• طباعة وحفظ وفهرسة جميع المراسلات والمستندات والتقارير وعقود الصيانة والمناقصات
• مباشرة وتحويل المكالمات الهاتفية ومخاطبات الفاكس والبريد الإلكتروني
• التنسيق مع الجهات المعنية لحجز السيارات ونقل الموظفين واستقبال وإحضار الضيوف والزيارات وحجز الإقامة والتغذية وحجز القاعات
• إعداد طلبات المواد واللوازم ومتابعة استلامها بالتنسيق مع الجهات المختصة، وإعداد بيانات فواتير وقود السيارات وبيانات استمارات العمل الإضــافي
• التنسيق مع إدارة أمن الجامعة فيما يخص إصدار تصاريح دخول الحرم الجامعي للشركات التي تتعامل مع الجامعة
• استلام طلبات شراء الأجهزة الجديدة عبر نظام المشتريات وتحويلها للأقسام المعنية للمراجعة والاعتمادات المطلوبة
• إدخال الطلبات والبيانات والارتباطات المالية المتعلقة بنظام الموارد البشرية والمالية بالجامعة (المشتريات-المالية-التدريب) ومتابعة إنجازها بالتنسيق مع الجهات المعنية
• تطبيق معايير ضبط الجودة
• أية مهام إضافية أخرى

• إدخال شهادات استلام وتركيب وفحص الأجهزة العلمية الجديدة بقاعدة بيانات نظام إدارة الأصول الخاصة بالدائرة وذلك بالتنسيق مع الجهات المعنية.
•  تسجيل وطباعة لاصقات ترميز الأجهزة التابعة للدائرة في النظامين الإداري والمالي، وإدارة الأصول وتسليمها للقسم المختص بالدائرة.
•  منح صلاحيات عمل طلبات الصيانة والنقل والتخلص في النظام الإداري والمالي للجهات المعنية بالجامعة. 
• مهام الجرد الميداني الدوري للأجهزة والمعدات العلمية بالتعاون مع الأقسام المختصة وتحديث قاعدة البيانات في نظامي إدارة الأصول، والإداري والمالي بالتنسيق مع الجهات المعنية.
• نقل الأجهزة والمعدات منتهية الصلاحية إلى مخزن الدائرة وتعديل حالات الأجهزة بقاعدة البيانات في الأنظمة المعمول بالدائرة بالتنسيق مع الأقسام الأخرى بالدائرة..
• الإشراف على إعداد المزاد العلني لبيع الأجهزة منتهية الصلاحية بالتعاون مع الأقسام الأخرى بالدائرة.
• مهام صرف مبالغ السلفة المستديمة والدائمة وعمل المناقلات المالية للدائرة عن طريق النظام المالي والإداري.
• المشاركة في تطوير ومتابعة عمل النظام المالي والإداري للدائرة بالتعاون مع مركز نظم المعلومات.
• تحديث صفحة الدائرة في موقع الجامعة بالتنسيق مع أقسم الدائرة.
• المشاركة في إنشاء لوحة بيانات وإحصائيات أعمال الدائرة (Dashboard) .
• توفير المعلومات الدقيقة عن المعدات والأجهزة العلمية بالجامعة وذلك من خلال مسؤولية القسم حول مراجعة وتحديث قاعدة بيانات الأجهزة بنظام إدارة الأصول والنظام المالي والإداري بالتنسيق مع الجهات المعنية.
• حصر وطلب مستلزمات الدائرة من اللوازم المكتبية والأثاث والمستلزمات الأخرى من خلال النظام الإداري والمالي والإداري.
• تطبيق معايير ضبط الجودة.
• أي مهام إضافية أخرى تتعلق بعمل الدائرة.

• المشاركة في وضع المواصفات الفنية للمعدات والأجهزة التخصصية وتقديم الاستشارات الفنية لشرائها
• مراجعة طلبات شراء المعدات والأجهزة التخصصية الجديدة عبر النظام المتبع بالجامعة للتأكد من الكميات المطلوبة، والحاجة الفعلية لها، والمواءمة التقنية مع التأكد من توفر الأماكن المناسبة لتركيبها والخدمات التشغيلية اللازمة لها.
• تحليل عروض أسعار الأجهزة التخصصية بالتنسيق مع الجهات الطالبة للتأكد من المواصفات الفنية واختيار أنسب الأسعار مع الوضع في الاعتبار فترات الضمان والدعم الفني لما بعد الشراء
• استلام وتركيب وفحص الأجهزة التخصصية الجديدة ومتابعة تنفيذ برامج التدريب وفترات الضمان وتحرير شهادات التركيب والفحص، وكذلك استلام طلبات النقل والتخلص للأجهزة القديمة بالتنسيق مع الجهات المعنية
• استلام وتنفيذ طلبات صيانة الأجهزة التخصصية عبر النظام المتبع بالجامعة وإجراء أعمال الصيانة الروتينية والوقائية والتصحيحية والطارئة وتوفير قطع الغيار اللازمة للصيانة.
• القيام بالفحص الفني وإعداد التقارير الفنية حول كفاءة عمل الأجهزة التخصصية المستخدمة والأجهزة المراد التخلص منها وتوثيق تقاريرها بالنظام المتبع بالجامعة.
• إعداد مستندات مناقصات عقود الصيانة للأجهزة التخصصية مع الشركات المحلية والخارجية ومتابعة إجراءات تجديد هذه العقود والإشراف على تنفيذها.
•  تطبيق معايير ضبط الجودة
• أية مهام إضافية أخرى تتعلق بعمل الدائرة

