دائـــرة الوثــائق
workshop
التدريب على برنامج وصول لإدارة المستندات إلكترونياً

التدريب على برنامج وصول لإدارة المستندات إلكترونياً

عن الدائرة

 

تعد دائرة الوثائق كما رسمت رؤيتها منذ أن أنشأت لتكون بوصلة للمنظومة الوثائقية الشاملة والمتكاملة وفق القوانين المنصوص عليها في قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية، حيث تعنى الدائرة بالوثائق منــذ نشــأتها وعبــر المراحــل التــي تمــر بهــا مــن خــلال تبنــي نظريــة الأعمــار الثــلاث للوثائــق بالجهــات المعنيــة بمــا يجعــل الملفــات والوثائــق التــي تنشــأ فــي التقســيم الإداري المعنــي خــلال الفتــرة الجاريــة تنتقــل إلــى مرحلــة ثانيــة يعبــر عنهــا بالفتــرة الوســيطة يتــم فيهــا الرجــوع إلــى الوثائــق كلمــا كانــت هنــاك حاجــة إدارية لذلــك لينتهــي بهــا المصيــر النهائــي إلــى فتــرة مواليــة تتعلــق ســواء بحفظهــا حفظــاً دائمــاً فترحــل إلــى هيئــة الوثائــق والمحفوظــات الوطنيــة أو يكــون مصيرهــا النهائــي الإتــلاف لانتهــاء الحاجــة الإداريــة لهــا و انتفــاء قيمتهــا الشــاهدية والتاريخيــة.

 

 

 

 الرؤية Vision 

 

 الرسالة Mission 

 

الريادة والتميز في إدارة وثائق الجامعة واستدامتها

  التكامل مع جهات الجامعة في إدارة وثائقها بكفاءة ومسؤولية، والعمل على تطبيق كافة الإجراءات والسياسات ذات العلاقة بتنظيم وحفظ وتداول الوثائق باستخدام منظومات رقمية متطورة

 

 

 

 الأهداف Objectives 

 

 المهامResponsibilities

 

  • تنظيم وإدارة الوثائق الجارية والوسيطةوفقاً لأنظمة وإجراءات هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
  • الانتقاء المنظم للوثائق ذات القيمة العلمية والتاريخية، وترحيلها إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
  • ضمان سرية وخصوصية الوثائق، والحفاظ عليها.
  • العمل على تحديث الأدلة والإجراءات والأنظمة الوثائقية بما يساهم في تحقيق رؤية الجامعة.
  • نشر الوعي الوثائقي بين العاملين في الجامعة.
  • تيسير الحصول على الوثائق بأحدث طرق الاسترجاع المنظم.
  • المساهمة في إعداد الكوادر المهنية المتخصصة ذات العلاقة.
  • تعزيز التعاون وتبادل الخبرات مع المؤسسات الوثائقية المحلية والإقليمية والدولية.
 

 

  • إدارة وثائق الجامعة إلكترونيًا عبر نظام "وصول" وفق القواعد المعتمدة.
  • تطبيق إجراءات إدارة الوثائق الجارية والوسيطة.
  • إعداد نظام تصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها وتحديثها عند الحاجة.
  • تقديم الدعم الفني للموظفين لإدارة الوثائق عبر نظام "وصول".
  • مساندة الموظفين في تحويل الوثائق الجارية إلى المخزن الوسيط.
  • إدارة الوثائق الوسيطة وإتاحتها عند الطلب.
  • إتلاف الوثائق المنتهية صلاحيتها بالتنسيق مع معمل الإتلاف الآمن.
  • ترحيل الوثائق ذات القيمة الوطنية إلى هيئة الوثائق والمحفوظات.
  • المشاركة في الفعاليات الوثائقية المحلية والدولية.

 

خدمات الدائرة

خدمة الدعم الفني لمنظومة وصول

نظام إلكتروني يهدف إلى تنظيم وتسهيل الوصول إلى الوثائق والمعلومات التي تحتفظ بها الجامعة، وضمان حمايتها والحفاظ عليها، مما يسهل البحث عن المعلومات ويساهم في تعزيز فعالية العمل الإداري.

الخدمات التي يقدمها النظام:

  • اختيار رمز التصنيف المناسب
  • فتح الملفات
  • إغلاق الملفات
  • حذف الملفات

لطلب الخدمة التواصل على البريد الإلكتروني : (r.mng@squ.edu.om)

خدمة الدعم الفني التقني لمنظومة وصول
  • ستلام طلبات الدعم الفني من المستخدمين عن طريق البريد الالكتروني للمنظومة: (edrms@squ.edu.om)
  • إضافة المستخدمين الجدد في نظام وصول وتحديد صلاحياتهم.
  • إدارة واعداد القوالب المتاحة في النظام لمختلف وحدات الجامعة.
  • إعادة تعيين أرقام التعريف للمستخدمين.
  •  تحديث بيانات الموظفين في منظومة وصول بالتنسيق مع دائرة الموارد البشرية لإيقاف تفعيل المستخدمين او نقل صلاحياتهم الى جهات عملهم الجديدة.

 

خدمة تحويل الوثائق

إحدى العمليات الإجرائية للتخلص المقنن من الوثائق، وتعتبر إحدى خيارات المصير النهائي حسب المدد المنصوص عليها بجداول ممد إستبقاء الوثائق، وتتم عملية الإتلاف بطريقة الفرم والتمزيق الكلي بعمل الإتلاف الآمن بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

لطلب الخدمة التواصل على البريد الإلكتروني: (r.cons@squ.edu.om)

خطوات فرز وإتلاف الوثائق

خطوات إتلاف وثائق الإختبارات

خدمة طلب تدريب/ زيارة

تتيح الدائرة إمكانية توفير تدريب للموظفين والطلبة، بالإضافة إلى زيارة الدائرة للتعرف على الخدمات والأنشطة التي تقدمها الدائرة مثل نظام وصول، وإجراءات الفرز والإتلاف.

لطلب الخدمة التواصل على البريد الإلكتروني: (eman22@squ.edu.om)

تواصل معنا

  • *
  • *