دائرة العلاقات العامة
  • عن الدائرة
  • مهام واختصاصات دائرة العلاقات العامة
  • مهام واختصاصات أقسام الدائرة

 

  • الرؤية :

  1. ترسيخ صورة إيجابية للجامعة في تقديم الخدمات والتواصل الفعال مع الشركاء والجمهور.

 

  • الرسالة:

  1. الإجادة في تقديم الخدمات واستشراق الأساليب التي تعزز حضور وتميز الجامعة.

 

  • القيم :

  1. التميز |  الولاء |  النزاهة |  المصداقية  |  المساواة  |  الالتزام  |  روح الزمالة  |  التكامل.

 

  • الأهداف :

تسعى الدائرة على تحقيق الاتي :

  1. -  المصادر المالية: الاستخدام الأمثل للمصادر المالية المتاحة والعمل على إيجاد حلول معززة لها.

  2. -  العمليات الداخلية: زيادة التكامل بين الوحدات ذات العلاقة.

  3.   - تنمية الموظفين: تعزيز رأس المال البشري وتطوير مهارات كادر العمل.

 

  • الهوية:

  1.   التعزيز الإيجابي للصورة الذهنية للجامعة.

  2.   اتخاذ السياسات المنظمة للعمل.

​​​​​

  1.  التأكيد على مبادئ الجامعة وهويتها وقيمها الأساسية المتمثلة في التميز والولاء لها والنزاهة والمصداقية والمساواة والالتزام وتجسيد روح الزمالة.                                                                                        

  2.  الإشراف على إعداد وتنظيم الندوات والمؤتمرات والفعاليات والاحتفالات الرسمية التي تقام بالجامعة وخارجها وإجراء الحجوزات الفندقية وتوجيه الدعوات واستقبال المدعوين واتخاذ كل ما يلزم لضمان حسن سير تلك الفعاليات.

  3.  استقبال الوفود وزوار الجامعة الرسميين، وإعداد برامج الزيارات المختلفة لهم.

  4.  إعداد البروتوكولات اللازمة بالتنسيق مع اللجان التحضيرية للفعاليات العلمية التي تقام بالجامعة سواء كانت ندوات أو مؤتمرات أو ورش أو غيرها.

  5.  تخليص إجراءات الإقامة والمغادرة لموظفي الجامعة من غير العمانيين بالتنسيق مع الجهات المختصة بالسلطنة وحسب الإجراءات المنظمة لذلك.

  6.  تنظيم فعاليات وأنشطة ثقافية واجتماعية وترفيهية لمنتسبي الجامعة وأسرهم تهدف إلى تعزيز العلاقات الاجتماعية بين منتسبي الجامعة وأسرهم.

  7.  السعي إلى إقامة علاقات إيجابية مع المؤسسات الحكومية والخاصة بما يحقق أهداف الجامعة وبرامجها وأنشطتها المختلفة.

قسم التنسيق والمتابعة والأرشفة :

  1. استلام وتسجيل جميع المراسلات الواردة إلى الدائرة وتوزيعها على الأقسام المعنية.

  2. تسجيل وحفظ وأرشفة المراسلات الصادرة من الدائرة.

  3. أرشفة وترتيب ملفات الدائرة ورقياً وإلكترونياً وفقاً لمعايير واخلاقيات المهنة.

  4. إدارة المراسلات والمستندات الخاصة بالدائرة في نظام المراسلات والأرشفة الإلكترونية للجامعة.

  5. إعداد وطباعة الرسائل والمذكرات والتقارير المتعلقة بالدائرة.

  6. الإعداد والتنسيق للاجتماعات الدورية للدائرة، وكتابة محاضرها.

  7. المتابعة والتنسيق مع الجهات المعنية بالجامعة حول المواضيع المتعلقة بالدائرة.

  8. الرد على اتصالات واستفسارات الأفراد والجهات الداخلية والخارجية التي ترد إلى الدائرة.

  9. متابعة أعمال المراسلين وسائقي الدائرة.

  10. المشاركة في إعداد موازنة الدائرة ومتابعة صرفها وفق البنود المحددة.

  11. الاشراف على نثريات الدائرة ومتابعة تسوية الفواتير.

  12. متابعة كل ما يتعلق بمشتريات الدائرة وجدولتها.

  13. إجراء حجوزات الفنادق لضيوف الجامعة.

  14. إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.

  15. أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم.

 

قسم الاحتفالات والمؤتمرات :

  1. المتابعة والتنسيق لأعمال اللجان التي يكون مدير الدائرة عضواً و مقرراً فيها، وهي:

  • لجنة الاحتفالات.

  • لجنة المؤتمرات والندوات الخارجية.

  • لجنة مديري الدوائر والمراكز التابعة لنائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية.

  • لجنة رصد الزلازل.

  • أي لجان أخرى تعهد للقسم المشاركة فيها.

  1. الإعداد والتحضير لاجتماعات اللجان، وإعداد جداول أعمال الاجتماعات وكتابة المحاضر .

  2. إعداد وكتابة المراسلات المتعلقة بأعمال القسم.

  3. تنسيق حجوزات القاعات للفعاليات التي تنظمها الجامعة ومتابعتها

  4. المتابعة والتنظيم والإشراف على سير المؤتمرات والندوات التي تقيمها الجامعة سواء داخل الحرم الجامعي أو خارجه .

  5. القيام بالترويج والإعلان عن المؤتمرات والندوات التي تقيمها الجامعة بالتنسيق مع القسم المختص والجهات المنظمة داخل الجامعة .

