دائرة العلاقات العامة

 الرؤية Vision 

 

 الرسالة Mission 

 

ترسيخ صورة إيجابية للجامعة في تقديم الخدمات والتواصل الفعال مع الشركاء والجمهور.

  الإجادة في تقديم الخدمات واستشراق الأساليب التي تعزز حضور وتميز الجامعة.

 

 

 

 الأهداف Objectives 

 

 المهامResponsibilities

 

  • الاستخدام الأمثل للمصادر المالية المتاحة والعمل على إيجاد حلول معززة لها
  • زيادة التكامل بين الوحدات ذات العلاقة
  • تعزيز رأس المال البشري وتطوير مهارات كادر العمل
 

 

  • التأكيد على قيم الجامعة الأساسية مثل التميز والنزاهة.
  • الإشراف على تنظيم الفعاليات مثل الندوات والمؤتمرات.
  • استقبال الوفود والزوار الرسميين وتنظيم برامج الزيارة. /span>
  • إعداد البروتوكولات بالتنسيق مع اللجان التحضيرية.
  • تسهيل إجراءات الإقامة والمغادرة للموظفين غير العمانيين.
  • تنظيم فعاليات اجتماعية وثقافية لتعزيز العلاقات داخل الجامعة.
  • بناء علاقات مع المؤسسات الحكومية والخاصة لدعم الجامعة.

 

