دائرة العلاقات العامة

مهام أقسام الدائرة

قسم التنسيق والمتابعة والأرشفة
  • استلام وتسجيل جميع المراسلات الواردة إلى الدائرة وتوزيعها على الأقسام المعنية.
  • تسجيل وحفظ وأرشفة المراسلات الصادرة من الدائرة.
  • أرشفة وترتيب ملفات الدائرة ورقياً وإلكترونياً وفقاً لمعايير واخلاقيات المهنة.
  • إدارة المراسلات والمستندات الخاصة بالدائرة في نظام المراسلات والأرشفة الإلكترونية للجامعة.
  • إعداد وطباعة الرسائل والمذكرات والتقارير المتعلقة بالدائرة.
  • الإعداد والتنسيق للاجتماعات الدورية للدائرة، وكتابة محاضرها.
  • المتابعة والتنسيق مع الجهات المعنية بالجامعة حول المواضيع المتعلقة بالدائرة.
  • الرد على اتصالات واستفسارات الأفراد والجهات الداخلية والخارجية التي ترد إلى الدائرة.
  • متابعة أعمال المراسلين وسائقي الدائرة.
  • المشاركة في إعداد موازنة الدائرة ومتابعة صرفها وفق البنود المحددة.
  • الاشراف على نثريات الدائرة ومتابعة تسوية الفواتير.
  • متابعة كل ما يتعلق بمشتريات الدائرة وجدولتها.
  • إجراء حجوزات الفنادق لضيوف الجامعة.
  • إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.
  • أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم.
قسم الاحتفالات والمؤتمرات
  • المتابعة والتنسيق لأعمال اللجان التي يكون مدير الدائرة عضواً و مقرراً فيها، وهي:
  • لجنة الاحتفالات.
  • لجنة المؤتمرات والندوات الخارجية.
  • لجنة مديري الدوائر والمراكز التابعة لنائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية.
  • لجنة رصد الزلازل.
  • أي لجان أخرى تعهد للقسم المشاركة فيها.
  • الإعداد والتحضير لاجتماعات اللجان، وإعداد جداول أعمال الاجتماعات وكتابة المحاضر .
  • إعداد وكتابة المراسلات المتعلقة بأعمال القسم.
  • تنسيق حجوزات القاعات للفعاليات التي تنظمها الجامعة ومتابعتها
  • المتابعة والتنظيم والإشراف على سير المؤتمرات والندوات التي تقيمها الجامعة سواء داخل الحرم الجامعي أو خارجه .
  • القيام بالترويج والإعلان عن المؤتمرات والندوات التي تقيمها الجامعة بالتنسيق مع القسم المختص والجهات المنظمة داخل الجامعة .
  • تمثيل الدائرة في اللجان التحضيرية للمؤتمرات والندوات التي تقيمها كليات ومراكز الجامعة .
  • الإشراف على تنظيم المعارض المصاحبة بالمؤتمرات والندوات التي تقيمها الجامعة سواء داخل الجامعة أو خارجه .
  • إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.
  • أي مهام أخرى تدخل ضمن مهام اختصاصات القسم .
قسم خدمات الموظفين
  • القيام بإجراءات استخراج التأشيرات الخاصة بالإقامة والزيارات والمهمات الرسمية للموظفين وعائلاتهم وضيوف الجامعة.
  • متابعة إجراء البصمات للموظفين الجدد وعائلاتهم.
  • متابعة تجديد إقامة الموظفين وعائلاتهم المنتهية إقامتهم وإلغاء تأشيرات الموظفين المنتهية خدماتهم.
  • استقبال وتوديع الموظفين بالجامعة في المنافذ الحدودية، ومتابعة إجراءات الإقامة والحجوزات.
  • متابعة أمور الشحن والأمتعة والحقائب.
  • نقل الكفالة من الجامعة إلى القطاعين العام والخاص والعكس.
  • تأمين المواصلات لضيوف الجامعة والموظفين الوافدين ومتابعة توصيلهم إلى مقر إقامتهم.
  • استخراج وإنهاء المعاملات لموظفي الجامعة من الإدارة العامة للمرور والقضايا الأخرى التي تتعلق بمراكز الشرطة والادعاء العام.