• المشاركة في وضع المواصفات الفنية للمعدات والأجهزة المختبرية   وتقديم الاستشارات الفنية لشرائها.
• مراجعة واعتماد طلبات شراء الأجهزة والمعدات المختبرية الجديدة عبر النظام المالي والاداري وذلك بعد التحقق من مواصفاتها الفنية، والحاجة الفعلية لها، والمواءمة التقنية والتأكد من توفر الأماكن المناسبة لتركيبها والخدمات التشغيلية اللازمة لها.
• تحليل عروض الأسعار فنيا للأجهزة المختبرية الجديدة بالتنسيق مع الجهات الطالبة واختيار عرض الأسعار الأنسب من ناحية المواصفات الفنية، السعر، فترة الضمان، مدة التوريد والدعم الفني لما بعد الشراء.
• استلام وتركيب وفحص الأجهزة المختبرية الجديدة وتحرير شهادات التركيب والفحص لها.
• إعداد جداول الصيانة الدورية للأجهزة المختبرية والإشراف على تنفيذها بالتنسيق مع الجهات المعنية.
• القيام بالفحص الفني وإعداد التقارير الفنية حول كفاءة عمل الأجهزة المختبرية المستخدمة والأجهزة المراد التخلص منها وتوثيق تقاريرها بالنظام، وكذلك إجراء المعايرة الفنية لبعض الأجهزة المختبرية.
• إعداد مستندات مناقصات عقود الصيانة للأجهزة المختبرية مع الشركات المحلية والخارجية ومتابعة إجراءات تجديد هذه العقود والإشراف على تنفيذها.
• تطبيق معايير ضبط الجودة.
• أية مهام إضافية أخرى تتعلق بعمل الدائرة.

• المشاركة في وضع المواصفات الفنية للمعدات والأجهزة المساندة وتقديم الاستشارات الفنية لشرائها
• راجعة طلبات شراء المعدات والأجهزة المساندة الجديدة عبر نظـام المشتريات للتأكد من الكميات المطلوبة، والحاجة الفعلية لها، والمواءمة التقنية مع التأكد من توفر الأماكن المناسبة لتركيبها والخدمات التشغيلية اللازمة
• تحليل عروض أسعار الأجهزة المساندة بالتنسيق مع الجهات الطالبة للتأكد من المواصفات الفنية واختيار أنسب الأسعار مع الوضع في الاعتبار فترات الضمان والدعم الفني لما بعد الشراء
• استلام وتركيب وفحص الأجهزة المساندة الجديدة ومتابعة تنفيذ برامج التدريب وفترات الضمان وتحرير شهادات التركيب والفحص.
• استلام وتنفيذ طلبات صيانة الأجهزة المساندة عبر نظام إدارة الأصول الخاص بالدائرة وإجراء أعمال الصيانة الروتينية والوقائية والتصحيحية والطارئة وتوفير قطع الغيار اللازمة للصيانة والتأكد من صلاحية قطع الغيار الاستهلاكية ومطابقتها للأعمار الافتراضية المحددة، والتنسيق مع الجهات الطالبة والشركات في عملية شراء الأحبار ذات الجودة لآلات النسخ بالجامعة.
• توفير أجهزة النسخ لاستخدامها أثناء عقد المؤتمرات والندوات المختلفة واستقبال الموظفين الجدد . 
• القيام بالفحص الفني وإعداد التقارير الفنية حول كفاءة عمل الأجهزة المستخدمة والأجهزة المراد التخلص منها وتوثيق تقاريرها بالنظام المالي والإداري .
• تطبيق معايير ضبط الجودة
• أية مهام إضافية أخرى تتعلق بعمل الدائرة.

دليل إجراءات العمل دائرة الخدمات الفنية