مهام أقسام الدائرة

قسم التنسيق والمتابعة والأرشفة
  • استلام وتسجيل جميع المراسلات الواردة إلى الدائرة وتوزيعها على الأقسام المعنية.
  • تسجيل وحفظ وأرشفة المراسلات الصادرة من الدائرة.
  • أرشفة وترتيب ملفات الدائرة ورقياً وإلكترونياً وفقاً لمعايير واخلاقيات المهنة.
  • إدارة المراسلات والمستندات الخاصة بالدائرة في نظام المراسلات والأرشفة الإلكترونية للجامعة.
  • إعداد وطباعة الرسائل والمذكرات والتقارير المتعلقة بالدائرة.
  • الإعداد والتنسيق للاجتماعات الدورية للدائرة، وكتابة محاضرها.
  • المتابعة والتنسيق مع الجهات المعنية بالجامعة حول المواضيع المتعلقة بالدائرة.
  • الرد على اتصالات واستفسارات الأفراد والجهات الداخلية والخارجية التي ترد إلى الدائرة.
  • متابعة أعمال المراسلين وسائقي الدائرة.
  • المشاركة في إعداد موازنة الدائرة ومتابعة صرفها وفق البنود المحددة.
  • الاشراف على نثريات الدائرة ومتابعة تسوية الفواتير.
  • متابعة كل ما يتعلق بمشتريات الدائرة وجدولتها.
  • إجراء حجوزات الفنادق لضيوف الجامعة.
  • إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.
  • أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم.
قسم الاحتفالات والمؤتمرات
  • المتابعة والتنسيق لأعمال اللجان التي يكون مدير الدائرة عضواً و مقرراً فيها، وهي:
  • لجنة الاحتفالات.
  • لجنة المؤتمرات والندوات الخارجية.
  • لجنة مديري الدوائر والمراكز التابعة لنائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية.
  • لجنة رصد الزلازل.
  • أي لجان أخرى تعهد للقسم المشاركة فيها.
  • الإعداد والتحضير لاجتماعات اللجان، وإعداد جداول أعمال الاجتماعات وكتابة المحاضر .
  • إعداد وكتابة المراسلات المتعلقة بأعمال القسم.
  • تنسيق حجوزات القاعات للفعاليات التي تنظمها الجامعة ومتابعتها
  • المتابعة والتنظيم والإشراف على سير المؤتمرات والندوات التي تقيمها الجامعة سواء داخل الحرم الجامعي أو خارجه .
  • القيام بالترويج والإعلان عن المؤتمرات والندوات التي تقيمها الجامعة بالتنسيق مع القسم المختص والجهات المنظمة داخل الجامعة .
  • تمثيل الدائرة في اللجان التحضيرية للمؤتمرات والندوات التي تقيمها كليات ومراكز الجامعة .
  • الإشراف على تنظيم المعارض المصاحبة بالمؤتمرات والندوات التي تقيمها الجامعة سواء داخل الجامعة أو خارجه .
  • إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.
  • أي مهام أخرى تدخل ضمن مهام اختصاصات القسم .
قسم خدمات الموظفين
  • القيام بإجراءات استخراج التأشيرات الخاصة بالإقامة والزيارات والمهمات الرسمية للموظفين وعائلاتهم وضيوف الجامعة.
  • متابعة إجراء البصمات للموظفين الجدد وعائلاتهم.
  • متابعة تجديد إقامة الموظفين وعائلاتهم المنتهية إقامتهم وإلغاء تأشيرات الموظفين المنتهية خدماتهم.
  • استقبال وتوديع الموظفين بالجامعة في المنافذ الحدودية، ومتابعة إجراءات الإقامة والحجوزات.
  • متابعة أمور الشحن والأمتعة والحقائب.
  • نقل الكفالة من الجامعة إلى القطاعين العام والخاص والعكس.
  • تأمين المواصلات لضيوف الجامعة والموظفين الوافدين ومتابعة توصيلهم إلى مقر إقامتهم.
  • استخراج وإنهاء المعاملات لموظفي الجامعة من الإدارة العامة للمرور والقضايا الأخرى التي تتعلق بمراكز الشرطة والادعاء العام.
  • متابعة وتخليص إجراءات الوفاة للأجانب العاملين بالجامعة.
  • متابعة الأمور الخاصة بالمطار كاستخراج تصاريح دخول المطار.
  • إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.
  • أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم .
قسم المراسم والضيافة
  • الإشراف على تنظيم جميع مناسبات الجامعة المختلفة وحفلات العشاء والغداء للوفود  الرسمية سواء داخل الحرم الجامعي أو خارجه.
  • إعداد برامج الزيارات الرسمية للوفود الزائرة واستقبالهم ومرافقتهم .
  • تقديم مقترح بأسماء المدعوين الرسميين ورفعها لإدارة الجامعة لحضور فعاليات الجامعة .
  • توفير الضيافة للمؤتمرات والندوات والزيارات الرسمية التي تنظمها الجامعة.  
  • إعداد بطاقات الدعوة ومتابعة طباعتها وإرسالها للمدعوين والتأكد من حضورهم أو اعتذارهم سواء من داخل الجامعة أو خارجها.
  • متابعة تنظيم وتجهيز قاعات المؤتمرات والندوات للتأكد من جاهزيتها.
  • اقتراح جدولة مواعيد الزيارات الرسمية وإرسالها لإدارة الجامعة بالتنسيق مع الجهات المعنية بالجامعة .
  • استخراج التصاريح لدخول المرافق السياحية لكبار الضيوف وزوار الجامعة.
  • إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.
  • أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم .
قسم الأنشطة والفعاليات
  • إعداد خطة سنوية للمناشط الثقافية والاجتماعية لموظفي الجامعة وعائلاتهم .
  • تنظيم وتسيير رحلات ترفيهية إلى المناطق السياحية داخل السلطنة للموظفين وعائلاتهم، للاطلاع على معالم البلاد وخلق أجواء ترويحية لهم .
  • تنظيم وتسيير رحلات ترفيهية خارج السلطنة بالتنسيق مع الشركات السياحية للحصول على أفضل  العروض بأفضل الأسعار للموظفين المشاركين بالرحلة .
  • إجراء استبانات ميدانية لاستطلاع آراء الموظفين المشاركين بالرحلة وانطباعاتهم عن الخدمات المقدمة لهم.
  • تنظيم يوم مفتوح لجميع الموظفين بالجامعة وعائلاتهم بهدف التعارف وتبادل الثقافات وإبراز مناشط الجاليات.
  • أعداد خطة ترويج للفعاليات الاجتماعية والترفيهية للقسم بالتنسيق مع الأقسام الأخرى.
  • الإعداد والتنظيم لبرنامج استقبال الموظفين الجدد كل عام أكاديمي بالتنسيق مع الجهات المعنية بالجامعة.
  • إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.
  • أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم .
قسم العهـــد والهدايا
  • الإشراف على ممتلكات الدائرة وعهدها وحفظها بشكل منظم وفقاً لمعايير الجودة وأخلاقيات المهنة.
  • الإشراف على مخزن الدائرة وتنظيمه وفقاً لمعايير الجودة وأخلاقيات المهنة.
  • إجراء جرد سنوي  وكشوفات مفصلة عن جميع متعلقات الدائرة ورفعه لنائب المدير.
  • تجهيز الهدايا والملفات السياحية لضيوف الجامعة بالتنسيق مع كل من قسم المراسم والضيافة وقسم الأنشطة والفعاليات.
  • حفظ وتصنيف أدوات الدائرة من أعلام وهدايا وصور وتوزيعها للكليات والمراكز والدوائر.
  • حفظ الخناجر والبشوت والرداء الأكاديمي وتنظيم استخداماها في المناسبات الرسمية.
  • إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحاته للتطوير ورفعها للمدير.
  • أية مهام أخرى تدخل ضمن اختصاصات القسم.

خدمات الدائرة

تواصل معنا

  • *
  • *