  6. تمثيل الدائرة في اللجان التحضيرية للمؤتمرات والندوات التي تقيمها كليات ومراكز الجامعة .

  7. الإشراف على تنظيم المعارض المصاحبة بالمؤتمرات والندوات التي تقيمها الجامعة سواء داخل الجامعة أو خارجه .

  8. إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.

  9. أي مهام أخرى تدخل ضمن مهام اختصاصات القسم .

 

قسم خدمات الموظفين :

  1. القيام بإجراءات استخراج التأشيرات الخاصة بالإقامة والزيارات والمهمات الرسمية للموظفين وعائلاتهم وضيوف الجامعة.

  2. متابعة إجراء البصمات للموظفين الجدد وعائلاتهم.

  3. متابعة تجديد إقامة الموظفين وعائلاتهم المنتهية إقامتهم وإلغاء تأشيرات الموظفين المنتهية خدماتهم.

  4. استقبال وتوديع الموظفين بالجامعة في المنافذ الحدودية، ومتابعة إجراءات الإقامة والحجوزات.

  5. متابعة أمور الشحن والأمتعة والحقائب.

  6. نقل الكفالة من الجامعة إلى القطاعين العام والخاص والعكس.

  7. تأمين المواصلات لضيوف الجامعة والموظفين الوافدين ومتابعة توصيلهم إلى مقر إقامتهم.

  8. استخراج وإنهاء المعاملات لموظفي الجامعة من الإدارة العامة للمرور والقضايا الأخرى التي تتعلق بمراكز الشرطة والادعاء العام.

  9. متابعة وتخليص إجراءات الوفاة للأجانب العاملين بالجامعة.

  10. متابعة الأمور الخاصة بالمطار كاستخراج تصاريح دخول المطار.

  11. إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.

  12. أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم .

 

قسم المراسم والضيافة:

  1. الإشراف على تنظيم جميع مناسبات الجامعة المختلفة وحفلات العشاء والغداء للوفود  الرسمية سواء داخل الحرم الجامعي أو خارجه.

  2. إعداد برامج الزيارات الرسمية للوفود الزائرة واستقبالهم ومرافقتهم .

  3. تقديم مقترح بأسماء المدعوين الرسميين ورفعها لإدارة الجامعة لحضور فعاليات الجامعة .

  4. توفير الضيافة للمؤتمرات والندوات والزيارات الرسمية التي تنظمها الجامعة.  

  5. إعداد بطاقات الدعوة ومتابعة طباعتها وإرسالها للمدعوين والتأكد من حضورهم أو اعتذارهم سواء من داخل الجامعة أو خارجها.

  6. متابعة تنظيم وتجهيز قاعات المؤتمرات والندوات للتأكد من جاهزيتها.

  7. اقتراح جدولة مواعيد الزيارات الرسمية وإرسالها لإدارة الجامعة بالتنسيق مع الجهات المعنية بالجامعة .

  8. استخراج التصاريح لدخول المرافق السياحية لكبار الضيوف وزوار الجامعة.

  9. إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.

  10. أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم .

 

قسم الأنشطة والفعاليات:

  1. إعداد خطة سنوية للمناشط الثقافية والاجتماعية لموظفي الجامعة وعائلاتهم .

  2. تنظيم وتسيير رحلات ترفيهية إلى المناطق السياحية داخل السلطنة للموظفين وعائلاتهم، للاطلاع على معالم البلاد وخلق أجواء ترويحية لهم .

  3. تنظيم وتسيير رحلات ترفيهية خارج السلطنة بالتنسيق مع الشركات السياحية للحصول على أفضل  العروض بأفضل الأسعار للموظفين المشاركين بالرحلة .

  4. إجراء استبانات ميدانية لاستطلاع آراء الموظفين المشاركين بالرحلة وانطباعاتهم عن الخدمات المقدمة لهم.

  5. تنظيم يوم مفتوح لجميع الموظفين بالجامعة وعائلاتهم بهدف التعارف وتبادل الثقافات وإبراز مناشط الجاليات.

  6. أعداد خطة ترويج للفعاليات الاجتماعية والترفيهية للقسم بالتنسيق مع الأقسام الأخرى.

  7. الإعداد والتنظيم لبرنامج استقبال الموظفين الجدد كل عام أكاديمي بالتنسيق مع الجهات المعنية بالجامعة.

  8. إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.

  9. أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم .

 

قسم العهـــد والهدايا:

  1. الإشراف على ممتلكات الدائرة وعهدها وحفظها بشكل منظم وفقاً لمعايير الجودة وأخلاقيات المهنة.

  2. الإشراف على مخزن الدائرة وتنظيمه وفقاً لمعايير الجودة وأخلاقيات المهنة.

  3. إجراء جرد سنوي  وكشوفات مفصلة عن جميع متعلقات الدائرة ورفعه لنائب المدير.

  4. تجهيز الهدايا والملفات السياحية لضيوف الجامعة بالتنسيق مع كل من قسم المراسم والضيافة وقسم الأنشطة والفعاليات.

  5. حفظ وتصنيف أدوات الدائرة من أعلام وهدايا وصور وتوزيعها للكليات والمراكز والدوائر.

  6. حفظ الخناجر والبشوت والرداء الأكاديمي وتنظيم استخداماها في المناسبات الرسمية.

  7. إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.

  8. أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم.

خدمات العلاقات العامة

قــــيِم خدماتنا

تواصل معنا

pr@squ.edu.om