  • متابعة وتخليص إجراءات الوفاة للأجانب العاملين بالجامعة.
  • متابعة الأمور الخاصة بالمطار كاستخراج تصاريح دخول المطار.
  • إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.
  • أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم .
قسم المراسم والضيافة
  • الإشراف على تنظيم جميع مناسبات الجامعة المختلفة وحفلات العشاء والغداء للوفود  الرسمية سواء داخل الحرم الجامعي أو خارجه.
  • إعداد برامج الزيارات الرسمية للوفود الزائرة واستقبالهم ومرافقتهم .
  • تقديم مقترح بأسماء المدعوين الرسميين ورفعها لإدارة الجامعة لحضور فعاليات الجامعة .
  • توفير الضيافة للمؤتمرات والندوات والزيارات الرسمية التي تنظمها الجامعة.  
  • إعداد بطاقات الدعوة ومتابعة طباعتها وإرسالها للمدعوين والتأكد من حضورهم أو اعتذارهم سواء من داخل الجامعة أو خارجها.
  • متابعة تنظيم وتجهيز قاعات المؤتمرات والندوات للتأكد من جاهزيتها.
  • اقتراح جدولة مواعيد الزيارات الرسمية وإرسالها لإدارة الجامعة بالتنسيق مع الجهات المعنية بالجامعة .
  • استخراج التصاريح لدخول المرافق السياحية لكبار الضيوف وزوار الجامعة.
  • إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.
  • أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم .
قسم الأنشطة والفعاليات
  • إعداد خطة سنوية للمناشط الثقافية والاجتماعية لموظفي الجامعة وعائلاتهم .
  • تنظيم وتسيير رحلات ترفيهية إلى المناطق السياحية داخل السلطنة للموظفين وعائلاتهم، للاطلاع على معالم البلاد وخلق أجواء ترويحية لهم .
  • تنظيم وتسيير رحلات ترفيهية خارج السلطنة بالتنسيق مع الشركات السياحية للحصول على أفضل  العروض بأفضل الأسعار للموظفين المشاركين بالرحلة .
  • إجراء استبانات ميدانية لاستطلاع آراء الموظفين المشاركين بالرحلة وانطباعاتهم عن الخدمات المقدمة لهم.
  • تنظيم يوم مفتوح لجميع الموظفين بالجامعة وعائلاتهم بهدف التعارف وتبادل الثقافات وإبراز مناشط الجاليات.
  • أعداد خطة ترويج للفعاليات الاجتماعية والترفيهية للقسم بالتنسيق مع الأقسام الأخرى.
  • الإعداد والتنظيم لبرنامج استقبال الموظفين الجدد كل عام أكاديمي بالتنسيق مع الجهات المعنية بالجامعة.
  • إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.
  • أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم .
قسم العهـــد والهدايا
  • الإشراف على ممتلكات الدائرة وعهدها وحفظها بشكل منظم وفقاً لمعايير الجودة وأخلاقيات المهنة.
  • الإشراف على مخزن الدائرة وتنظيمه وفقاً لمعايير الجودة وأخلاقيات المهنة.
  • إجراء جرد سنوي  وكشوفات مفصلة عن جميع متعلقات الدائرة ورفعه لنائب المدير.
  • تجهيز الهدايا والملفات السياحية لضيوف الجامعة بالتنسيق مع كل من قسم المراسم والضيافة وقسم الأنشطة والفعاليات.
  • حفظ وتصنيف أدوات الدائرة من أعلام وهدايا وصور وتوزيعها للكليات والمراكز والدوائر.
  • حفظ الخناجر والبشوت والرداء الأكاديمي وتنظيم استخداماها في المناسبات الرسمية.
  • إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.
  • أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم.

خدمات الدائرة

تواصل معنا

  • *
  • *