وتوفير قطع الغيار اللازمة للصيانة.
•    القيام بالفحص الفني وإعداد التقارير الفنية حول كفاءة عمل الأجهزة التخصصية المستخدمة والأجهزة المراد التخلص منها وتوثيق تقاريرها بالنظام المتبع بالجامعة.
•    إعداد مستندات مناقصات عقود الصيانة للأجهزة التخصصية مع الشركات المحلية والخارجية ومتابعة إجراءات تجديد هذه العقود والإشراف على تنفيذها.
•    تطبيق معايير ضبط الجودة
•    أية مهام إضافية أخرى تتعلق بعمل الدائرة

 

قسم الأجهزة المختبرية

قسم الأجهزة المختبرية

•    المشاركة في وضع المواصفات الفنية للمعدات والأجهزة المختبرية   وتقديم الاستشارات الفنية لشرائها.

•    مراجعة واعتماد طلبات شراء الأجهزة والمعدات المختبرية الجديدة عبر النظام المالي والاداري وذلك بعد التحقق من مواصفاتها الفنية، والحاجة الفعلية لها، والمواءمة التقنية والتأكد من توفر الأماكن المناسبة لتركيبها والخدمات التشغيلية اللازمة لها.

•    تحليل عروض الأسعار فنيا للأجهزة المختبرية الجديدة بالتنسيق مع الجهات الطالبة واختيار عرض الأسعار الأنسب من ناحية المواصفات الفنية، السعر، فترة الضمان، مدة التوريد والدعم الفني لما بعد الشراء.

•    استلام وتركيب وفحص الأجهزة المختبرية الجديدة وتحرير شهادات التركيب والفحص لها.

•    إعداد جداول الصيانة الدورية للأجهزة المختبرية والإشراف على تنفيذها بالتنسيق مع الجهات المعنية.

•    القيام بالفحص الفني وإعداد التقارير الفنية حول كفاءة عمل الأجهزة المختبرية المستخدمة والأجهزة المراد التخلص منها وتوثيق تقاريرها بالنظام، وكذلك إجراء المعايرة الفنية لبعض الأجهزة المختبرية.

•    إعداد مستندات مناقصات عقود الصيانة للأجهزة المختبرية مع الشركات المحلية والخارجية ومتابعة إجراءات تجديد هذه العقود والإشراف على تنفيذها.

•    تطبيق معايير ضبط الجودة.

•    أية مهام إضافية أخرى تتعلق بعمل الدائرة.

قسم الأجهزة المساندة

قسم الأجهزة المساندة

•    المشاركة في وضع المواصفات الفنية للمعدات والأجهزة المساندة وتقديم الاستشارات الفنية لشرائها
•    مراجعة طلبات شراء المعدات والأجهزة المساندة الجديدة عبر نظـام المشتريات للتأكد من الكميات المطلوبة، والحاجة الفعلية لها، والمواءمة التقنية مع التأكد من توفر الأماكن المناسبة لتركيبها والخدمات التشغيلية اللازمة
•    تحليل عروض أسعار الأجهزة المساندة بالتنسيق مع الجهات الطالبة للتأكد من المواصفات الفنية واختيار أنسب الأسعار مع الوضع في الاعتبار فترات الضمان والدعم الفني لما بعد الشراء
•    استلام وتركيب وفحص الأجهزة المساندة الجديدة ومتابعة تنفيذ برامج التدريب وفترات الضمان وتحرير شهادات التركيب والفحص.
•    استلام وتنفيذ طلبات صيانة الأجهزة المساندة عبر نظام إدارة الأصول الخاص بالدائرة وإجراء أعمال الصيانة الروتينية والوقائية والتصحيحية والطارئة وتوفير قطع الغيار اللازمة للصيانة والتأكد من صلاحية قطع الغيار الاستهلاكية ومطابقتها للأعمار الافتراضية المحددة، والتنسيق مع الجهات الطالبة والشركات في عملية شراء الأحبار ذات الجودة لآلات النسخ بالجامعة.
•    توفير أجهزة النسخ لاستخدامها أثناء عقد المؤتمرات والندوات المختلفة واستقبال الموظفين الجدد . 
•    القيام بالفحص الفني وإعداد التقارير الفنية حول كفاءة عمل الأجهزة المستخدمة والأجهزة المراد التخلص منها وتوثيق تقاريرها بالنظام المالي والإداري .
•    تطبيق معايير ضبط الجودة
•    أية مهام إضافية أخرى تتعلق بعمل الدائرة.

دليل إجراءات عمل دائرة الخدمات الفنية

تواصل معنا

  • *
  • *
دائرة الخدمات الفنية

تقوم دائرة الخدمات الفنية بمراجعة وتقييم احتياجات وحـدات الجامعـة مـن المعدات والأجهزة العلمية ووضع المواصفات الفنية لها وتحليـل العـروض المقدمة لشرائها والإشراف على مهام استلامها وفحصها وتركيبها وتشغيلها وتسجيل معلوماتها وتقديم الدعم الفني لها والتخلص من الأجهزة المنتهية الصلاحية.