-
استلام وتسجيل جميع المراسلات الواردة إلى الدائرة وتوزيعها على الأقسام المعنية.
-
تسجيل وحفظ وأرشفة المراسلات الصادرة من الدائرة.
-
أرشفة وترتيب ملفات الدائرة ورقياً وإلكترونياً وفقاً لمعايير واخلاقيات المهنة.
-
إدارة المراسلات والمستندات الخاصة بالدائرة في نظام المراسلات والأرشفة الإلكترونية للجامعة.
-
إعداد وطباعة الرسائل والمذكرات والتقارير المتعلقة بالدائرة.
-
الإعداد والتنسيق للاجتماعات الدورية للدائرة، وكتابة محاضرها.
-
المتابعة والتنسيق مع الجهات المعنية بالجامعة حول المواضيع المتعلقة بالدائرة.
-
الرد على اتصالات واستفسارات الأفراد والجهات الداخلية والخارجية التي ترد إلى الدائرة.
-
متابعة أعمال المراسلين وسائقي الدائرة.
-
المشاركة في إعداد موازنة الدائرة ومتابعة صرفها وفق البنود المحددة.
-
الاشراف على نثريات الدائرة ومتابعة تسوية الفواتير.
-
متابعة كل ما يتعلق بمشتريات الدائرة وجدولتها.
-
إجراء حجوزات الفنادق لضيوف الجامعة.
-
إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.
-
أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم.
-
القيام بإجراءات استخراج التأشيرات الخاصة بالإقامة والزيارات والمهمات الرسمية للموظفين وعائلاتهم وضيوف الجامعة.
-
متابعة إجراء البصمات للموظفين الجدد وعائلاتهم.
-
متابعة تجديد إقامة الموظفين وعائلاتهم المنتهية إقامتهم وإلغاء تأشيرات الموظفين المنتهية خدماتهم.
-
استقبال وتوديع الموظفين بالجامعة في المنافذ الحدودية، ومتابعة إجراءات الإقامة والحجوزات.
-
متابعة أمور الشحن والأمتعة والحقائب.
-
نقل الكفالة من الجامعة إلى القطاعين العام والخاص والعكس.
-
تأمين المواصلات لضيوف الجامعة والموظفين الوافدين ومتابعة توصيلهم إلى مقر إقامتهم.
-
استخراج وإنهاء المعاملات لموظفي الجامعة من الإدارة العامة للمرور والقضايا الأخرى التي تتعلق بمراكز الشرطة والادعاء العام.
-
متابعة وتخليص إجراءات الوفاة للأجانب العاملين بالجامعة.
-
متابعة الأمور الخاصة بالمطار كاستخراج تصاريح دخول المطار.
-
إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.
-
أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم .
-
الإشراف على تنظيم جميع مناسبات الجامعة المختلفة وحفلات العشاء والغداء للوفود الرسمية سواء داخل الحرم الجامعي أو خارجه.
-
إعداد برامج الزيارات الرسمية للوفود الزائرة واستقبالهم ومرافقتهم .
-
تقديم مقترح بأسماء المدعوين الرسميين ورفعها لإدارة الجامعة لحضور فعاليات الجامعة .
-
توفير الضيافة للمؤتمرات والندوات والزيارات الرسمية التي تنظمها الجامعة.
-
إعداد بطاقات الدعوة ومتابعة طباعتها وإرسالها للمدعوين والتأكد من حضورهم أو اعتذارهم سواء من داخل الجامعة أو خارجها.
-
متابعة تنظيم وتجهيز قاعات المؤتمرات والندوات للتأكد من جاهزيتها.
-
اقتراح جدولة مواعيد الزيارات الرسمية وإرسالها لإدارة الجامعة بالتنسيق مع الجهات المعنية بالجامعة .
-
استخراج التصاريح لدخول المرافق السياحية لكبار الضيوف وزوار الجامعة.
-
إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.
-
أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم .
-
إعداد خطة سنوية للمناشط الثقافية والاجتماعية لموظفي الجامعة وعائلاتهم .
-
تنظيم وتسيير رحلات ترفيهية إلى المناطق السياحية داخل السلطنة للموظفين وعائلاتهم، للاطلاع على معالم البلاد وخلق أجواء ترويحية لهم .
-
تنظيم وتسيير رحلات ترفيهية خارج السلطنة بالتنسيق مع الشركات السياحية للحصول على أفضل العروض بأفضل الأسعار للموظفين المشاركين بالرحلة .
-
إجراء استبانات ميدانية لاستطلاع آراء الموظفين المشاركين بالرحلة وانطباعاتهم عن الخدمات المقدمة لهم.
-
تنظيم يوم مفتوح لجميع الموظفين بالجامعة وعائلاتهم بهدف التعارف وتبادل الثقافات وإبراز مناشط الجاليات.
-
أعداد خطة ترويج للفعاليات الاجتماعية والترفيهية للقسم بالتنسيق مع الأقسام الأخرى.
-
الإعداد والتنظيم لبرنامج استقبال الموظفين الجدد كل عام أكاديمي بالتنسيق مع الجهات المعنية بالجامعة.
-
إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.
-
أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم .